WhatsApp ছাড়া সাব-এজেন্টদের কাছে নেট ভাড়া বিতরণের উপায়

সোমবার সকালে ভাড়ার তালিকা যায়: একটা PDF, বা স্প্রেডশিটের স্ক্রিনশট, কয়েক ডজন সাব-এজেন্ট থাকা একটা WhatsApp গ্রুপে ছেড়ে দেওয়া হয়। সোমবার বিকেলের মধ্যে তার দুটো ভাড়া এয়ারলাইনে বদলে গেছে, এক এজেন্ট তালিকাটা এক কর্পোরেট ক্লায়েন্টকে ফরোয়ার্ড করেছেন "যাতে উনি দামটা দেখতে পান", আর সিলেটের কেউ জিজ্ঞেস করছেন রিয়াদের ভাড়ায় এখনো দ্বিতীয় ব্যাগ ধরা আছে কি না। বেশিরভাগ কনসলিডেটর আজও এভাবেই সাব-এজেন্টদের নেট ভাড়া বিতরণ করেন, আর এটা চলে ঠিক সেই সপ্তাহ পর্যন্ত, যে সপ্তাহে এর খরচ আয়কে ছাড়িয়ে যায়।

এই লেখা সেই বিতরণকে মেসেজ থেকে সরিয়ে এমন একটা সিস্টেমে নেওয়া নিয়ে, যেটা আপনার নিজের নিয়ম চালু রাখে: কে কোন ভাড়া দেখবেন, কত দামে, আর কত ক্রেডিটের মধ্যে। সফটওয়্যার এখন ফ্যাশন বলে নয়, বরং নিচের তিনটি ব্যর্থতার প্রতিটিই গিয়ে পড়ে আপনার BSP স্টেটমেন্টে, সাব-এজেন্টের নয়।

ভাড়া মেসেজে ঘুরলে যে তিনটি জিনিস ভুল হয়

যেদিন ঘটে, সেদিন কোনোটাই নাটকীয় মনে হয় না। সমস্যাটা ঠিক সেখানেই।

ভাড়াটা ইতিমধ্যে পুরোনো

নেট ভাড়া হলো এমন এক আসন-পরিস্থিতির ছবি, যা প্রতিনিয়ত বদলায়। ছবি হয়ে আপনার সিস্টেম থেকে বের হওয়ার মুহূর্তেই সেটা আপডেট হওয়া বন্ধ করে। সাব-এজেন্ট মঙ্গলবার একটা পরিবারকে সেই ভাড়া কোট করেন, পরিবার বুধবার টাকা দেয়, অথচ যে বুকিং ক্লাসের ওপর ভাড়াটা দাঁড়িয়ে ছিল সেটা বন্ধ হয়ে গেছে সোমবার রাতেই। এখন হয় আপনি দাম নতুন করে ধরবেন এবং এজেন্টের আস্থা হারাবেন, নয়তো সেটা মেনে নিয়ে পার্থক্যটা নিজে বহন করবেন। এজেন্টরা দ্রুত শিখে ফেলেন কোন কনসলিডেটর পুরোনো তালিকা মেনে নেন, আর সবচেয়ে কঠিন বুকিংগুলো তাঁর কাছেই পাঠান।

আপনার নেট দাম ফাঁস হয়

ভাড়ার তালিকা জানে না কে তাকে পড়ছে। একবার ফরোয়ার্ড হলে সেটা পৌঁছায় এমন খুচরা গ্রাহকের কাছে, যিনি এখন ঠিক জানেন এজেন্ট কত দেন; দুবার ফরোয়ার্ড হলে পৌঁছায় প্রতিদ্বন্দ্বী কনসলিডেটরের কাছে, যিনি এখন ঠিক জানেন আপনি কত দেন। কোনোটাই আর ফেরানো যায় না। ওই ক্লায়েন্টের ওপর এজেন্টের মার্জিন ভেঙে পড়ে, আর এয়ারলাইনের সঙ্গে পরের আলোচনায় আপনার অবস্থান আগের চেয়ে দুর্বল হয়।

কোনো অডিট রেকর্ড নেই

ভাড়ার নিয়ম ভাঙার জন্য ADM এলে প্রথম প্রশ্ন হলো: কে কী বিক্রি করেছেন, কোন শর্তে, কখন। উত্তরটা যদি তিনজন কর্মীর ফোনে ছড়িয়ে থাকা চ্যাট ইতিহাসে থাকে, তাহলে সময়সীমা ফুরিয়ে আসার মধ্যেই স্ক্রিনশট জোড়া দিয়ে আপনাকে তা গড়ে তুলতে হয়। এজেন্ট কোনো ইনভয়েস নিয়ে আপত্তি তুললেও একই অবস্থা: আপনার কথা, তাঁর কথা, আর একটা ভয়েস নোট।

