Come diventare consolidatore aereo, e perché quasi tutti si fermano

Di solito comincia con un favore. Una piccola agenzia della zona non può emettere su un vettore su cui tu puoi, e ti scrive su WhatsApp: potresti emettere questa prenotazione Milano–Dubai per loro, al netto, che il loro margine lo aggiungono loro? Dici di sì. Poi chiede una seconda agenzia, poi una terza, e una mattina ti accorgi che una fetta concreta di quello che emette la tua biglietteria è per clienti di altri. Sei diventato consolidatore per caso. Questo articolo parla di come diventare consolidatore aereo di proposito: cosa richiede davvero il ruolo, cosa vogliono vedere le compagnie prima di darti tariffe nette, e il problema di distribuzione che ferma in silenzio la maggior parte delle agenzie che ci provano.

Consolidatore, grossista, aggregatore: tre mestieri diversi

Nelle chiacchiere di settore e sulle pagine dei fornitori le tre parole si usano come sinonimi, ed è lì che comincia molta cattiva pianificazione. Descrivono rischi diversi, non dimensioni diverse.

Sull'ultima riga si discute, e a ragione: un consolidatore che blocca anche posti di gruppo porta pure il rischio del grossista, e molti aggregatori emettono biglietti in proprio. Ai margini le etichette sfumano. Quello che non sfuma è la terza riga. Se i biglietti escono sulla tua autorità di emissione, quando qualcosa non va la compagnia guarda te, comunque tu ti chiami.

Cosa si aspettano le compagnie prima di darti tariffe nette

Una compagnia che deposita tariffe nette per te ti sta dando fiducia, e quella fiducia la misura su ciò che puoi dimostrare, non su ciò che puoi promettere. I dettagli cambiano per vettore e per mercato, e nessuno fuori dall'ufficio vendite della compagnia può dirti la sua soglia esatta. Ma le agenzie che puntano a diventare consolidatore di biglietteria aerea incontrano sempre le stesse quattro domande.

Autorità di emissione, o una linea chiara verso qualcuno che ce l'ha. La maggior parte degli accordi di consolidamento presuppone che tu emetta con il tuo accreditamento IATA e regoli tramite BSP (ARC negli Stati Uniti). Senza, puoi comunque consolidare emettendo tramite un consolidatore più grande sopra di te, ma allora tratti il suo netto, non quello della compagnia, e il tuo margine è lo scarto tra due tariffe nette.

Garanzie finanziarie. L'accreditamento e gli accordi con i vettori arrivano entrambi con garanzie su cui la compagnia o il sistema di regolamento possono rivalersi. L'importo dipende dal tuo mercato e dal tuo storico vendite, ed è la voce che più spesso sorprende le agenzie quando fanno i conti del passaggio.

Storico sul vettore. Le vendite già fatte su tariffe pubblicate sono la prova che l'account manager porta ai piani alti. Un'agenzia senza storico su un vettore sta chiedendo tariffe nette su una previsione.

Disciplina sul punto vendita. Le tariffe nette sono depositate per un mercato. La compagnia deve credere che una tariffa depositata per il tuo mercato venga venduta nel tuo mercato, al tipo di passeggero previsto, e non finisca dove fa concorrenza ai canali della compagnia stessa. È proprio questa l'aspettativa che i tuoi subagenti possono tradire al posto tuo.

Sopra c'è lo strato commerciale: tariffe commissionabili contro nette, PLB legati agli obiettivi, periodi di incentivo. Si negoziano e cambiano. Costruisci il piano sul netto e considera il PLB come l'anno andato bene.

Il problema della distribuzione: WhatsApp non scala

Ecco com'è la distribuzione di tariffe nette a un singolo subagente nella maggior parte delle agenzie diventate consolidatori per caso.

Il subagente manda uno screenshot, oppure tratta e date. Qualcuno della tua biglietteria cerca, trova la tariffa, aggiunge un ricarico a memoria o da un foglio Excel e rimanda un prezzo. Il subagente va dal cliente. Il cliente ci pensa un pomeriggio. Quando il subagente conferma, la tariffa è cambiata o la classe si è chiusa, e il giro ricomincia. Quando finalmente regge, crei il PNR, rincorri i dati del passaporto che il subagente aveva dimenticato, aspetti un bonifico o segni a credito, emetti, e rimandi il biglietto elettronico in PDF in una chat sepolta sotto tutte le altre conversazioni del giorno.

Ogni passaggio di quel giro è una persona. Funziona con una manciata di subagenti che conoscono per nome la tua biglietteria. Smette di funzionare nel momento in cui chi lo gestisce diventa il tetto di quanto puoi distribuire, e quel momento arriva molto prima che la compagnia smetta di volerti dare altre tariffe.

