Un portale B2B viaggi per subagenti, accanto al tuo sito pubblico

Di solito comincia su WhatsApp. Un subagente di Bergamo manda lo screenshot di una tariffa Milano–Dubai e chiede se riesci a fare meglio. Controlli, quoti, conferma, qualcuno del tuo team emette, e il pagamento arriva tre giorni dopo, forse. Moltiplica per venti agenzie e una settimana piena, e l'attività che gestisci davvero è una coda di chat con un banco di emissione dietro. Un portale B2B viaggi per subagenti è la via d'uscita da quella coda — ma solo se poggia sullo stesso inventario del tuo sito pubblico senza mai permettere ai due lati di vedere il prezzo dell'altro.

Tutto l'articolo sta in quest'ultima condizione. Mettere gli agenti dietro un login è facile. Le decisioni vere stanno altrove: impedire a un viaggiatore di trovare il tuo prezzo netto-più-piccolo-markup, e impedire a un agente di trovare un prezzo pubblico più basso di quello che fai pagare a lui.

Perché il login conta più del logo

Molte agenzie considerano la schermata di accesso una cortesia: l'agente riceve un account così le sue pratiche restano raggruppate. La ragione vera è contrattuale.

Buona parte del contenuto alberghiero wholesale e delle tariffe negoziate ti viene venduta con l'intesa che il prezzo va al trade, non al web aperto. Alcuni contratti lo scrivono chiaramente; altri lo fanno rispettare in silenzio, guardando quali tariffe compaiono sui metamotori pubblici e chiudendo l'account da cui sono uscite. Se i tuoi prezzi agenzia sono raggiungibili da chiunque digiti un URL, hai messo a rischio il rapporto con il fornitore per un subagente che prenota cinque biglietti al mese.

Su questa piattaforma una vetrina può essere impostata per richiedere l'accesso prima di qualsiasi ricerca, e può registrare i clienti business — le agenzie — separatamente dai viaggiatori privati, con una verifica manuale facoltativa prima che l'account agenzia diventi attivo. Conviene attivarla. È il momento in cui confermi che dietro la registrazione c'è un'agenzia vera e non un concorrente o qualcuno che raccoglie prezzi dopo aver compilato un modulo.

Un inventario, due pubblici: cosa cambia davvero

L'inventario è lo stesso. Tutto il resto no. Questa è la parte da stampare prima di configurare qualsiasi cosa, perché ogni riga è una decisione che altrimenti qualcuno del team prenderà per caso.

Sulla seconda riga persone ragionevoli non sono d'accordo. Alcune agenzie mostrano il netto e lasciano che l'agente ci metta sopra il suo markup; altre mostrano un solo prezzo agenzia e tengono riservato il netto. La seconda strada è più sicura quando i tuoi agenti rivendono anche tra loro, perché un netto uscito una volta è un netto che entro venerdì conoscono tutte le agenzie della città.

Markup per agenzia, senza un foglio Excel per agenzia

La versione a foglio di calcolo del prezzo per agente la conoscono tutti: una scheda per agenzia, una colonna per compagnia aerea, un collega che ricorda quali sono scadute. Funziona finché il collega non va in ferie.

Qui le regole di markup si agganciano a categorie di uffici, non a singole persone. Ogni agenzia è un ufficio; i tuoi clienti pubblici stanno in un ufficio a parte; una categoria raggruppa gli uffici da prezzare allo stesso modo. Una regola si può restringere per vettore, tratta, paese, tipo di viaggio e date di prenotazione o di viaggio, e può essere una percentuale o un importo fisso, con i campi commissione e sconto accanto. In pratica costruisci delle fasce — una categoria per le agenzie grandi, una per le nuove, una per quella a cui hai concesso una tariffa speciale su una compagnia — e sposti l'agenzia da una fascia all'altra invece di riscriverne i prezzi.

L'agenzia che ha davvero bisogno di un prezzo tutto suo riceve la sua categoria. Dovrebbe essere l'eccezione. Venti categorie per venti agenzie sono di nuovo il foglio Excel, solo più difficile da leggere.

