Come distribuire tariffe nette ai subagenti senza WhatsApp

Il lunedì mattina parte il listino: un PDF, o lo screenshot di un foglio di calcolo, buttato in un gruppo WhatsApp con qualche decina di subagenti. Entro lunedì pomeriggio due di quelle tariffe sono già cambiate presso la compagnia, un agente ha inoltrato il listino a un cliente aziendale "così vede il prezzo", e qualcuno a Bari chiede se la tariffa Milano–Tirana include ancora il secondo bagaglio. È così che la maggior parte dei consolidatori distribuisce ancora le tariffe nette ai subagenti, e funziona fino alla settimana in cui costa più di quanto rende.

Questo articolo parla di come togliere la distribuzione dai messaggi e portarla in un sistema che applica le vostre regole: chi vede quale tariffa, a che prezzo, a fronte di quanto fido. Non perché il software sia di moda, ma perché ciascuno dei tre problemi qui sotto finisce sul vostro estratto conto BSP, non su quello del subagente.

Tre cose che vanno storte quando le tariffe viaggiano per messaggio

Nessuna è drammatica il giorno in cui succede. Il problema è proprio questo.

La tariffa è già vecchia

Una tariffa netta è la fotografia di una disponibilità che continua a muoversi. Nel momento in cui esce dal vostro sistema come immagine, smette di aggiornarsi. Il subagente la propone a una famiglia il martedì, la famiglia paga il mercoledì, e la classe di prenotazione su cui era costruita ha chiuso lunedì sera. Ora o riprezzate e perdete la fiducia dell'agente, o la onorate e assorbite la differenza. Gli agenti imparano in fretta quale consolidatore onora i listini vecchi, e mandano a lui le prenotazioni più difficili.

Il vostro netto trapela

Un listino non ha idea di chi lo stia leggendo. Inoltrato una volta, arriva a un cliente finale che ora sa esattamente quanto paga l'agente; inoltrato due volte, arriva a un consolidatore concorrente che ora sa esattamente quanto pagate voi. Nessuna delle due cose si può ritirare. Il margine dell'agente su quel cliente crolla, e la vostra posizione nella prossima trattativa con la compagnia aerea è più debole di prima.

Non c'è traccia di audit

Quando arriva un ADM per una violazione delle regole tariffarie, la prima domanda è chi ha venduto cosa, a quali condizioni, a che ora. Se la risposta sta in una cronologia di chat sparsa su tre telefoni del personale, la state ricostruendo dagli screenshot mentre la scadenza corre. Lo stesso vale quando un agente contesta una fattura: la vostra parola, la sua parola e un messaggio vocale.

Sommate tutto e il costo di sbagliare non è una voce di software. Sono gli ADM che non potete ribaltare perché non riuscite a dimostrare chi ha emesso con quale regola, le differenze sulle tariffe superate che assorbite per tenervi gli agenti buoni, e le trattative con le compagnie che indebolite perché il vostro netto circola in pubblico.

Distribuire tariffe nette ai subagenti con regole, non con messaggi

L'alternativa è poco affascinante: un portale dove ogni subagente accede, cerca in tempo reale e vede il prezzo che avete deciso debba vedere. La tariffa non è mai un documento, quindi non può invecchiare né essere inoltrata. È un risultato, ricalcolato a ogni ricerca, con il vostro ricarico e le vostre regole.

Su questa piattaforma un account consolidatore si apre dalla pagina dedicata ai consolidatori, e quell'unico account può agire da consolidatore, condividere i contenuti dei propri fornitori con una rete e vendere siti white-label alle agenzie che vogliono un marchio proprio. I subagenti si registrano come clienti business, con verifica manuale facoltativa, e la vetrina può richiedere l'accesso prima di qualsiasi ricerca, così una tariffa non viene mai mostrata a chi non avete approvato. Per una visione più ampia di come quel portale convive con un sito pubblico, vedete l'articolo dedicato a un portale B2B viaggi per subagenti.

