ملحق معالجة البيانات

This Data Processing Addendum ("DPA") applies between TEKRAVEL TRAVEL AND TECHNOLOGIES - FZCO ("Tekravel", "we", "us" or "our") and every business that uses Tekravel ("you"), and forms part of the agreement under which you use the platform: the Platform Terms and Conditions you accept in your Admin Panel. It sets out how we process personal data for you when we host your booking website and provide the platform to you, as the UAE Personal Data Protection Law (Federal Decree-Law No. 45 of 2021) requires and, where they apply, Article 28 of the EU and UK GDPR. Words such as "personal data", "processing", "controller", "processor", "data subject" and "personal data breach" have the meaning the applicable data protection law gives them, and a "sub-processor" is a service provider we engage to process personal data for you.

1. 1النطاق والأدوار

   This DPA applies whenever we process personal data for you in providing Tekravel: on your booking website, in the Admin Panel, through our APIs and in the bookings made through them. For that data, you are the controller and we are your processor. If you act for another business, for example as its sub-agent, you confirm that your instructions to us are authorised by that business. This DPA does not cover the personal data we handle as a controller for our own purposes, such as your account and sign-in records, the verification and sanctions screening of your business, our billing and support, and the security of the platform. Our Privacy Policy describes that. When a booking is made, the travel suppliers concerned (airlines, reservation systems, hotel, package and attraction suppliers) receive the traveller details they need to issue and service it. They handle those details under their own terms and privacy policies and are not our sub-processors.

2. 2موضوع المعالجة ومدتها وطبيعتها والغرض منها

   • Subject matter: hosting and running your booking website and providing the Tekravel platform to you. • Duration: as long as we provide the platform to you, and after that for as long as we keep the data (see "Deletion or return at the end" below). • Nature: collecting, recording, storing, organising, retrieving, using, transmitting and erasing personal data by automated means, and passing it to the suppliers and service providers that a booking or a service needs. • Purpose: to run your website and Admin Panel, search for and book travel services, process the payments made on your website, issue tickets and vouchers, send the messages you set up, support you and keep the platform secure, and for no other purpose.

3. 3البيانات الشخصية وأصحاب البيانات

   أصحاب البيانات هم: • عملاؤكم والمسافرون الذين يحجزون لهم، بمن فيهم الأطفال والرضّع الذين يقدّم شخص بالغ بياناتهم عند الحجز لهم؛ • الأشخاص الذين يتواصلون معكم عبر موقعكم، على سبيل المثال باستفسار أو في دردشة؛ • موظفوكم ووكالاتكم الفرعية وسائر مستخدميكم، فيما يتعلق بالبيانات التي تديرونها عنهم في لوحة الإدارة. ويمكن أن تشمل البيانات الشخصية: • الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف والعناوين البريدية؛ • تواريخ الميلاد والجنس والجنسية وأرقام جوازات السفر أو الهويات مع تواريخ انتهاء صلاحيتها؛ وعند تفعيلكم مسح جوازات السفر ضوئيًا، الصورة الممسوحة؛ • الحجوزات: مسارات الرحلات، والإقامات الفندقية، ومرجعيات الحجز، وأرقام برامج الولاء، والطلبات الخاصة، التي قد تكشف معلومات صحية أو دينية، مثل اختيار وجبة أو طلب مساعدة؛ • المدفوعات: المبالغ والحالة والمرجعيات، والعلامة التجارية للبطاقات المحفوظة وآخر أربعة أرقام منها وتاريخ انتهاء صلاحيتها؛ أما أرقام البطاقات الكاملة فيتعامل معها مزوّد خدمة الدفع، لا نحن؛ • حسابات العملاء: أسماء المستخدمين، والبصمات التشفيرية لكلمات المرور، وسجلات تسجيل الدخول، وعناوين IP، وبيانات الأجهزة؛ • الرسائل: الدردشات ورسائل البريد الإلكتروني ورسائل SMS وWhatsApp وTelegram والملفات التي يرسلها الأشخاص.

