Accordo sul trattamento dei dati

This Data Processing Addendum ("DPA") applies between TEKRAVEL TRAVEL AND TECHNOLOGIES - FZCO ("Tekravel", "we", "us" or "our") and every business that uses Tekravel ("you"), and forms part of the agreement under which you use the platform: the Platform Terms and Conditions you accept in your Admin Panel. It sets out how we process personal data for you when we host your booking website and provide the platform to you, as the UAE Personal Data Protection Law (Federal Decree-Law No. 45 of 2021) requires and, where they apply, Article 28 of the EU and UK GDPR. Words such as "personal data", "processing", "controller", "processor", "data subject" and "personal data breach" have the meaning the applicable data protection law gives them, and a "sub-processor" is a service provider we engage to process personal data for you.

1. 1Ambito di applicazione e ruoli

   This DPA applies whenever we process personal data for you in providing Tekravel: on your booking website, in the Admin Panel, through our APIs and in the bookings made through them. For that data, you are the controller and we are your processor. If you act for another business, for example as its sub-agent, you confirm that your instructions to us are authorised by that business. This DPA does not cover the personal data we handle as a controller for our own purposes, such as your account and sign-in records, the verification and sanctions screening of your business, our billing and support, and the security of the platform. Our Privacy Policy describes that. When a booking is made, the travel suppliers concerned (airlines, reservation systems, hotel, package and attraction suppliers) receive the traveller details they need to issue and service it. They handle those details under their own terms and privacy policies and are not our sub-processors.

2. 2Oggetto, durata, natura e finalità

   • Subject matter: hosting and running your booking website and providing the Tekravel platform to you. • Duration: as long as we provide the platform to you, and after that for as long as we keep the data (see "Deletion or return at the end" below). • Nature: collecting, recording, storing, organising, retrieving, using, transmitting and erasing personal data by automated means, and passing it to the suppliers and service providers that a booking or a service needs. • Purpose: to run your website and Admin Panel, search for and book travel services, process the payments made on your website, issue tickets and vouchers, send the messages you set up, support you and keep the platform secure, and for no other purpose.

3. 3Dati personali e interessati

   Gli interessati sono: • i Suoi clienti e i viaggiatori per cui prenotano, compresi bambini e neonati i cui dati vengono forniti da un adulto che prenota per loro; • le persone che La contattano tramite il Suo sito web, ad esempio con una richiesta di informazioni o in una chat; • il Suo personale, le Sue subagenzie e gli altri utenti, per i dati che Lei gestisce su di loro nel pannello di amministrazione. I dati personali possono comprendere: • nomi, indirizzi email, numeri di telefono e indirizzi postali; • date di nascita, sesso, cittadinanza e numeri di passaporto o di documento d'identità con le relative date di scadenza; se Lei attiva la scansione del passaporto, l'immagine scansionata; • prenotazioni: itinerari, soggiorni in hotel, codici di prenotazione, numeri di programmi fedeltà e richieste speciali, che possono rivelare informazioni sulla salute o sulla religione, come la scelta di un pasto o una richiesta di assistenza; • pagamenti: importi, stato e riferimenti, nonché il circuito, le ultime quattro cifre e la data di scadenza delle carte salvate; i numeri completi delle carte sono trattati dal fornitore di pagamento, non da noi; • account dei clienti: nomi utente, hash delle password, registri di accesso, indirizzi IP e dati dei dispositivi; • messaggi: chat, email, SMS, messaggi WhatsApp e Telegram e i file inviati dalle persone.

4. 4Trattamento solo secondo le Sue istruzioni

   We process the personal data only on your documented instructions. Your instructions are this DPA, the agreement under which you use the platform and the platform contract; the settings you choose and what you and your users do in the Admin Panel and through our APIs; and any other written instruction you give us that is consistent with them. We do not use the data for any other purpose of our own, we do not sell it, and we do not use it to train artificial intelligence models. If a law we are subject to requires us to process the data in another way, we tell you before we do, unless that law forbids it. If we believe an instruction breaks the applicable data protection law, we tell you straight away, and we may hold off carrying it out until you confirm or change it.

5. 5Le Sue responsabilità in qualità di titolare del trattamento

   Lei è responsabile di: • disporre di una base giuridica per i dati personali che raccoglie sul Suo sito web e ci chiede di trattare, e informare i Suoi clienti di come li utilizza, di norma nell'informativa sulla privacy del Suo sito web; • raccogliere solo i dati necessari per le Sue prenotazioni e i Suoi servizi, e dati sensibili solo quando una prenotazione lo richiede, nei campi che la piattaforma mette a disposizione a tale scopo; • assicurarsi che la persona che prenota per bambini o altri viaggiatori sia autorizzata a fornirne i dati; • la liceità delle Sue istruzioni e l'esattezza dei dati che inserisce; • scegliere le impostazioni e i ruoli utente adatti alla Sua attività e mantenere sicure le credenziali di accesso dei Suoi utenti.

