سب ایجنٹس کو نیٹ کرایے واٹس ایپ کے بغیر کیسے بانٹیں

پیر کی صبح فیئر شیٹ روانہ ہوتی ہے: ایک PDF، یا اسپریڈشیٹ کا اسکرین شاٹ، جو چند درجن سب ایجنٹس والے واٹس ایپ گروپ میں ڈال دیا جاتا ہے۔ پیر کی سہ پہر تک ان میں سے دو کرایے ایئرلائن پر بدل چکے ہوتے ہیں، ایک ایجنٹ وہ شیٹ اپنے کارپوریٹ کلائنٹ کو آگے بھیج چکا ہوتا ہے "تاکہ وہ قیمت دیکھ لیں"، اور شارجہ میں کوئی پوچھ رہا ہوتا ہے کہ کراچی والے کرایے میں دوسرا بیگ اب بھی شامل ہے یا نہیں۔ زیادہ تر کنسولیڈیٹرز آج بھی سب ایجنٹس کو نیٹ کرایے اسی طرح بانٹتے ہیں، اور یہ طریقہ اس ہفتے تک ٹھیک چلتا ہے جب یہ کمائی سے زیادہ خرچ کروانے لگتا ہے۔

یہ تحریر اس تقسیم کو پیغامات سے نکال کر ایک ایسے سسٹم میں لے جانے کے بارے میں ہے جو آپ کے اپنے قواعد نافذ کرتا ہے: کون سا کرایہ کون دیکھے، کس قیمت پر، اور کتنے کریڈٹ کے مقابل۔ اس لیے نہیں کہ سافٹ ویئر فیشن میں ہے، بلکہ اس لیے کہ نیچے بیان کی گئی تینوں ناکامیاں آپ کے BSP اسٹیٹمنٹ پر آتی ہیں، آپ کے سب ایجنٹ کے نہیں۔

جب کرایے پیغامات کے ذریعے سفر کرتے ہیں تو تین چیزیں بگڑتی ہیں

جس دن یہ ہوتی ہیں، ان میں سے کوئی بھی ڈرامائی نہیں لگتی۔ اصل مسئلہ یہی ہے۔

کرایہ پہلے ہی پرانا ہو چکا ہے

نیٹ کرایہ ایک ایسی انوینٹری پوزیشن کی تصویر ہے جو مسلسل حرکت میں رہتی ہے۔ جس لمحے یہ تصویر بن کر آپ کے سسٹم سے نکلتا ہے، اس کا اپ ڈیٹ ہونا رک جاتا ہے۔ سب ایجنٹ منگل کو ایک خاندان کو یہی کرایہ بتاتا ہے، خاندان بدھ کو ادائیگی کرتا ہے، اور جس بکنگ کلاس پر یہ کرایہ بنا تھا وہ پیر کی رات بند ہو چکی تھی۔ اب یا تو آپ دوبارہ قیمت لگائیں اور ایجنٹ کا اعتماد کھو دیں، یا اسی پر قائم رہیں اور فرق خود برداشت کریں۔ ایجنٹ جلد سیکھ لیتے ہیں کہ کون سا کنسولیڈیٹر پرانی شیٹس پر قائم رہتا ہے، اور اپنی سب سے مشکل بکنگز اسی کو بھیجتے ہیں۔

آپ کا نیٹ لیک ہو جاتا ہے

فیئر شیٹ کو کوئی اندازہ نہیں کہ اسے کون پڑھ رہا ہے۔ ایک بار آگے بھیجی جائے تو یہ کسی ریٹیل گاہک تک پہنچتی ہے جو اب بالکل جانتا ہے کہ ایجنٹ کتنا ادا کرتا ہے؛ دو بار آگے بھیجی جائے تو یہ کسی حریف کنسولیڈیٹر تک پہنچتی ہے جو اب بالکل جانتا ہے کہ آپ کتنا ادا کرتے ہیں۔ ان میں سے کوئی بھی بات واپس نہیں لی جا سکتی۔ اس کلائنٹ پر ایجنٹ کا مارجن ختم ہو جاتا ہے، اور ایئرلائن کے ساتھ آپ کی اگلی بات چیت میں آپ کی پوزیشن پہلے سے کمزور ہوتی ہے۔

کوئی آڈٹ ٹریل نہیں

جب کسی فیئر رول کی خلاف ورزی پر ADM آتا ہے تو پہلا سوال یہ ہوتا ہے کہ کس نے کیا بیچا، کن شرائط پر، اور کس وقت۔ اگر اس کا جواب عملے کے تین فونز میں بکھری چیٹ ہسٹری میں ہے تو آپ ڈیڈ لائن چلتے ہوئے اسکرین شاٹس سے کہانی جوڑ رہے ہوتے ہیں۔ یہی صورتحال تب ہوتی ہے جب کوئی ایجنٹ انوائس پر اعتراض کرتا ہے: آپ کی بات، اس کی بات، اور ایک وائس نوٹ۔

