Um portal B2B de viagens para subagentes, ao lado do seu site público

Quase sempre começa no WhatsApp. Um subagente de Campinas manda o print de uma tarifa São Paulo–Dubai e pergunta se você consegue fazer melhor. Você confere, cota, ele confirma, alguém da sua equipe emite, e o pagamento cai três dias depois — talvez. Multiplique por vinte agências e uma semana cheia, e o negócio que você realmente toca é uma fila de conversas com um balcão de emissão atrás. Um portal B2B de viagens para subagentes é a saída dessa fila — mas só se ficar sobre o mesmo inventário do seu site público sem nunca deixar um lado ver o preço do outro.

O artigo inteiro é sobre essa última condição. Colocar agentes atrás de um login é fácil. As decisões de verdade estão em impedir que um viajante encontre o seu preço de net mais um markup pequeno, e em impedir que um agente encontre um preço público menor do que o que você cobra dele.

Por que o login importa mais que o logo

Muita agência trata a tela de acesso como gentileza: o agente ganha uma conta para as reservas dele ficarem agrupadas. O motivo real é contratual.

Boa parte do conteúdo hoteleiro de atacado e das tarifas negociadas é vendida a você com o entendimento de que aquele preço vai para o trade, não para a internet aberta. Alguns contratos dizem isso com todas as letras; outros fazem valer em silêncio, observando quais tarifas aparecem nos metabuscadores públicos e cortando a conta que vazou. Se os seus preços de agência podem ser acessados por qualquer um que digite uma URL, você colocou a relação com o fornecedor em risco por causa de um subagente que emite cinco bilhetes por mês.

Nesta plataforma, uma vitrine pode ser configurada para exigir login antes de qualquer pesquisa, e pode cadastrar clientes empresariais — agências — separados dos viajantes pessoa física, com uma verificação manual opcional antes de a conta da agência ser liberada. Vale ligar essa verificação. É o momento em que você confirma que por trás do cadastro existe uma agência de verdade, e não um concorrente ou um coletor de preços que preencheu um formulário.

Um inventário, dois públicos: o que muda de fato

O inventário é o mesmo. Tudo em volta dele, não. Esta é a parte para imprimir antes de configurar qualquer coisa, porque cada linha é uma decisão que, do contrário, alguém da equipe vai tomar sem querer.

Sobre a segunda linha, gente sensata discorda. Algumas agências mostram o net e deixam o agente pôr o próprio markup em cima; outras mostram um preço único de agência e guardam o net. A segunda é mais segura quando seus agentes também revendem entre si, porque um net que vaza uma vez é um net que toda agência da cidade conhece até sexta-feira.

Markup por agência, sem uma planilha por agência

A versão planilha do preço por agente todo mundo conhece: uma aba por agência, uma coluna por companhia aérea, um colega que lembra quais estão desatualizadas. Funciona até o colega sair de férias.

Aqui as regras de markup se prendem a categorias de escritórios, não a pessoas. Cada agência é um escritório; seus clientes públicos ficam num escritório próprio; uma categoria agrupa os escritórios que devem ter o mesmo preço. Uma regra pode ser restringida por companhia, rota, país, tipo de viagem e datas de reserva ou de viagem, e pode ser percentual ou valor fixo, com campos de comissão e desconto ao lado. Na prática você monta faixas — uma categoria para as agências grandes, uma para as novas, uma para aquela a quem deu tarifa especial numa companhia — e move a agência entre elas em vez de reescrever os preços dela.

A agência que precisa mesmo de preço próprio ganha a própria categoria. Isso deveria ser exceção. Vinte categorias para vinte agências é a planilha de novo, só que mais difícil de ler.

O escritório público também tem suas regras, e é isso que mantém os dois lados separados: um visitante anônimo é precificado como o escritório público; um agente logado, pela categoria do escritório dele. Confira os dois preços para o mesmo voo no mesmo dia antes de convidar alguém. Se o preço de agência sair mais alto que o de varejo, você vai ficar sabendo — pelo agente, no WhatsApp, com print.