6. 6Riservatezza

   Solo i dipendenti e i collaboratori che hanno bisogno dei dati personali per fornire, supportare o proteggere la piattaforma possono accedervi, e solo nella misura richiesta dal loro lavoro. Ciascuno di loro è vincolato da un obbligo di riservatezza scritto o di legge che prosegue anche dopo la cessazione del suo lavoro per noi, ed è formato in materia di protezione dei dati e sicurezza.

7. 7Misure di sicurezza

   Proteggiamo i dati personali dalla distruzione, perdita, modifica, divulgazione o accesso accidentali o illeciti con misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi e della natura del trattamento. Tra queste: • crittografia in transito (HTTPS) e a riposo; • account utente individuali, controllo degli accessi basato sui ruoli e autorizzazioni secondo il principio del privilegio minimo, per il nostro personale e per i Suoi utenti; • la separazione logica dei dati di ciascun partner da quelli degli altri partner; • password conservate solo come hash irreversibili e credenziali del gateway di pagamento che, una volta salvate, non vengono mai più mostrate; • registri degli accessi, delle modifiche effettuate nel pannello di amministrazione e delle richieste API; • protezione anti-bot sui moduli pubblici; • backup regolari dei nostri database, in modo che i dati possano essere ripristinati dopo un incidente; • l'aggiornamento costante del nostro software e il controllo del nostro codice e del software da cui dipende per individuare problemi di sicurezza; • formazione del nostro personale in materia di protezione dei dati e sicurezza; • una procedura documentata per rilevare e analizzare gli incidenti di sicurezza e rispondervi. Possiamo modificare queste misure con l'evolversi della tecnologia e dei rischi, ma mai in modo da ridurre il livello complessivo di protezione.

8. 8Sub-responsabili del trattamento

   You give us a general authorisation to engage sub-processors. Our current sub-processors are named in our sub-processor list, published on our website at /subprocessors, with what each one does, the personal data it receives, where it is based and how transfers are protected. Your Master, and any top-level master above it, may access your Admin Panel to support you, handle cases and supervise its part of the network. When it accesses personal data that we process for you, it acts as our sub-processor: we bind it by written contract as we bind our other sub-processors. Your Admin Panel shows your Master's name and contact details, and we tell you on request where it is based and which top-level master is above it. Moving you to a different Master, or placing a new top-level master above it, is a change of sub-processor for your data: we tell you, and you can object, as the next paragraph describes. A Master that stops acting for us is a case in which we must act sooner to keep the service running. Before a new sub-processor starts processing your data, we update that list and tell you by email or in the Admin Panel at least 30 days in advance, unless we must act sooner for security reasons or to keep the service running, in which case we tell you as soon as we can. You can object on reasonable data protection grounds by writing to [email protected] within that period. We will discuss your concerns in good faith and look for a solution; if we cannot find one, you may stop using the service concerned or close your account without any penalty, and we refund, pro rata, any fee you paid in advance for that service or for a period after your account closes. We bind every sub-processor, by written contract, to data protection obligations that protect the personal data at least as well as this DPA, in particular on security, confidentiality and using the data only to provide its services to us. We remain liable to you for our sub-processors' work as for our own.

9. 9Trasferimenti internazionali

   We and our sub-processors may process the personal data outside the country where it was collected, including outside the United Arab Emirates, as our sub-processor list shows for each sub-processor. We transfer it only as the UAE Personal Data Protection Law allows: to countries with an adequate level of protection, or with appropriate safeguards such as contractual commitments. Where the EU or UK GDPR applies, we transfer the data only to a country covered by an adequacy decision or under the standard contractual clauses approved by the European Commission (with the UK addendum for UK data), which we sign with the sub-processor concerned. Where the transfer from you to us itself needs such safeguards, those clauses (module two, or module three if you are a processor yourself) and the UK addendum apply between you and us and form part of this DPA, with this DPA providing the details they require.