সব যোগ করলে দেখা যায়, এখানে ভুল করার দাম সফটওয়্যার বাজেটের একটা লাইন নয়। দামটা হলো সেই ADM, যা আপনি আর কারও ঘাড়ে চাপাতে পারেন না কারণ প্রমাণ করতে পারেন না কে কোন নিয়মে টিকিট ইস্যু করেছেন; ভালো এজেন্ট ধরে রাখতে বহন করা পুরোনো ভাড়ার পার্থক্য; আর এয়ারলাইনের সঙ্গে সেই আলোচনা, যা আপনি নিজেই দুর্বল করেছেন কারণ আপনার নেট দাম প্রকাশ্যে ঘুরছে।

সাব-এজেন্টদের নেট ভাড়া বিতরণ হোক নিয়মে, মেসেজে নয়

বিকল্পটা জাঁকজমকহীন: একটা পোর্টাল, যেখানে প্রতিটি সাব-এজেন্ট লগইন করেন, সরাসরি সার্চ করেন, আর আপনি যে দাম তাঁকে দেখাতে ঠিক করেছেন সেটাই দেখেন। ভাড়া কখনো ডকুমেন্ট হয় না, তাই পুরোনো হতে পারে না, ফরোয়ার্ডও হতে পারে না। এটা একটা ফলাফল, প্রতিটি সার্চে আপনার মার্কআপ আর নিয়মে নতুন করে হিসাব হয়।

এই প্ল্যাটফর্মে কনসলিডেটর পেজ থেকে কনসলিডেটর অ্যাকাউন্ট খোলা যায়, আর সেই একটি অ্যাকাউন্টই কনসলিডেটর হিসেবে কাজ করতে পারে, নিজের সাপ্লায়ার কনটেন্ট একটা নেটওয়ার্কের সঙ্গে শেয়ার করতে পারে, এবং নিজের ব্র্যান্ড চাওয়া এজেন্সিগুলোর কাছে white-label সাইট বিক্রি করতে পারে। সাব-এজেন্টরা বিজনেস কাস্টমার হিসেবে নিবন্ধিত হন, চাইলে হাতে-কলমে যাচাইসহ, আর স্টোরফ্রন্ট সার্চের আগে লগইন বাধ্যতামূলক করতে পারে, ফলে আপনি অনুমোদন দেননি এমন কাউকে কখনো ভাড়া দেখানো হয় না। এই পোর্টাল কীভাবে একটা পাবলিক সাইটের পাশাপাশি চলে, তার বড় ছবির জন্য আলাদা লেখাটি দেখুন: সাব-এজেন্টদের জন্য B2B ট্রাভেল পোর্টাল।

এজেন্ট অনুযায়ী দৃশ্যমানতা ও দাম

প্রত্যেক এজেন্টের সবকিছু দেখার দরকার নেই। প্রথম মাসে থাকা নতুন এজেন্টের আপনার সেরা চুক্তিভিত্তিক হোটেল রেট লাগে না; চট্টগ্রামের বড় ভলিউমের এজেন্টের সম্ভবত সেই এজেন্টের মতো একই মার্কআপ দেওয়া উচিত নয়, যিনি দুই সপ্তাহে একটা টিকিট ইস্যু করেন। পোর্টাল WhatsApp-এর চেয়ে ভালো হয় কেবল তখনই, যখন এটা আপনাকে এই পার্থক্যগুলো সমান করে না দিয়ে নিয়ম হিসেবে লিখে রাখতে দেয়।

এখানে দৃশ্যমানতা চলে সাপ্লায়ার গ্রুপের মাধ্যমে, একের-পর-এক চুক্তিতে নয়: একটা tenant কেবল সেই সাপ্লায়ারদের দেখে, যাদের তার গ্রুপগুলো অনুমতি দিয়েছে, আর কিছু নয়। কে কী দেখবে, তার লিভার এটাই। দাম হলো দ্বিতীয় লিভার, আর কনসলিডেটরের সবচেয়ে বেশি ভাবনার সময় এখানেই দেওয়া উচিত, কারণ যে মার্কআপ যুক্তি এজেন্টকে সহজে বোঝানো যায়, সেটাই টিকে থাকে যখন এজেন্ট আপনাকে অন্য কারও সঙ্গে তুলনা করেন। বিস্তারিত আছে মার্কআপ কৌশল নিয়ে আমাদের লেখায়; সংক্ষেপে এই টেবিল।

শেষ সারিটা নিয়েই মানুষ তর্ক করেন, আর তা যুক্তিসংগত। জটিল রুট নিয়ে কোনো মানুষ ভাবুক, এমন চাওয়া এজেন্টের জন্য একটা ভালো WhatsApp ডেস্ক যেকোনো পোর্টালকে হারায়। সেগুলোর জন্য ডেস্ক রেখে দিন। ঢাকা–দুবাইয়ের মতো নিয়মিত ইস্যু সেখান থেকে সরিয়ে আনুন।