ان سب کو جمع کریں تو اس معاملے میں غلطی کی قیمت سافٹ ویئر کا کوئی بل نہیں ہے۔ یہ وہ ADMs ہیں جو آپ آگے منتقل نہیں کر سکتے کیونکہ آپ ثابت نہیں کر سکتے کہ کس نے کس قاعدے کے تحت ٹکٹ جاری کیا، وہ پرانے کرایوں کے فرق ہیں جو آپ اچھے ایجنٹس کو رکھنے کے لیے خود برداشت کرتے ہیں، اور ایئرلائن کے ساتھ وہ مذاکرات ہیں جن میں آپ اس لیے کمزور پڑتے ہیں کہ آپ کا نیٹ کھلے عام گردش کر رہا ہے۔

سب ایجنٹس کو نیٹ کرایے قواعد کے ذریعے بانٹیں، پیغامات کے ذریعے نہیں

متبادل کچھ خاص چمکدار نہیں: ایک پورٹل جہاں ہر سب ایجنٹ لاگ ان کرتا ہے، لائیو سرچ کرتا ہے، اور وہی قیمت دیکھتا ہے جو آپ نے طے کی کہ اسے دیکھنی چاہیے۔ کرایہ کبھی دستاویز نہیں بنتا، اس لیے نہ پرانا ہو سکتا ہے نہ آگے بھیجا جا سکتا ہے۔ یہ ایک نتیجہ ہے جو ہر سرچ پر آپ کے مارک اپ اور آپ کے قواعد کے تحت دوبارہ حساب ہوتا ہے۔

اس پلیٹ فارم پر کنسولیڈیٹر اکاؤنٹ کنسولیڈیٹر والے صفحے سے کھولا جاتا ہے، اور وہی ایک اکاؤنٹ کنسولیڈیٹر کا کام بھی کر سکتا ہے، اپنا سپلائر مواد ایک نیٹ ورک کے ساتھ شیئر بھی کر سکتا ہے، اور ان ایجنسیوں کو وائٹ لیبل سائٹس بھی بیچ سکتا ہے جو اپنا برانڈ چاہتی ہیں۔ سب ایجنٹس بزنس کسٹمرز کے طور پر رجسٹر ہوتے ہیں، اختیاری دستی تصدیق کے ساتھ، اور اسٹور فرنٹ کسی کے سرچ کرنے سے پہلے لاگ ان لازمی کر سکتا ہے، تاکہ کوئی کرایہ کبھی ایسے شخص کو نظر نہ آئے جسے آپ نے منظور نہیں کیا۔ یہ پورٹل عوامی سائٹ کے ساتھ کیسے رہتا ہے، اس کی تفصیل کے لیے سب ایجنٹس کے لیے B2B ٹریول پورٹل والی الگ تحریر دیکھیں۔

ہر ایجنٹ کے لیے الگ رسائی اور الگ قیمت

ہر ایجنٹ کو سب کچھ نہیں دیکھنا چاہیے۔ پہلے مہینے والے نئے ایجنٹ کو آپ کے بہترین کنٹریکٹ شدہ ہوٹل ریٹس کی ضرورت نہیں؛ لاہور کا ایک بڑے حجم والا ایجنٹ شاید اسی مارک اپ کا مستحق نہیں جو ہر دوسرے ہفتے ایک ٹکٹ بنانے والے پر لگتا ہے۔ پورٹل واٹس ایپ سے تبھی بہتر ہے جب یہ آپ کو ان فرقوں کو سسٹم میں لکھنے دے، نہ کہ سب کو ایک جیسا کر دے۔

یہاں رسائی ایک ایک سودے کے بجائے سپلائر گروپس کے ذریعے چلتی ہے: ٹیننٹ صرف وہی سپلائرز دیکھتا ہے جو اس کے گروپس اسے دیتے ہیں، اور کچھ نہیں۔ کون کیا دیکھے، اس کا لیور یہی ہے۔ قیمت دوسرا لیور ہے، اور یہیں ایک کنسولیڈیٹر کو اپنا زیادہ تر سوچنے کا وقت لگانا چاہیے، کیونکہ جو مارک اپ منطق ایجنٹ کو آسانی سے سمجھائی جا سکے، وہی اس وقت بھی ٹکتی ہے جب ایجنٹ آپ کا موازنہ کسی اور سے کرتا ہے۔ تفصیل مارک اپ حکمت عملی پر ہماری تحریر میں ہے؛ مختصر بات یہ جدول ہے۔

آخری قطار پر لوگ بحث کرتے ہیں، اور بجا طور پر۔ ایک اچھا واٹس ایپ ڈیسک اس ایجنٹ کے لیے ہر پورٹل سے بہتر ہے جو چاہتا ہے کہ کوئی انسان کسی الجھے ہوئے روٹ پر سوچے۔ ایسے کاموں کے لیے ڈیسک رکھیں۔ روزمرہ کا دبئی–لاہور ٹکٹ اس سے ہٹا دیں۔

