Como ser consolidador de passagens aéreas e por que muitos travam

Normalmente começa com um favor. Uma agência menor ali perto não consegue emitir numa companhia em que você consegue, e manda mensagem no WhatsApp: você emitiria esta reserva São Paulo–Dubai para eles, pelo net, que eles põem a margem deles? Você diz que sim. Depois pede uma segunda agência, e uma terceira, e numa manhã você repara que uma parte real do que o seu balcão de emissão emite é para clientes dos outros. Você virou consolidador por acidente. Este texto trata de como ser consolidador de passagens aéreas de propósito: o que o papel realmente exige, o que as companhias querem ver antes de lhe dar tarifas net, e o problema de distribuição que trava, em silêncio, a maioria das agências que tentam.

Consolidador, atacadista, agregador: três trabalhos diferentes

As três palavras são usadas como sinônimos nas conversas do setor e nas páginas de fornecedores, e é aí que começa muito planejamento ruim. Elas descrevem riscos diferentes, não tamanhos diferentes.

A última linha gera discussão, e com razão: um consolidador que também bloqueia assentos de grupo carrega risco de atacadista, e muitos agregadores emitem bilhetes eles mesmos. Nas bordas os rótulos se confundem. O que não se confunde é a terceira linha. Se os bilhetes saem sob a sua autoridade de emissão, é para você que a companhia olha quando algo está errado com eles, seja qual for o nome que você se dê.

O que as companhias esperam antes de lhe dar tarifas net

Uma companhia que registra tarifas net para você está confiando em você, e ela precifica essa confiança pelo que você consegue mostrar, não pelo que promete. Os detalhes variam por companhia e por mercado, e ninguém fora do escritório comercial da companhia sabe dizer o limite exato dela. Mas as agências que partem para virar consolidadora aérea encontram as mesmas quatro perguntas.

Autoridade de emissão, ou um caminho claro até ela. A maioria dos acordos de consolidação pressupõe que você emite com o seu próprio credenciamento IATA e liquida pelo BSP (ARC nos Estados Unidos). Sem isso, ainda dá para consolidar emitindo por um consolidador maior acima de você, mas aí você negocia o net dele, não o da companhia, e a sua margem é a diferença entre duas tarifas net.

Garantia financeira. O credenciamento e os acordos com as companhias vêm com garantias que a companhia ou o sistema de liquidação podem executar. O valor depende do seu mercado e do seu histórico de vendas, e é o item que mais surpreende as agências quando põem o passo na ponta do lápis.

Histórico na companhia. As vendas que você já fez em tarifas publicadas são a prova que o gerente de contas leva para cima. Uma agência sem histórico numa companhia está pedindo tarifa net com base numa projeção.

Disciplina de ponto de venda. Tarifas net são registradas para um mercado. A companhia precisa acreditar que uma tarifa registrada para o seu mercado será vendida no seu mercado, ao tipo de passageiro para o qual foi criada, e não vai vazar para onde concorra com os canais da própria companhia. É exatamente essa expectativa que os seus subagentes podem quebrar em seu nome.

Por cima vem a camada comercial: tarifas comissionadas contra net, PLBs atrelados a metas, períodos de incentivo. Tudo isso é negociado e muda. Monte o plano sobre o net e trate o PLB como o ano em que tudo correu bem.

O problema da distribuição: WhatsApp não escala

Veja como costuma ser a distribuição de tarifas net para um único subagente na maioria das agências que viraram consolidadoras por acaso.

O subagente manda um print, ou rota e datas. Alguém no seu balcão pesquisa, acha a tarifa, soma um markup de cabeça ou de uma planilha e devolve um preço. O subagente vai até o cliente. O cliente leva uma tarde para decidir. Quando o subagente confirma, a tarifa mudou ou a classe fechou, e o ciclo recomeça. Quando enfim segura, você cria o PNR, corre atrás dos dados de passaporte que o subagente esqueceu, espera uma transferência ou anota a crédito, emite, e devolve o bilhete eletrônico em PDF numa conversa enterrada debaixo de todas as outras do dia.

Cada etapa desse ciclo é uma pessoa. Funciona com um punhado de subagentes que conhecem o seu balcão pelo nome. Deixa de funcionar no momento em que quem toca o processo vira o teto do quanto você consegue distribuir, e esse momento chega bem antes de a companhia deixar de querer lhe dar mais tarifa.