ক্রেডিট নিয়ন্ত্রণ বিতরণেরই অংশ, তার পরের কাজ নয়

বেশিরভাগ কনসলিডেটর ক্রেডিটকে হিসাবরক্ষণের সমস্যা হিসেবে দেখেন: এজেন্ট বুক করেন, ইনভয়েস যায়, আর মাস শেষে কেউ তাগাদা দেন। এই ক্রম উল্টো। এজেন্টকে বাকিতে যে প্রতিটি টিকিট ইস্যু করতে দেন, সেটা একটা ছোট ঋণ, আর সেই ঋণ দেওয়ার সিদ্ধান্ত হয় ইস্যুর মুহূর্তে, ফিন্যান্স যখন স্প্রেডশিট খোলে তখন নয়।

তাই লিমিটকে থাকতে হবে সেখানে, যেখানে বুকিং হয়। এই প্ল্যাটফর্মে সাব-এজেন্টের ক্রেডিট লিমিট আর সেটেলমেন্ট ইনভয়েস সিস্টেমের মূল ফিচার, স্প্রেডশিট নয়: লিমিট এজেন্টের সঙ্গে যুক্ত, আর সেটেলমেন্ট থাকে সেই একই সিস্টেমে, যেখানে এজেন্ট বুক করেছেন। বিতরণ আর ক্রেডিট এক সিস্টেমে থাকলে "এই এজেন্ট কি এখনই এই টিকিট ইস্যু করতে পারেন?" প্রশ্নের উত্তর টিকিট তৈরির আগেই মেলে, পরে একটা ফোনকলে নয়।

এজেন্টের সঙ্গে কথাবার্তাও বদলে যায়। "আপনার লিমিট পূর্ণ হয়েছে; খোলা ইনভয়েস পরিশোধ করলে আবার ইস্যু করতে পারবেন" এমন একটা নিয়ম, যা তিনি দেখতে পান। "ফিন্যান্স না বলেছে" একটা ক্ষোভ।

যা আপনার নিয়ন্ত্রণেই থাকে

পোর্টালে যাওয়ার মানে যেন আপনার ব্যবসায়িক বিচার কোনো ভেন্ডরের হাতে তুলে দেওয়া না হয়। যেকোনো কিছুতে সাইন আপ করার আগে, এটিসহ, নিশ্চিত হয়ে নিন এগুলো এখনো আপনার হাতে আছে:

• কোন কোন এজেন্ট আছেন। প্রথম সার্চের আগে প্রত্যেককে হাতে যাচাই করবেন কি না, সেটা আপনি ঠিক করেন।
• প্রতিটি গ্রুপ কী দেখতে পায়। সাপ্লায়ার আর কনটেন্ট গ্রুপের মাধ্যমে দেওয়া হয়, সবার জন্য একসঙ্গে চালু হয় না।
• আপনার মার্কআপ। আপনিই সেট করেন, নিজের অ্যাডমিন প্যানেলে, নিজের বুকিং, গ্রাহক আর রিপোর্টের পাশে।
• আপনার কর্মীদের মধ্যে কে এগুলো বদলাতে পারেন। রোল-ভিত্তিক অনুমতি, ফলে যিনি টিকিট ইস্যু করেন তিনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মার্কআপ সম্পাদনাকারী হন না।
• ক্রেডিট। প্রতি এজেন্টের লিমিট, আর এমন সেটেলমেন্ট ইনভয়েস যা স্প্রেডশিটে থাকে না।
• সম্পর্ক। কোনো এজেন্ট পরে নিজের ব্র্যান্ডের সাইট চাইলে, সেটা যেন আপনি তাঁকে বিক্রি করেন, আপনাকে ছেড়ে যাওয়ার কারণ না হয়।

শেষ কথাটা সহজেই চোখ এড়িয়ে যায়। যে এজেন্টরা সবার আগে চ্যাট গ্রুপ ছাড়িয়ে যান, তাঁরাই আপনার সেরা এজেন্ট, আর পাবলিক ওয়েবসাইট চাওয়ার মুহূর্তে তাঁরা বিভিন্ন প্ল্যাটফর্মের সঙ্গে কথা বলা শুরু করেন। তাঁদের ব্র্যান্ডে, আপনার কনটেন্টের ওপর, সেটা যদি আপনি নিজেই করে দিতে পারেন, তাঁরা আপনার নেটওয়ার্কেই থাকেন।

কোথা থেকে শুরু করবেন

এক সপ্তাহে সব এজেন্টকে সরাবেন না। যাঁরা সবচেয়ে বেশি বুক করেন, এমন কয়েকজনকে বেছে নিন, পোর্টালে অনুমোদন দিন, আর কিছুদিন WhatsApp গ্রুপের পাশাপাশি চালান। খেয়াল করুন তাঁরা এখনো গ্রুপে কী জিজ্ঞেস করছেন: ঠিক সেই তালিকাই আপনার নিয়ম এখনো ধরতে পারেনি। আপনি যদি এখনো ব্যবসার মডেল নিয়েই ভাবছেন, কীভাবে এয়ার টিকিট কনসলিডেটর হবেন লেখাটি এর আগের ধাপ নিয়ে; আর সেটা পেরিয়ে এলে, কনসলিডেটর অ্যাকাউন্ট থেকেই পোর্টাল শুরু।