Fallisce in modi precisi e riconoscibili:

• I preventivi invecchiano. Un prezzo mandato in chat non ha scadenza, quindi il subagente lo gira al cliente quando non vale più.
• I ricarichi deviano. Due persone della tua biglietteria danno allo stesso subagente due prezzi diversi per la stessa tariffa, e il subagente se ne accorge prima di te.
• Il credito vive nella testa di qualcuno. Chi deve cosa, e chi ha sforato il fido, sta in un foglio aggiornato quando qualcuno se ne ricorda.
• Non puoi vendere mentre dormi. I subagenti in un altro fuso orario aspettano che apra la tua biglietteria.

La soluzione non è una persona più veloce su WhatsApp. È lasciare che i subagenti cerchino e prenotino i tuoi contenuti da soli, al prezzo che hai deciso per loro, dentro limiti che fissi tu: un portale B2B per subagenti. Su questa piattaforma è una vetrina che richiede l'accesso prima della ricerca, registra le agenzie come clienti business con verifica manuale se la vuoi, e tiene fidi dei subagenti e fatture di regolamento come registri veri invece che in un foglio di calcolo. Il ricarico si imposta nel tuo pannello di amministrazione e si applica sempre allo stesso modo, ed è lì che sparisce gran parte della deriva. Come strutturare quel ricarico è una decisione a sé.

Il portale non sostituisce il rapporto. Il subagente la cui famiglia cliente è bloccata a un banco transfer ti chiamerà comunque. Quello che toglie è la parte del rapporto che era sempre stata solo battitura.

Esposizione agli ADM: quanto costa un subagente che usa male una tariffa

È la sezione che quasi tutte le agenzie saltano, ed è quella che decide se un'attività di consolidamento aereo valeva la pena di costruirla.

Quando una compagnia verifica un biglietto e scopre che è stato venduto contro le regole tariffarie, emette un Agency Debit Memo verso l'agente sulla cui autorità è stato emesso. Non verso il subagente che l'ha venduto. Verso di te. L'ADM arriva settimane o mesi dopo il viaggio, passa dal regolamento, e recuperare la somma da chi l'ha causata è un problema tuo, sempre che tu possa dimostrare chi è stato e che ti debba ancora qualcosa da compensare.

Dietro gli ADM sulle tariffe consolidate raramente c'è una frode. Ci sono subagenti che le regole tariffarie non le hanno mai lette perché nessuno li ha obbligati:

• Una tariffa netta depositata per un punto vendita venduta a un passeggero che prenota da un altro.
• Una tariffa per tipo di passeggero (studente, marittimo, lavoratore) venduta a chi non ne ha i requisiti.
• Segmenti abbinati spezzati per arrivare a una tariffa più bassa, o un andata e ritorno venduto come due sola andata.
• Cancellazioni e riprenotazioni ripetute per tenere i posti, che i vettori tracciano e addebitano.
• Cambi nome o riemissioni fatti fuori da ciò che la tariffa consente.

Tre cose limitano il danno, e nessuna è esotica. Scrivi il recupero nell'accordo con il subagente prima del primo biglietto, non dopo il primo ADM. Tieni ogni subagente dentro un fido applicato nel flusso di prenotazione, così quello che può venderti addosso non supera mai quello che puoi recuperare. E mostra a ogni subagente solo i contenuti che hai deciso possa vendere: qui i contenuti dei fornitori si condividono tramite gruppi di fornitori e non con accordi uno a uno, quindi un subagente vede ciò che il suo gruppo concede e nulla che ti sei dimenticato di escludere.

Se sbagli, i conti non perdonano. Un solo ADM su una prenotazione familiare a lungo raggio può cancellare il margine di moltissimi biglietti venduti correttamente, e l'account manager della compagnia si ricorda lo schema quando il tuo accordo arriva al rinnovo.

Come diventare consolidatore aereo, nell'ordine giusto

Se ti sei riconosciuto nel primo paragrafo, l'ordine conta più dell'ambizione.

Formalizza i subagenti che hai già: un accordo scritto, un termine di credito, un referente con nome e cognome. Poi portali su un portale, prima di aggiungerne di nuovi, perché ogni subagente che attivi via WhatsApp è uno che dovrai migrare più avanti. Solo dopo vai dalle compagnie, con uno storico vendite finalmente visibile, su contenuti che puoi dimostrare di controllare.

È la sequenza per cui è pensato un account consolidatore su questa piattaforma: un unico account che fa da consolidatore per i suoi subagenti, condivide i contenuti dei fornitori con la sua rete e può vendere siti white-label alle agenzie che preferiscono lavorare con il proprio marchio anziché con il tuo. Che tu lo apra o no, l'ordine vale lo stesso. Le compagnie danno tariffe nette alle agenzie che sembrano controllare dove vanno a finire. Il portale è il modo per sembrarlo e, soprattutto, per esserlo davvero.