Portal B2B perjalanan untuk subagen, di samping situs publik Anda

Biasanya dimulai di WhatsApp. Seorang subagen di Surabaya mengirim tangkapan layar tiket Surabaya–Jeddah dan bertanya apakah Anda bisa memberi harga lebih baik. Anda cek, Anda kirim penawaran, dia setuju, seseorang di tim Anda menerbitkan tiketnya, dan pembayarannya datang tiga hari kemudian — mungkin. Kalikan dengan dua puluh agen dan satu minggu yang sibuk, dan bisnis yang sebenarnya Anda jalankan adalah antrean chat dengan meja ticketing di belakangnya. Portal B2B perjalanan untuk subagen adalah jalan keluar dari antrean itu — tetapi hanya jika portal itu berdiri di atas inventaris yang sama dengan situs publik Anda, tanpa pernah membiarkan keduanya melihat harga satu sama lain.

Syarat terakhir itulah inti seluruh artikel ini. Menaruh agen di balik login itu mudah. Mencegah wisatawan menemukan harga net-plus-markup-tipis Anda, dan mencegah agen menemukan harga publik yang lebih rendah dari harga yang Anda tagihkan kepadanya — di situlah keputusan desain yang sesungguhnya.

Kenapa login lebih penting daripada logo

Banyak agen travel memperlakukan halaman login sebagai sopan santun: agen diberi akun supaya booking mereka terkumpul di satu tempat. Alasan sebenarnya bersifat kontraktual.

Banyak konten hotel grosir dan banyak tarif hasil negosiasi dijual kepada Anda dengan pengertian bahwa harganya untuk kalangan trade, bukan untuk web terbuka. Ada kontrak yang menyebutnya terang-terangan; ada juga yang menegakkannya diam-diam, dengan memantau tarif mana yang muncul di metasearch publik lalu memutus akun yang membocorkannya. Kalau harga agen Anda bisa dijangkau siapa saja yang mengetik sebuah URL, Anda mempertaruhkan hubungan dengan supplier demi subagen yang menjual lima tiket sebulan.

Di platform ini, sebuah storefront bisa diatur agar mewajibkan login sebelum pencarian apa pun berjalan, dan pelanggan bisnis — agen travel — bisa didaftarkan terpisah dari wisatawan perorangan, dengan pemeriksaan manual opsional sebelum akun agen aktif. Pemeriksaan itu layak dinyalakan. Itulah saatnya Anda memastikan bahwa di balik pendaftaran ada agen travel sungguhan, bukan pesaing atau pengumpul harga yang sekadar mengisi formulir.

Satu inventaris, dua audiens: apa yang benar-benar berbeda

Inventarisnya sama. Semua yang ada di sekitarnya tidak. Bagian ini layak dicetak sebelum Anda mengatur apa pun, karena setiap barisnya adalah keputusan yang kalau tidak, akan diambil seseorang di tim Anda secara kebetulan.

Soal baris kedua, orang yang masuk akal pun bisa berbeda pendapat. Sebagian agen travel menampilkan harga net kepada agen dan membiarkan mereka menambah markup sendiri; yang lain menampilkan satu harga agen dan menyimpan net-nya. Cara kedua lebih aman kalau agen-agen Anda juga saling menjual, karena harga net yang bocor sekali akan diketahui semua agen di kota itu sebelum hari Jumat.

Markup per agen, tanpa satu spreadsheet per agen

Versi spreadsheet dari harga per agen sudah akrab: satu tab per agen, satu kolom per maskapai, dan satu rekan kerja yang ingat mana yang sudah kedaluwarsa. Semuanya jalan sampai rekan itu cuti.

Di sini aturan markup tidak menempel pada orang, melainkan pada kategori kantor. Setiap agen travel adalah sebuah kantor; pelanggan publik Anda berada di kantor tersendiri; sebuah kategori mengelompokkan kantor-kantor yang harganya harus sama. Satu aturan bisa dipersempit menurut maskapai, rute, negara, jenis perjalanan, serta tanggal booking atau tanggal berangkat, bisa berupa persentase atau nominal tetap, dengan kolom komisi dan diskon di sampingnya. Jadi dalam praktik Anda membangun tingkatan — satu kategori untuk agen besar, satu untuk agen baru, satu untuk agen yang Anda beri tarif khusus di satu maskapai — lalu memindahkan agen antarkategori alih-alih menulis ulang harganya.

Agen yang benar-benar butuh harga sendiri mendapat kategori sendiri. Itu harus jadi pengecualian. Dua puluh kategori untuk dua puluh agen hanyalah spreadsheet lagi, cuma lebih sulit dibaca.

Kantor publik juga punya aturannya sendiri, dan justru itulah yang menjaga kedua sisi tetap terpisah: pengunjung anonim dihargai sebagai kantor publik, agen yang login dihargai menurut kategori kantornya. Bandingkan kedua harga untuk penerbangan yang sama di hari yang sama sebelum Anda mengundang siapa pun. Kalau harga agen pernah lebih tinggi dari harga ritel, Anda akan tahu — dari agennya, lewat WhatsApp, lengkap dengan tangkapan layar.