4. 4المعالجة وفق تعليماتكم فقط

   We process the personal data only on your documented instructions. Your instructions are this DPA, the agreement under which you use the platform and the platform contract; the settings you choose and what you and your users do in the Admin Panel and through our APIs; and any other written instruction you give us that is consistent with them. We do not use the data for any other purpose of our own, we do not sell it, and we do not use it to train artificial intelligence models. If a law we are subject to requires us to process the data in another way, we tell you before we do, unless that law forbids it. If we believe an instruction breaks the applicable data protection law, we tell you straight away, and we may hold off carrying it out until you confirm or change it.

5. 5مسؤولياتكم بصفتكم جهة تحكم

   أنتم مسؤولون عن: • وجود أساس قانوني للبيانات الشخصية التي تجمعونها على موقعكم وتطلبون منا معالجتها، وإبلاغ عملائكم بكيفية استخدامها، عادةً في سياسة الخصوصية الخاصة بموقعكم؛ • عدم جمع إلا البيانات التي تحتاجها حجوزاتكم وخدماتكم، وعدم جمع البيانات الحساسة إلا حيث يحتاجها الحجز، وفي الحقول التي توفرها المنصة لذلك؛ • التأكد من أن الشخص الذي يحجز للأطفال أو لمسافرين آخرين مخوَّل بتقديم بياناتهم؛ • مشروعية تعليماتكم ودقة البيانات التي تُدخلونها؛ • اختيار الإعدادات وأدوار المستخدمين التي تناسب نشاطكم التجاري، والحفاظ على أمان بيانات تسجيل الدخول الخاصة بمستخدميكم.

6. 6السرية

   لا يصل إلى البيانات الشخصية إلا الموظفون والمتعاقدون الذين يحتاجونها لتقديم المنصة أو دعمها أو تأمينها، وبالقدر الذي يتطلبه عملهم فقط. ويلتزم كلٌّ منهم بواجب سرية مكتوب أو قانوني يستمر بعد انتهاء عمله لدينا، ويتلقى تدريبًا في مجال حماية البيانات والأمن.

7. 7التدابير الأمنية

   نحمي البيانات الشخصية من الإتلاف أو الفقدان أو التغيير أو الإفصاح أو الوصول، سواء كان عرضيًا أو غير مشروع، بتدابير تقنية وتنظيمية تتناسب مع المخاطر، مع مراعاة أحدث ما توصلت إليه التقنية والتكلفة وطبيعة المعالجة. وتشمل هذه التدابير: • التشفير أثناء النقل (HTTPS) وعند التخزين؛ • حسابات مستخدمين فردية، والتحكم في الوصول بحسب الدور، ومنح الحد الأدنى اللازم من الصلاحيات، لموظفينا ولمستخدميكم؛ • الفصل المنطقي بين بيانات كل شريك وبيانات الشركاء الآخرين؛ • تخزين كلمات المرور في صورة بصمات تشفيرية غير قابلة للعكس فقط، وعدم عرض بيانات اعتماد بوابة الدفع مجددًا بعد حفظها؛ • سجلات لعمليات تسجيل الدخول وللتغييرات التي تُجرى في لوحة الإدارة ولطلبات الواجهات البرمجية (API)؛ • الحماية من البرامج الآلية على النماذج العامة؛ • نسخ احتياطية منتظمة لقواعد بياناتنا، بحيث يمكن استعادة البيانات بعد وقوع أي حادث؛ • تحديث برمجياتنا باستمرار، وفحص شيفرتنا والبرمجيات التي تعتمد عليها بحثًا عن الثغرات الأمنية؛ • تدريب موظفينا في مجال حماية البيانات والأمن؛ • إجراء موثّق لاكتشاف الحوادث الأمنية والتحقيق فيها والاستجابة لها. ويجوز لنا تغيير هذه التدابير مع تغيّر التقنيات والمخاطر، ولكن ليس أبدًا بطريقة تخفض المستوى العام للحماية.

