Slik fordeler du nettopriser til underagenter uten WhatsApp

Mandag morgen går prislisten ut: en PDF eller et skjermbilde av et regneark, sluppet inn i en WhatsApp-gruppe med noen dusin underagenter. Mandag ettermiddag har to av prisene allerede endret seg hos flyselskapet, én agent har sendt listen videre til en bedriftskunde «så de ser prisen», og noen i Bergen lurer på om prisen til Bangkok fortsatt inkluderer den andre kofferten. Slik fordeler de fleste konsolidatorer fortsatt nettopriser til underagenter, og det fungerer helt fram til uken da det koster mer enn det tjener.

Denne teksten handler om å flytte fordelingen bort fra meldinger og inn i et system som håndhever dine egne regler: hvem som ser hvilken pris, på hvilket nivå og mot hvor mye kreditt. Ikke fordi programvare er i vinden, men fordi hver av de tre feilene nedenfor havner på din BSP-oppgjørsrapport, ikke på underagentens.

Tre ting som går galt når priser reiser som meldinger

Ingen av dem ser dramatiske ut den dagen de skjer. Det er nettopp problemet.

Prisen er allerede utdatert

En nettopris er et øyeblikksbilde av en beholdning som hele tiden flytter seg. I det øyeblikket den forlater systemet ditt som et bilde, slutter den å oppdateres. Underagenten tilbyr den til en familie på tirsdag, familien betaler på onsdag, og bookingklassen den bygde på stengte allerede mandag kveld. Nå kan du enten prise om og miste agentens velvilje, eller holde prisen og ta mellomlegget selv. Agenter lærer fort hvilken konsolidator som holder gamle lister, og sender de vanskeligste bestillingene sine dit.

Nettoen din lekker

En prisliste vet ikke hvem som leser den. Videresendt én gang når den en privatkunde som nå vet nøyaktig hva agenten betaler; videresendt to ganger når den en konkurrerende konsolidator som nå vet nøyaktig hva du betaler. Ingenting av det kan tas tilbake. Agentens margin på den kunden faller sammen, og posisjonen din i neste samtale med flyselskapet er svakere enn før.

Det finnes ikke noe revisjonsspor

Når en ADM kommer for brudd på prisreglene, er første spørsmål hvem som solgte hva, på hvilke vilkår og når. Hvis svaret ligger i en chathistorikk spredt over tre ansattes telefoner, setter du det sammen fra skjermbilder mens fristen løper. Det samme gjelder når en agent bestrider en faktura: ditt ord, deres ord og en talemelding.

Legg det sammen, og kostnaden ved å gjøre feil er ikke en programvarepost. Det er ADM-ene du ikke kan sende videre fordi du ikke kan bevise hvem som utstedte under hvilken regel, prisforskjellene fra gamle lister du svelger for å beholde gode agenter, og forhandlingene med flyselskaper du svekker fordi nettoen din sirkulerer åpent.

Fordele nettopriser til underagenter med regler, ikke meldinger

Alternativet er lite glamorøst: en portal der hver underagent logger inn, søker live og ser prisen du har bestemt at de skal se. Prisen er aldri et dokument, så den kan verken bli utdatert eller videresendes. Den er et resultat, beregnet på nytt ved hvert søk, med ditt påslag og etter dine regler.

På denne plattformen åpnes en konsolidatorkonto fra konsolidatorsiden, og den ene kontoen kan opptre som konsolidator, dele leverandørinnholdet sitt med et nettverk og selge white-label-nettsteder til byråer som vil ha sitt eget merkenavn. Underagenter registreres som bedriftskunder, med valgfri manuell verifisering, og bookingsiden kan kreve innlogging før noen søker, slik at en pris aldri vises for noen du ikke har godkjent. For hvordan en slik portal står ved siden av et offentlig nettsted, se den egne teksten om en B2B-reiseportal for underagenter.