Anche l'ufficio pubblico ha le sue regole, ed è questo che tiene separati i due lati: un visitatore anonimo viene prezzato come ufficio pubblico, un agente autenticato secondo la categoria del proprio ufficio. Controlla entrambi i prezzi per lo stesso volo nello stesso giorno prima di invitare chiunque. Se il prezzo agenzia risulta mai più alto di quello al pubblico, lo verrai a sapere — dall'agente, su WhatsApp, con uno screenshot.

Fidi e regolamento contabile

Il credito è il punto in cui un'attività con subagenti guadagna o perde, ed è l'unica cosa che non dovrebbe mai vivere in un foglio di calcolo.

Ogni agenzia ha un fido. Quando un suo utente emette un biglietto o un voucher alberghiero, la piattaforma riserva l'importo sul credito disponibile prima di chiedere l'emissione al fornitore, e rifiuta l'emissione se non ne resta abbastanza. La riserva è atomica, e conta più di quanto sembri: due operatori della stessa agenzia che emettono nello stesso minuto non possono passare entrambi sotto un fido che ne copriva uno solo. Il blocco viene rilasciato sia che l'emissione riesca sia che fallisca, quindi un timeout del fornitore non lascia congelato il credito dell'agente.

Il regolamento passa dalle fatture. Una fattura è un'istantanea mensile per agenzia e valuta — tariffe, tasse ed extra, meno commissioni, più penali, meno rimborsi — e una volta generata è congelata, così un rimborso tardivo non riscrive in silenzio un documento che l'agente ha già pagato. Una fattura oltre la scadenza risulta scaduta; la segni come pagata quando arrivano i soldi.

Niente di questo sostituisce il giudizio commerciale. Chi riceve un fido e di quanto lo decidi ancora tu. Quello che sparisce è la perdita tipica del fido che esisteva sulla carta e che nessuno ha controllato alle due del pomeriggio di un giovedì.

Quanto costa sbagliare

Tre errori, nell'ordine in cui le agenzie di solito li incontrano.

• Il netto uscito. Prezzi agenzia raggiungibili senza login, o una regola pubblica che scende sotto una fascia agenzia. Il primo ti costa un contratto con un fornitore; il secondo l'agenzia, che smette di prenotare e non ti dice perché.
• L'agenzia oltre il fido. Un fido non applicato al momento dell'emissione. I biglietti sono veri, la compagnia vuole i suoi soldi, e il tuo recupero è una telefonata a un'azienda che forse non risponde più.
• L'agenzia uscita che ha ancora un login. Più sotto, perché è quella che si dimentica.

Ognuno costa meno da prevenire in configurazione che da sistemare con il recupero crediti.

Quando un subagente se ne va

Le agenzie se ne vanno. Passano a un concorrente, chiudono, un socio esce portandosi via la lista clienti. La domanda è che aspetto ha il loro accesso la mattina dopo.

Disattivare l'ufficio di un'agenzia su questa piattaforma è un interruttore, non una cancellazione. Blocca i nuovi accessi di tutti gli utenti di quell'ufficio e chiude subito le sessioni già aperte — non quando capita che scada un token. Le pratiche restano a sistema, le fatture restano a sistema, e quello che devono lo devono ancora. Se era un malinteso, riaccendi e non si è perso nulla.

Fallo il giorno in cui lo vieni a sapere, non il giorno in cui arrivano le carte. Un'agenzia che ha deciso di andarsene e ha ancora un fido attivo è l'utente più costoso che hai. E i suoi viaggiatori non sono tuoi da chiamare. Era questo il patto quando si è registrata, e la reputazione che mantieni rispettandolo vale più delle poche prenotazioni che potresti strappare rompendolo.

Da dove partire

Quasi tutte le agenzie costruiscono prima il sito pubblico e agganciano gli agenti dopo. Al contrario è più semplice: definisci le fasce, imposta le regole di credito, poi apri la vetrina pubblica sapendo come quale ufficio verrà prezzata. Se stai ancora valutando se gestire un motore tuo, i pro e i contro sono in white label o costruirsi il proprio motore; se i tuoi agenti sono in più paesi, leggi dove si perde margine su un sito multivaluta prima di impostare una sola tariffa.

E se quello che stai costruendo è in realtà una rete — agenzie che comprano il tuo contenuto con il proprio marchio, non soltanto prenotano tramite il tuo — allora non è un'impostazione della vetrina ma un account consolidator. Ecco cosa comprende un account consolidator, inclusa la vendita di siti white-label alle agenzie che già rifornisci.