Cara mendistribusikan tarif net ke subagen tanpa WhatsApp
Senin pagi daftar tarif dikirim: sebuah PDF, atau tangkapan layar spreadsheet, dilempar ke grup WhatsApp berisi puluhan subagen. Senin sore dua tarif di dalamnya sudah berubah di maskapai, seorang agen sudah meneruskan daftar itu ke klien korporat "supaya mereka bisa lihat harganya", dan seseorang di Surabaya bertanya apakah tarif Jeddah masih termasuk bagasi kedua. Begitulah sebagian besar konsolidator masih mendistribusikan tarif net ke subagen, dan cara itu berjalan baik sampai minggu ketika biayanya lebih besar daripada hasilnya.
Tulisan ini tentang memindahkan distribusi itu dari pesan ke sistem yang menegakkan aturan Anda sendiri: siapa melihat tarif mana, dengan harga berapa, dan dengan kredit sebesar apa. Bukan karena perangkat lunak sedang tren, tetapi karena masing-masing dari tiga kegagalan di bawah ini mendarat di laporan BSP Anda, bukan di laporan subagen.
Tiga hal yang salah ketika tarif berpindah lewat pesan
Tidak satu pun terasa dramatis pada hari kejadiannya. Justru di situlah masalahnya.
Tarifnya sudah basi
Tarif net adalah potret posisi inventaris yang terus bergerak. Begitu keluar dari sistem Anda dalam bentuk gambar, ia berhenti diperbarui. Subagen menawarkannya kepada sebuah keluarga pada hari Selasa, keluarga itu membayar hari Rabu, dan kelas pemesanan yang menjadi dasarnya sudah tutup Senin malam. Sekarang Anda harus memilih: menghitung ulang harga dan kehilangan kepercayaan agen, atau tetap menghormatinya dan menanggung selisihnya sendiri. Agen cepat belajar konsolidator mana yang menghormati daftar tarif basi, dan ke sanalah mereka mengirim pemesanan tersulit.
Harga net Anda bocor
Daftar tarif tidak tahu siapa yang membacanya. Diteruskan sekali, ia sampai ke pelanggan ritel yang kini tahu persis berapa yang dibayar agen; diteruskan dua kali, ia sampai ke konsolidator pesaing yang kini tahu persis berapa yang Anda bayar. Keduanya tidak bisa ditarik kembali. Margin agen pada klien itu runtuh, dan posisi Anda dalam negosiasi berikutnya dengan maskapai lebih lemah dari sebelumnya.
Tidak ada jejak audit
Ketika ADM datang karena pelanggaran aturan tarif, pertanyaan pertama adalah siapa menjual apa, dengan syarat apa, pada jam berapa. Jika jawabannya tersebar di riwayat chat di ponsel tiga staf, Anda menyusunnya kembali dari tangkapan layar sementara tenggat terus berjalan. Hal yang sama terjadi ketika agen membantah tagihan: kata Anda, kata mereka, dan sebuah pesan suara.
Jumlahkan semuanya, dan biaya kesalahan di sini bukan satu baris anggaran perangkat lunak. Biayanya adalah ADM yang tidak bisa Anda teruskan karena tidak bisa membuktikan siapa yang menerbitkan tiket dengan aturan apa, selisih tarif basi yang Anda tanggung demi mempertahankan agen yang baik, dan negosiasi maskapai yang Anda lemahkan sendiri karena harga net Anda beredar di publik.
Distribusikan tarif net ke subagen lewat aturan, bukan pesan
Alternatifnya tidak glamor: sebuah portal tempat setiap subagen masuk, mencari secara langsung, dan melihat harga yang memang Anda tetapkan untuk mereka. Tarif tidak pernah menjadi dokumen, sehingga tidak bisa basi atau diteruskan. Tarif adalah hasil pencarian, dihitung ulang setiap kali dicari, dengan markup dan aturan Anda.
Di platform ini, akun konsolidator dibuka dari halaman konsolidator, dan satu akun itu dapat bertindak sebagai konsolidator, membagikan konten pemasoknya ke sebuah jaringan, dan menjual situs white-label kepada agensi yang menginginkan merek sendiri. Subagen didaftarkan sebagai pelanggan bisnis, dengan verifikasi manual opsional, dan storefront dapat mewajibkan login sebelum siapa pun mencari, sehingga tarif tidak pernah terlihat oleh orang yang belum Anda setujui. Untuk gambaran lebih luas tentang bagaimana portal itu berdampingan dengan situs publik, baca tulisan terpisah tentang portal B2B perjalanan untuk subagen.
Visibilitas dan harga per agen
Tidak setiap agen perlu melihat semuanya. Agen baru di bulan pertamanya tidak perlu tarif hotel kontrak terbaik Anda; agen bervolume tinggi di Medan barangkali tidak seharusnya membayar markup yang sama dengan agen yang menerbitkan tiket dua minggu sekali. Portal hanya lebih baik daripada WhatsApp jika memungkinkan Anda menuliskan perbedaan itu menjadi aturan, bukan meratakannya.