8. 8جهات المعالجة الفرعية

   You give us a general authorisation to engage sub-processors. Our current sub-processors are named in our sub-processor list, published on our website at /subprocessors, with what each one does, the personal data it receives, where it is based and how transfers are protected. Your Master, and any top-level master above it, may access your Admin Panel to support you, handle cases and supervise its part of the network. When it accesses personal data that we process for you, it acts as our sub-processor: we bind it by written contract as we bind our other sub-processors. Your Admin Panel shows your Master's name and contact details, and we tell you on request where it is based and which top-level master is above it. Moving you to a different Master, or placing a new top-level master above it, is a change of sub-processor for your data: we tell you, and you can object, as the next paragraph describes. A Master that stops acting for us is a case in which we must act sooner to keep the service running. Before a new sub-processor starts processing your data, we update that list and tell you by email or in the Admin Panel at least 30 days in advance, unless we must act sooner for security reasons or to keep the service running, in which case we tell you as soon as we can. You can object on reasonable data protection grounds by writing to [email protected] within that period. We will discuss your concerns in good faith and look for a solution; if we cannot find one, you may stop using the service concerned or close your account without any penalty, and we refund, pro rata, any fee you paid in advance for that service or for a period after your account closes. We bind every sub-processor, by written contract, to data protection obligations that protect the personal data at least as well as this DPA, in particular on security, confidentiality and using the data only to provide its services to us. We remain liable to you for our sub-processors' work as for our own.

9. 9عمليات النقل الدولية

   We and our sub-processors may process the personal data outside the country where it was collected, including outside the United Arab Emirates, as our sub-processor list shows for each sub-processor. We transfer it only as the UAE Personal Data Protection Law allows: to countries with an adequate level of protection, or with appropriate safeguards such as contractual commitments. Where the EU or UK GDPR applies, we transfer the data only to a country covered by an adequacy decision or under the standard contractual clauses approved by the European Commission (with the UK addendum for UK data), which we sign with the sub-processor concerned. Where the transfer from you to us itself needs such safeguards, those clauses (module two, or module three if you are a processor yourself) and the UK addendum apply between you and us and form part of this DPA, with this DPA providing the details they require.

10. 10مساعدتكم على الوفاء بالتزاماتكم

    مع مراعاة طبيعة المعالجة والمعلومات المتاحة لنا، نساعدكم على: • الرد على طلبات عملائكم وغيرهم من أصحاب البيانات الذين يمارسون حقوقهم. ويمكنكم العثور على حساباتهم وحجوزاتهم في لوحة الإدارة؛ وحيث يتطلب الطلب أمرًا لا توفره لوحة الإدارة، مثل محو حساب أو تصدير بياناته، يمكنكم أن تطلبوا منا المساعدة. وإذا وصلنا طلب مباشرةً، نحيله إليكم دون تأخير غير مبرّر ولا نرد عليه بأنفسنا ما لم تطلبوا منا ذلك؛ • إجراء تقييمات الأثر على حماية البيانات، واستشارة السلطة المختصة بحماية البيانات حيث يقتضي القانون ذلك، من خلال تزويدكم بالمعلومات التي تحتاجونها على نحو معقول عن معالجتنا وتدابيرنا الأمنية؛ • الوفاء بالتزاماتكم المتعلقة بالأمن وبخروقات البيانات الشخصية، وفق ما يصفه هذا الملحق. وإذا احتجتم إلى مساعدة تتجاوز ما توفره المنصة وهذا الملحق، يجوز لنا تقاضي رسم معقول نتفق عليه معكم مسبقًا.