Visibilità e prezzi per singolo agente

Non tutti gli agenti devono vedere tutto. Un agente nuovo, al primo mese, non ha bisogno delle vostre migliori tariffe alberghiere contrattate; un agente ad alto volume a Napoli probabilmente non dovrebbe pagare lo stesso ricarico di uno che emette un biglietto ogni due settimane. Un portale è un passo avanti rispetto a WhatsApp solo se vi permette di codificare queste differenze invece di appiattirle.

Qui la visibilità passa attraverso gruppi di fornitori anziché accordi uno a uno: un tenant vede i fornitori che i suoi gruppi gli concedono, e nient'altro. È questa la leva su chi vede cosa. Il prezzo è l'altra leva, ed è lì che un consolidatore dovrebbe spendere gran parte del proprio tempo di riflessione, perché una logica di ricarico facile da spiegare all'agente è una logica che regge quando l'agente vi confronta con qualcun altro. Il dettaglio è nel nostro articolo sulla strategia di ricarico; la versione breve è questa tabella.

L'ultima riga è quella su cui si discute, e a ragione. Un buon desk su WhatsApp batte qualsiasi portale per l'agente che vuole una persona che ragioni su un instradamento complicato. Tenete il desk per quello. Togliete da lì l'emissione di routine Roma–Il Cairo.

Il controllo del fido fa parte della distribuzione, non viene dopo

La maggior parte dei consolidatori tratta il fido come un problema contabile: l'agente prenota, parte la fattura e qualcuno sollecita a fine mese. È l'ordine al contrario. Ogni biglietto che lasciate emettere a credito è un piccolo prestito, e la decisione di concederlo si prende al momento dell'emissione, non quando l'amministrazione apre il foglio di calcolo.

Quindi il limite deve stare dove avviene la prenotazione. Su questa piattaforma i limiti di fido dei subagenti e la fatturazione dei saldi sono concetti nativi, non fogli di calcolo: il limite appartiene all'agente, e il saldo sta nello stesso sistema in cui l'agente ha prenotato. Quando distribuzione e fido condividono un unico sistema, la domanda "questo agente può emettere questo biglietto adesso?" ha una risposta prima che il biglietto esista, invece di una telefonata dopo.

Cambia anche la conversazione con l'agente. "Hai raggiunto il limite; salda la fattura aperta e potrai emettere di nuovo" è una regola che vede. "L'amministrazione dice di no" è un rancore.

Cosa resta sotto il vostro controllo

Passare a un portale non dovrebbe significare consegnare il vostro giudizio commerciale a un fornitore. Prima di iscrivervi a qualsiasi cosa, compresa questa, verificate di possedere ancora:

• Quali agenti esistono. Decidete voi se ognuno viene verificato a mano prima della sua prima ricerca.
• Cosa può vedere ogni gruppo. Fornitori e contenuti si concedono tramite gruppi, non si accendono per tutti.
• Il vostro ricarico. Lo impostate voi, nel vostro pannello di amministrazione, accanto alle vostre prenotazioni, ai clienti e ai report.
• Chi nel vostro staff può modificare tutto questo. Permessi basati sui ruoli, perché chi emette i biglietti non sia automaticamente chi modifica i ricarichi.
• Il fido. Un limite per agente, e una fatturazione dei saldi che non vive in un foglio di calcolo.
• La relazione. Se un agente in futuro vuole un sito con il proprio marchio, deve essere qualcosa che gli vendete voi, non un motivo per lasciarvi.

Quest'ultimo punto sfugge facilmente. Gli agenti che per primi superano la chat di gruppo sono i vostri migliori, e nel momento in cui vogliono un sito pubblico cominciano a parlare con le piattaforme. Se potete fornirglielo voi, con il loro marchio e sui vostri contenuti, restano dentro la vostra rete.

Da dove cominciare

Non spostate tutti gli agenti in una settimana. Scegliete i pochi che prenotano di più, approvateli sul portale e fatelo girare per un po' accanto al gruppo WhatsApp. Osservate cosa chiedono ancora al gruppo: quell'elenco è esattamente ciò che le vostre regole non coprono ancora. Se state ancora definendo il modello di business, come diventare consolidatore di biglietti aerei copre il passo precedente; se l'avete superato, il portale parte dall'account consolidatore.