Ele falha de formas específicas e reconhecíveis:

• As cotações envelhecem. Um preço enviado no chat não tem validade, então o subagente repassa ao cliente depois que ele já caiu.
• O markup escorrega. Duas pessoas do seu balcão dão ao mesmo subagente dois preços diferentes para a mesma tarifa, e o subagente percebe antes de você.
• O crédito mora na cabeça de alguém. Quem deve quanto, e quem estourou o limite, fica numa planilha atualizada quando alguém lembra.
• Você não vende enquanto dorme. Subagentes em outro fuso esperam o seu balcão abrir.

A solução não é alguém mais rápido no WhatsApp. É deixar os subagentes pesquisarem e reservarem o seu conteúdo sozinhos, pelo preço que você definiu para eles, dentro de limites que você fixa: um portal B2B para subagentes. Nesta plataforma, isso é uma vitrine que exige login antes da pesquisa, cadastra agências como clientes empresariais com verificação manual se você quiser, e mantém limites de crédito dos subagentes e faturas de acerto como registros de verdade, não numa planilha. O markup é definido no seu próprio painel de administração e aplicado sempre do mesmo jeito, e é aí que some a maior parte do desvio. Como estruturar esse markup é uma decisão à parte.

Um portal não substitui a relação. O subagente cuja família cliente ficou presa num balcão de transfer ainda vai ligar para você. O que ele tira é a parte da relação que sempre foi só digitação.

Exposição a ADM: quanto custa um subagente que usa mal uma tarifa

Esta é a seção que a maioria das agências pula, e é a que decide se valeu a pena montar um negócio de consolidação aérea.

Quando uma companhia audita um bilhete e descobre que foi vendido contra as regras tarifárias, emite um Agency Debit Memo contra o agente sob cuja autoridade ele foi emitido. Não contra o subagente que vendeu. Contra você. O ADM chega semanas ou meses depois da viagem, vem pela liquidação, e recuperar o valor de quem causou o problema é problema seu, supondo que você consiga provar quem foi e que ele ainda lhe deva algo para compensar.

Por trás dos ADMs em tarifas consolidadas raramente há fraude. Há subagentes que nunca leram as regras tarifárias porque ninguém os obrigou:

• Uma tarifa net registrada para um ponto de venda vendida a um passageiro que reserva de outro.
• Uma tarifa por tipo de passageiro (estudante, marítimo, trabalhador) vendida a quem não se enquadra.
• Segmentos casados quebrados para chegar a uma tarifa mais baixa, ou uma ida e volta vendida como dois trechos só de ida.
• Cancelamentos e novas reservas repetidos para segurar lugar, que as companhias rastreiam e cobram.
• Troca de nome ou reemissão fora do que a tarifa permite.

Três coisas limitam o estrago, e nenhuma é exótica. Escreva a recuperação no contrato com o subagente antes do primeiro bilhete, não depois do primeiro ADM. Prenda cada subagente a um limite de crédito aplicado no próprio fluxo de reserva, para que o que ele pode vender na sua conta nunca passe do que você consegue recuperar. E mostre a cada subagente só o conteúdo que você decidiu que ele pode vender: aqui o conteúdo de fornecedores é compartilhado por grupos de fornecedores, não por acordos um a um, então o subagente vê o que o grupo dele libera e nada que você esqueceu de excluir.

Erre nisso e a conta não perdoa. Um único ADM numa reserva familiar de longa distância pode apagar a margem de muitíssimos bilhetes vendidos corretamente, e o gerente de contas da companhia lembra do padrão quando o seu acordo vai para renovação.

Como ser consolidador de passagens aéreas, na ordem certa

Se você se reconheceu no primeiro parágrafo, a ordem importa mais que a ambição.

Formalize os subagentes que você já tem: contrato escrito, prazo de crédito, um contato com nome. Depois leve-os para um portal, antes de acrescentar qualquer um novo, porque cada subagente que você ativa pelo WhatsApp é um que terá de migrar mais tarde. Só então vá às companhias, com um histórico de vendas agora visível e com conteúdo que você consegue mostrar que controla.

É para essa sequência que existe uma conta de consolidador nesta plataforma: uma conta que atua como consolidadora para os seus subagentes, compartilha o conteúdo de fornecedores com a sua rede e pode vender sites white-label às agências que preferem operar com a própria marca em vez da sua. Abra ou não, a ordem vale. As companhias dão tarifas net às agências que parecem controlar para onde essas tarifas vão. O portal é como você parece isso e, mais importante, como de fato passa a ser.