Synlighet og prising per agent

Ikke alle agenter skal se alt. En ny agent i sin første måned trenger ikke dine beste avtalte hotellpriser; en agent med høyt volum i Oslo bør trolig ikke betale samme påslag som en som utsteder én billett annenhver uke. En portal er bare en forbedring over WhatsApp hvis den lar deg bygge inn disse forskjellene i stedet for å jevne dem ut.

Synligheten går her gjennom leverandørgrupper heller enn én-til-én-avtaler: en tenant ser leverandørene gruppene dens gir den, og ingenting annet. Det er spaken for hvem som ser hva. Prising er den andre spaken, og det er der en konsolidator bør bruke mesteparten av tenketiden sin, fordi påslagslogikk som er lett å forklare en agent, er logikk som tåler at agenten sammenligner deg med noen andre. Detaljene står i vår tekst om påslagsstrategi; kortversjonen er denne tabellen.

Den siste raden er den folk krangler om, og med god grunn. En god WhatsApp-desk slår enhver portal for agenten som vil ha et menneske til å tenke gjennom en kronglete ruting. Behold desken for dem. Flytt den rutinemessige utstedelsen Oslo–Dubai bort fra den.

Kredittkontroll er en del av distribusjonen, ikke noe etterpå

De fleste konsolidatorer behandler kreditt som et regnskapsproblem: agenten booker, fakturaen går ut, og noen purrer ved månedsslutt. Den rekkefølgen er bak fram. Hver billett du lar en agent utstede på kreditt, er et lite lån, og beslutningen om det tas i utstedelsesøyeblikket, ikke når regnskap åpner regnearket.

Grensen må derfor bo der bestillingen skjer. På denne plattformen er kredittgrenser for underagenter og oppgjørsfakturering innebygde funksjoner, ikke regneark: grensen tilhører agenten, og oppgjøret ligger i det samme systemet agenten booket i. Når distribusjon og kreditt deler ett system, har spørsmålet «kan denne agenten utstede denne billetten akkurat nå?» et svar før billetten finnes, i stedet for en telefon etterpå.

Det endrer også samtalen med agenten. «Grensen din er nådd; betal den åpne fakturaen, så kan du utstede igjen» er en regel de kan se. «Regnskap sier nei» er et nag.

Det du beholder kontrollen over

Å gå over til en portal bør ikke bety at du gir fra deg den kommersielle dømmekraften din til en leverandør. Før du melder deg på noe, også dette, sjekk at du fortsatt eier følgende:

• Hvilke agenter som finnes. Du bestemmer om hver av dem verifiseres manuelt før sitt første søk.
• Hva hver gruppe kan se. Leverandører og innhold tildeles gjennom grupper, de slås ikke på for alle.
• Påslaget ditt. Satt av deg, i ditt eget adminpanel, ved siden av dine egne bestillinger, kunder og rapporter.
• Hvem i staben din som kan endre noe av dette. Rollebaserte tillatelser, slik at den som utsteder billetter ikke automatisk er den som endrer påslagene.
• Kreditt. En grense per agent og oppgjørsfakturering som ikke bor i et regneark.
• Relasjonen. Hvis en agent senere vil ha sitt eget nettsted under eget merkenavn, skal det være noe du selger dem, ikke en grunn til å forlate deg.

Det siste punktet er lett å overse. Agentene som mest sannsynlig vokser ut av en gruppechat, er de beste du har, og i det øyeblikket de vil ha et offentlig nettsted, begynner de å snakke med plattformer. Kan du sette det opp for dem, under deres merkenavn og på ditt innhold, blir de i nettverket ditt.

Hvor du starter

Ikke flytt alle agentene på én uke. Velg de få som booker mest, godkjenn dem på portalen, og kjør den side om side med WhatsApp-gruppen en stund. Legg merke til hva de fortsatt ber gruppen om: den listen er nøyaktig det reglene dine ennå ikke dekker. Hvis du fortsatt jobber med selve forretningsmodellen, dekker hvordan bli flykonsolidator steget før dette; er du forbi det, er konsolidatorkontoen der portalen begynner.