Limite de crédito e acerto de contas

Crédito é onde uma operação com subagentes ganha ou perde dinheiro, e é a única coisa que nunca deveria morar numa planilha.

Cada agência tem um limite de crédito. Quando um usuário dela emite um bilhete ou um voucher de hotel, a plataforma reserva o valor contra o crédito disponível antes de pedir a emissão ao fornecedor, e recusa a emissão se não sobrar o suficiente. A reserva é atômica, o que importa mais do que parece: dois funcionários da mesma agência emitindo no mesmo minuto não conseguem passar os dois por baixo de um limite que só cobria um. A retenção é liberada tanto se a emissão der certo quanto se falhar, então um timeout do fornecedor não deixa o crédito do agente congelado.

O acerto roda em faturas. Uma fatura é um retrato mensal por agência e moeda — tarifas, taxas e extras, menos comissão, mais multas, menos reembolsos — e, depois de gerada, fica congelada, para que um reembolso atrasado não reescreva em silêncio um documento que o agente já pagou. Fatura vencida aparece como vencida; você marca como paga quando o dinheiro entra.

Nada disso substitui o julgamento comercial. Quem recebe limite e de quanto, você continua decidindo. O que some é aquele tipo de prejuízo em que o limite existia no papel e ninguém conferiu às duas da tarde de uma quinta-feira.

Quanto custa errar

Três falhas, na ordem em que as agências costumam encontrá-las.

• O net vazado. Preço de agência acessível sem login, ou uma regra pública abaixo de uma faixa de agência. A primeira custa um contrato com fornecedor; a segunda custa a agência, que para de reservar e não diz por quê.
• A agência estourada. Um limite que não foi aplicado na emissão. Os bilhetes são reais, a companhia quer o dinheiro, e a sua cobrança é um telefonema para uma empresa que talvez não atenda mais.
• A agência que saiu e ainda tem login. Mais abaixo, porque é a que todo mundo esquece.

Cada uma sai mais barata de prevenir na configuração do que de resolver na cobrança.

Quando um subagente sai

Agências saem. Vão para o concorrente, fecham, um sócio vai embora levando a carteira de clientes. A pergunta é como fica o acesso delas na manhã seguinte.

Desativar o escritório de uma agência nesta plataforma é um interruptor, não uma exclusão. Ele recusa novos logins de todos os usuários daquele escritório e derruba na hora as sessões que já estão abertas — não quando o token por acaso expirar. As reservas continuam registradas, as faturas continuam registradas, e o que devem continua devido. Se foi mal-entendido, você religa e nada se perdeu.

Faça no dia em que souber, não no dia em que chegar a papelada. Uma agência que decidiu sair e ainda tem linha de crédito ativa é o usuário mais caro do seu sistema. E os viajantes dela não são seus para ligar. Esse foi o combinado no cadastro, e a reputação que você mantém cumprindo isso vale mais do que as poucas reservas que ganharia quebrando.

Por onde começar

A maioria das agências monta primeiro o site público e pendura os agentes depois. Ao contrário é mais fácil: defina as faixas, configure as regras de crédito e só então abra a vitrine pública sabendo como qual escritório ela será precificada. Se você ainda está pesando se vale rodar um motor próprio, os prós e contras estão em white label ou construir o seu; se os seus agentes estão em vários países, leia onde a margem vaza num site multimoeda antes de definir uma única tarifa, sobretudo se você cobra em BRL e compra em dólar.

E se o que você está construindo é uma rede — agências comprando o seu conteúdo com a marca delas, e não só reservando pela sua — isso é uma conta de consolidador, não uma configuração de vitrine. Veja o que uma conta de consolidador inclui, inclusive vender sites white-label para as agências que você já abastece.