11. 11خروقات البيانات الشخصية

    If we become aware of a personal data breach affecting the personal data we process for you, we tell you as soon as we become aware of it, and in any case within forty-eight (48) hours, by email to the address on your account. We tell you, as far as we know it at the time and in stages if we cannot tell you everything at once: • what happened and when; • the categories and approximate number of data subjects and records concerned; • the likely consequences; • what we have done or propose to do to deal with the breach and reduce its possible harm; • who you can contact for more information. We take reasonable steps to contain and investigate the breach, keep you informed, and help you notify the authorities and the people affected where the law requires. Telling you about a breach is not an admission of fault or liability.

12. 12الحذف أو الإعادة عند الانتهاء

    When we stop providing the platform to you, you can ask us for a copy of your customers' personal data that we still hold, in a common machine-readable format. We decide, at our discretion, whether we keep, delete or anonymise the personal data we process for you, and for how long. We make no commitment to keep it for any period or to delete it by any date, so export what you need while you use the platform. We keep bookings, invoices, payments and accounting records, including the traveller and customer details on them (such as names, itineraries, ticket numbers and amounts), for at least seven (7) years after the end of the tax period they belong to. We keep them protected and use them only for the reason we keep them.

13. 13المعلومات والتدقيق

    نزوّدكم بالمعلومات اللازمة على نحو معقول لإثبات وفائنا بالتزاماتنا بموجب هذا الملحق، مثل وصف لتدابيرنا الأمنية، وقائمة جهات المعالجة الفرعية لدينا، والإجابات عن استبيانات الأمن المعقولة. وإذا لم تكن تلك المعلومات كافية، أو طلبت ذلك سلطة مختصة بحماية البيانات، يجوز لكم تدقيق مدى امتثالنا بأنفسكم أو من خلال مدقق مستقل ملتزم بالسرية وليس من منافسينا. ويجب عليكم إخطارنا كتابيًا قبل 30 يومًا على الأقل، والاتفاق معنا مسبقًا على نطاق التدقيق وتوقيته ومدته. ويجب أن يجري التدقيق خلال ساعات العمل العادية، وألا يعطّل خدماتنا أو يتيح الوصول إلى بيانات الشركاء الآخرين، وتكون تكلفته على نفقتكم. ويجوز لكم تدقيقنا مرة واحدة في أي اثني عشر شهرًا، ما لم يمسّ خرقٌ للبيانات الشخصية بياناتكم أو تطلب سلطة مختصة بحماية البيانات إجراء تدقيق.

14. 14المسؤولية وترتيب الأولوية

    Our liability under this DPA is limited in the same way as our liability for the platform as a whole. We are not liable for indirect, incidental, special or consequential loss, or for loss of profit, revenue, business, goodwill or data. Our total liability to you for all claims together, under this DPA and otherwise in connection with the platform, is limited to the greater of (a) the fees you paid us in the twelve months before the event that gave rise to the claim and (b) USD 500. These limits do not apply to fraud, wilful misconduct or gross fault, or where the law does not allow liability to be limited. Nothing in this DPA limits the rights that data subjects have under the law. On the processing of personal data, this DPA prevails over any other terms between you and us where they differ, including the Platform Terms and Conditions. The platform contract may add further data protection commitments, and where it protects the personal data more, it prevails. This DPA applies for as long as we process personal data for you; the obligations that by their nature continue, such as confidentiality, survive its end. This DPA is governed by the laws of the Emirate of Dubai and the federal laws of the United Arab Emirates applicable in Dubai, except where the standard contractual clauses or the UK addendum require another law. A dispute under it is resolved in the same way as other disputes about the platform: it is subject to the exclusive jurisdiction of the onshore courts of the Emirate of Dubai (the Dubai Courts), and not of the courts of the Dubai International Financial Centre. This does not apply to a dispute arising from the standard contractual clauses or the UK addendum, which is resolved by the courts those clauses require (for the standard contractual clauses, the courts of an EU Member State; for the UK addendum, the courts of England and Wales), and it does not limit a data subject's right to bring proceedings before the courts those clauses allow.