10. 10Assistenza nell'adempimento dei Suoi obblighi

    Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a nostra disposizione, La aiutiamo a: • rispondere alle richieste dei Suoi clienti e degli altri interessati che esercitano i propri diritti. Può trovare i loro account e le loro prenotazioni nel pannello di amministrazione; se una richiesta comporta un'operazione che il pannello di amministrazione non offre, come la cancellazione di un account o l'esportazione dei suoi dati, può chiederci assistenza. Se una richiesta ci perviene direttamente, Gliela trasmettiamo senza ingiustificato ritardo e non vi rispondiamo noi stessi, a meno che non sia Lei a chiedercelo; • effettuare valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e consultare un'autorità per la protezione dei dati quando la legge lo richiede, fornendoLe le informazioni sul nostro trattamento e sulle nostre misure di sicurezza di cui ha ragionevolmente bisogno; • adempiere ai Suoi obblighi in materia di sicurezza e di violazioni dei dati personali, come descritto nel presente Accordo. Se ha bisogno di un'assistenza che vada oltre quanto previsto dalla piattaforma e dal presente Accordo, possiamo addebitare un compenso ragionevole, concordato con Lei in anticipo.

11. 11Violazioni dei dati personali

    If we become aware of a personal data breach affecting the personal data we process for you, we tell you as soon as we become aware of it, and in any case within forty-eight (48) hours, by email to the address on your account. We tell you, as far as we know it at the time and in stages if we cannot tell you everything at once: • what happened and when; • the categories and approximate number of data subjects and records concerned; • the likely consequences; • what we have done or propose to do to deal with the breach and reduce its possible harm; • who you can contact for more information. We take reasonable steps to contain and investigate the breach, keep you informed, and help you notify the authorities and the people affected where the law requires. Telling you about a breach is not an admission of fault or liability.

12. 12Cancellazione o restituzione al termine

    When we stop providing the platform to you, you can ask us for a copy of your customers' personal data that we still hold, in a common machine-readable format. We decide, at our discretion, whether we keep, delete or anonymise the personal data we process for you, and for how long. We make no commitment to keep it for any period or to delete it by any date, so export what you need while you use the platform. We keep bookings, invoices, payments and accounting records, including the traveller and customer details on them (such as names, itineraries, ticket numbers and amounts), for at least seven (7) years after the end of the tax period they belong to. We keep them protected and use them only for the reason we keep them.

13. 13Informazioni e audit

    Le forniamo le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare che rispettiamo i nostri obblighi ai sensi del presente Accordo, come una descrizione delle nostre misure di sicurezza, il nostro elenco dei sub-responsabili e le risposte a ragionevoli questionari di sicurezza. Se tali informazioni non sono sufficienti, o se un'autorità per la protezione dei dati lo richiede, può verificare la nostra conformità direttamente o tramite un revisore indipendente vincolato alla riservatezza e che non sia un nostro concorrente. Deve darcene comunicazione scritta con almeno 30 giorni di preavviso e concordare in anticipo con noi l'ambito, i tempi e la durata dell'audit. L'audit deve svolgersi durante il normale orario lavorativo, non deve interferire con i nostri servizi né dare accesso ai dati di altri partner ed è a Suo carico. Può sottoporci ad audit una volta ogni dodici mesi, salvo che una violazione dei dati personali abbia riguardato i Suoi dati o che un'autorità per la protezione dei dati richieda un audit.

14. 14Responsabilità e ordine di prevalenza

    Our liability under this DPA is limited in the same way as our liability for the platform as a whole. We are not liable for indirect, incidental, special or consequential loss, or for loss of profit, revenue, business, goodwill or data. Our total liability to you for all claims together, under this DPA and otherwise in connection with the platform, is limited to the greater of (a) the fees you paid us in the twelve months before the event that gave rise to the claim and (b) USD 500. These limits do not apply to fraud, wilful misconduct or gross fault, or where the law does not allow liability to be limited. Nothing in this DPA limits the rights that data subjects have under the law. On the processing of personal data, this DPA prevails over any other terms between you and us where they differ, including the Platform Terms and Conditions. The platform contract may add further data protection commitments, and where it protects the personal data more, it prevails. This DPA applies for as long as we process personal data for you; the obligations that by their nature continue, such as confidentiality, survive its end. This DPA is governed by the laws of the Emirate of Dubai and the federal laws of the United Arab Emirates applicable in Dubai, except where the standard contractual clauses or the UK addendum require another law. A dispute under it is resolved in the same way as other disputes about the platform: it is subject to the exclusive jurisdiction of the onshore courts of the Emirate of Dubai (the Dubai Courts), and not of the courts of the Dubai International Financial Centre. This does not apply to a dispute arising from the standard contractual clauses or the UK addendum, which is resolved by the courts those clauses require (for the standard contractual clauses, the courts of an EU Member State; for the UK addendum, the courts of England and Wales), and it does not limit a data subject's right to bring proceedings before the courts those clauses allow.