Limit kredit dan penagihan

Kredit adalah tempat operasi subagen menghasilkan atau kehilangan uang, dan itulah satu hal yang tidak boleh tinggal di spreadsheet.

Setiap agen travel punya limit kredit. Ketika salah satu penggunanya menerbitkan tiket atau voucher hotel, platform lebih dulu memesan jumlah itu dari kredit yang tersedia sebelum meminta supplier menerbitkan, dan menolak penerbitan jika sisa kredit tidak cukup. Pemesanan itu bersifat atomik, dan ini lebih penting daripada kedengarannya: dua staf dari agen yang sama yang menerbitkan pada menit yang sama tidak bisa sama-sama lolos di bawah limit yang hanya cukup untuk salah satunya. Blokir itu dilepas baik penerbitan berhasil maupun gagal, sehingga timeout dari supplier tidak membuat kredit agen terkunci.

Penagihan berjalan lewat invoice. Invoice adalah potret bulanan per agen dan per mata uang — tarif, pajak dan tambahan, dikurangi komisi, ditambah penalti, dikurangi refund — dan setelah dibuat, invoice itu dibekukan, sehingga refund yang terlambat tidak diam-diam mengubah dokumen yang sudah dibayar agen. Invoice yang lewat jatuh tempo tampil sebagai terlambat; Anda menandainya lunas saat uangnya masuk.

Semua ini tidak menggantikan penilaian komersial. Anda tetap yang memutuskan siapa mendapat limit dan seberapa besar. Yang hilang adalah jenis kerugian ketika limit hanya ada di atas kertas dan tidak ada yang mengeceknya pada Kamis pukul dua siang.

Harga sebuah kesalahan

Tiga kegagalan, sesuai urutan yang biasanya ditemui agen travel.

• Harga net yang bocor. Harga agen bisa dijangkau tanpa login, atau aturan publik memotong harga tingkat agen. Yang pertama merugikan Anda satu kontrak supplier; yang kedua merugikan Anda seorang agen, yang berhenti booking tanpa bilang alasannya.
• Agen yang melewati limit. Limit yang tidak ditegakkan saat penerbitan. Tiketnya nyata, maskapai menagih uangnya, dan upaya penagihan Anda tinggal satu telepon ke perusahaan yang mungkin tidak lagi mengangkat.
• Agen yang sudah pergi tapi masih punya login. Dibahas di bawah, karena inilah yang paling sering dilupakan.

Masing-masing lebih murah dicegah lewat pengaturan daripada diperbaiki lewat penagihan.

Ketika subagen pergi

Agen datang dan pergi. Mereka pindah ke pesaing, tutup, atau seorang mitra keluar membawa daftar klien. Pertanyaannya: seperti apa akses mereka keesokan paginya?

Menonaktifkan kantor seorang agen di platform ini adalah sakelar, bukan penghapusan. Login baru untuk semua pengguna di kantor itu ditolak dan sesi yang sedang terbuka diputus seketika — bukan menunggu token kebetulan kedaluwarsa. Booking mereka tetap tercatat, invoice mereka tetap tercatat, dan utang mereka tetap utang. Kalau ternyata salah paham, Anda nyalakan lagi dan tidak ada yang hilang.

Lakukan pada hari Anda mendengar kabarnya, bukan pada hari dokumennya tiba. Agen yang sudah memutuskan pergi dan masih memegang jalur kredit aktif adalah pengguna paling mahal di sistem Anda. Dan wisatawan mereka bukan milik Anda untuk dihubungi. Itulah kesepakatannya waktu mereka mendaftar, dan reputasi yang Anda jaga dengan menepatinya bernilai lebih dari segelintir booking yang mungkin Anda dapat dengan melanggarnya.

Mulai dari mana

Kebanyakan agen travel membangun situs publik dulu dan menempelkan agen belakangan. Justru lebih mudah jika dibalik: tentukan tingkatannya, atur aturan kredit, lalu buka storefront publik dengan tahu persis sebagai kantor mana ia menetapkan harga. Kalau Anda masih menimbang apakah perlu menjalankan mesin sendiri, pertimbangannya dijabarkan di white label atau membangun booking engine sendiri; kalau agen Anda tersebar di beberapa negara, baca di mana margin bocor pada situs multi mata uang sebelum Anda menetapkan satu tarif pun.

Dan kalau yang sebenarnya Anda bangun adalah jaringan — agen travel yang membeli konten Anda di bawah merek mereka sendiri, bukan sekadar booking lewat merek Anda — itu adalah akun konsolidator, bukan pengaturan storefront. Inilah cakupan akun konsolidator, termasuk menjual situs white-label kepada agen travel yang sudah Anda pasok.