کریڈٹ کنٹرول تقسیم کا حصہ ہے، اس کے بعد کی چیز نہیں

زیادہ تر کنسولیڈیٹرز کریڈٹ کو اکاؤنٹنگ کا مسئلہ سمجھتے ہیں: ایجنٹ بکنگ کرتا ہے، انوائس جاتی ہے، اور مہینے کے آخر میں کوئی پیچھا کرتا ہے۔ یہ ترتیب الٹی ہے۔ ہر وہ ٹکٹ جو آپ کسی ایجنٹ کو کریڈٹ پر جاری کرنے دیتے ہیں ایک چھوٹا قرض ہے، اور یہ قرض دینے کا فیصلہ ٹکٹ جاری ہونے کے لمحے ہوتا ہے، اس وقت نہیں جب فنانس اسپریڈشیٹ کھولتا ہے۔

اس لیے حد وہیں ہونی چاہیے جہاں بکنگ ہوتی ہے۔ اس پلیٹ فارم پر سب ایجنٹ کریڈٹ لمٹس اور سیٹلمنٹ انوائسنگ اسپریڈشیٹس نہیں بلکہ بنیادی تصورات ہیں: حد ایجنٹ سے وابستہ ہے، اور سیٹلمنٹ اسی سسٹم میں ہے جس میں ایجنٹ نے بکنگ کی۔ جب تقسیم اور کریڈٹ ایک ہی سسٹم میں ہوں تو اس سوال کا کہ "کیا یہ ایجنٹ ابھی یہ ٹکٹ جاری کر سکتا ہے؟" جواب ٹکٹ بننے سے پہلے موجود ہوتا ہے، ٹکٹ کے بعد کی فون کال میں نہیں۔

اس سے ایجنٹ کے ساتھ گفتگو بھی بدلتی ہے۔ "آپ کی حد پوری ہو چکی ہے؛ کھلی انوائس ادا کریں اور دوبارہ ٹکٹ جاری کریں" ایک قاعدہ ہے جو وہ دیکھ سکتے ہیں۔ "فنانس منع کر رہا ہے" ایک شکایت بن جاتی ہے۔

کنٹرول کن چیزوں پر آپ کے پاس رہے

پورٹل پر منتقل ہونے کا مطلب اپنا تجارتی فیصلہ کسی وینڈر کے حوالے کرنا نہیں ہونا چاہیے۔ کسی بھی چیز کے لیے سائن اپ کرنے سے پہلے، اس پلیٹ فارم سمیت، تسلی کر لیں کہ یہ چیزیں اب بھی آپ کی ملکیت ہیں:

• کون سے ایجنٹس موجود ہیں۔ آپ طے کرتے ہیں کہ ہر ایک کی پہلی سرچ سے پہلے دستی تصدیق ہو یا نہیں۔
• ہر گروپ کیا دیکھ سکتا ہے۔ سپلائرز اور مواد گروپس کے ذریعے دیے جاتے ہیں، سب کے لیے ایک ساتھ آن نہیں ہوتے۔
• آپ کا مارک اپ۔ آپ خود طے کرتے ہیں، اپنے ایڈمن پینل میں، اپنی بکنگز، گاہکوں اور رپورٹس کے ساتھ۔
• آپ کے عملے میں کون اسے بدل سکتا ہے۔ رول پر مبنی اجازتیں، تاکہ ٹکٹ جاری کرنے والا خودبخود مارک اپ بدلنے والا نہ ہو۔
• کریڈٹ۔ ہر ایجنٹ کی الگ حد، اور سیٹلمنٹ انوائسنگ جو کسی اسپریڈشیٹ میں نہ ہو۔
• تعلق۔ اگر کوئی ایجنٹ بعد میں اپنی برانڈڈ سائٹ چاہے تو یہ ایسی چیز ہونی چاہیے جو آپ اسے بیچیں، نہ کہ آپ کو چھوڑنے کی وجہ۔

آخری نکتہ آسانی سے نظر انداز ہو جاتا ہے۔ جو ایجنٹس چیٹ گروپ سے سب سے پہلے آگے نکلتے ہیں وہ آپ کے بہترین ایجنٹس ہیں، اور جس لمحے وہ عوامی ویب سائٹ چاہتے ہیں، وہ پلیٹ فارمز سے بات شروع کر دیتے ہیں۔ اگر آپ یہ سائٹ انہیں ان کے برانڈ کے تحت اور اپنے مواد پر خود دے سکیں تو وہ آپ کے نیٹ ورک کے اندر رہتے ہیں۔

آغاز کہاں سے کریں

ایک ہفتے میں تمام ایجنٹس کو منتقل نہ کریں۔ سب سے زیادہ بکنگ کرنے والے چند ایجنٹس چنیں، انہیں پورٹل پر منظور کریں، اور کچھ عرصہ اسے واٹس ایپ گروپ کے ساتھ ساتھ چلائیں۔ دیکھیں کہ وہ اب بھی گروپ سے کیا مانگتے ہیں: وہی فہرست بتاتی ہے کہ آپ کے قواعد ابھی کیا نہیں سنبھالتے۔ اگر آپ ابھی کاروباری ماڈل ہی طے کر رہے ہیں تو فلائٹ کنسولیڈیٹر کیسے بنیں اس سے پہلے کا قدم بیان کرتی ہے؛ اگر آپ اس سے آگے ہیں تو پورٹل کنسولیڈیٹر اکاؤنٹ سے شروع ہوتا ہے۔