Visibilitas di sini berjalan lewat grup pemasok, bukan kesepakatan satu per satu: sebuah tenant melihat pemasok yang diberikan grupnya, dan tidak ada yang lain. Itulah tuas untuk menentukan siapa melihat apa. Harga adalah tuas kedua, dan di sinilah konsolidator sebaiknya menghabiskan sebagian besar waktu berpikirnya, karena logika markup yang mudah dijelaskan kepada agen adalah logika yang bertahan saat agen membandingkan Anda dengan pihak lain. Rinciannya ada di tulisan kami tentang strategi markup; versi singkatnya adalah tabel ini.
| Pertanyaan | Daftar tarif di grup chat | Portal dengan aturan Anda |
|---|---|---|
| Siapa yang bisa melihat tarif | Siapa saja yang dijangkau daftar itu | Hanya agen yang Anda setujui, setelah login |
| Seberapa segar harganya | Sesegar saat daftar dibuat | Sesegar saat pencarian |
| Syarat berbeda untuk agen berbeda | Daftar terpisah, dikelola manual | Diatur sekali, diterapkan di setiap pencarian |
| Bukti apa yang dijual, dan kepada siapa | Riwayat chat | Catatan pemesanan per agen |
| Menambah agen baru | Satu anggota lagi di grup | Persetujuan yang Anda kendalikan |
| Penawaran di hari Minggu yang sepi | Cepat, kalau ada yang menjawab | Cepat, ada atau tidak ada yang menjawab |
| Itinerari multi-kota yang rumit | Dipikirkan oleh seseorang | Sering kali masih butuh orang itu |
Baris terakhir itulah yang sering diperdebatkan, dan wajar. Meja layanan WhatsApp yang bagus mengalahkan portal mana pun bagi agen yang ingin seseorang memikirkan rute yang rumit. Pertahankan meja itu untuk kasus seperti itu. Pindahkan penerbitan rutin Jakarta–Jeddah darinya.
Kontrol kredit adalah bagian dari distribusi, bukan urusan sesudahnya
Sebagian besar konsolidator memperlakukan kredit sebagai urusan akuntansi: agen memesan, tagihan dikirim, dan seseorang menagih di akhir bulan. Urutan itu terbalik. Setiap tiket yang Anda izinkan diterbitkan agen secara kredit adalah pinjaman kecil, dan keputusan memberikannya diambil saat tiket diterbitkan, bukan saat bagian keuangan membuka spreadsheet.
Jadi limitnya harus berada di tempat pemesanan terjadi. Di platform ini, limit kredit subagen dan tagihan settlement adalah fitur inti, bukan spreadsheet: limit melekat pada agen, dan settlement berada di sistem yang sama tempat agen memesan. Ketika distribusi dan kredit berbagi satu sistem, pertanyaan "bolehkah agen ini menerbitkan tiket ini sekarang?" sudah punya jawaban sebelum tiketnya ada, bukan lewat telepon sesudahnya.
Percakapan dengan agen pun berubah. "Limit Anda sudah tercapai; lunasi tagihan yang terbuka dan Anda bisa menerbitkan lagi" adalah aturan yang bisa mereka lihat. "Kata bagian keuangan tidak boleh" adalah sumber dendam.
Apa yang tetap Anda kendalikan
Pindah ke portal tidak berarti menyerahkan penilaian bisnis Anda kepada vendor. Sebelum mendaftar ke layanan apa pun, termasuk yang ini, pastikan Anda masih memegang hal-hal berikut:
- Agen mana yang ada. Anda yang memutuskan apakah setiap agen diverifikasi manual sebelum pencarian pertamanya.
- Apa yang bisa dilihat tiap grup. Pemasok dan konten diberikan lewat grup, tidak dinyalakan untuk semua orang.
- Markup Anda. Ditetapkan oleh Anda, di panel admin Anda sendiri, di samping pemesanan, pelanggan, dan laporan Anda.
- Siapa di tim Anda yang boleh mengubahnya. Izin berbasis peran, sehingga orang yang menerbitkan tiket tidak otomatis menjadi orang yang mengubah markup.
- Kredit. Limit per agen, dan tagihan settlement yang tidak hidup di spreadsheet.
- Hubungannya. Jika suatu hari agen menginginkan situs bermerek sendiri, itu seharusnya produk yang Anda jual kepadanya, bukan alasan untuk meninggalkan Anda.
Poin terakhir mudah terlewat. Agen yang paling cepat melampaui grup chat adalah agen terbaik Anda, dan begitu mereka menginginkan situs publik, mereka mulai berbicara dengan platform lain. Jika Anda bisa menyiapkannya untuk mereka, dengan merek mereka dan di atas konten Anda, mereka tetap berada di jaringan Anda.
Dari mana memulai
Jangan pindahkan semua agen dalam satu minggu. Pilih segelintir agen yang paling banyak memesan, setujui mereka di portal, dan jalankan portal itu berdampingan dengan grup WhatsApp untuk sementara. Perhatikan apa yang masih mereka minta di grup: daftar itulah persis yang belum dicakup aturan Anda. Jika Anda masih memikirkan model bisnisnya sendiri, cara menjadi konsolidator tiket pesawat membahas langkah sebelum ini; jika sudah melewatinya, akun konsolidator adalah titik awal portal.