WhatsApp के बिना सब एजेंट को नेट फेयर कैसे बांटें

सोमवार सुबह फेयर शीट निकलती है: एक PDF या Excel का स्क्रीनशॉट, जो कुछ दर्जन सब एजेंट वाले WhatsApp ग्रुप में डाल दिया जाता है। दोपहर तक उनमें से दो फेयर एयरलाइन पर बदल चुके होते हैं, एक एजेंट ने शीट किसी कॉर्पोरेट क्लाइंट को "ताकि वह कीमत देख ले" फॉरवर्ड कर दी होती है, और लखनऊ से कोई पूछ रहा होता है कि दुबई वाले फेयर में दूसरा बैग अब भी शामिल है या नहीं। ज़्यादातर कंसोलिडेटर आज भी सब एजेंट को नेट फेयर इसी तरह बांटते हैं, और यह तब तक चलता है जब तक कोई हफ्ता ऐसा न आए जिसमें यह कमाई से ज़्यादा खर्च करा दे।

यह लेख इस बारे में है कि डिस्ट्रीब्यूशन को मैसेज से निकालकर ऐसे सिस्टम में कैसे ले जाएं जो आपके अपने नियम लागू करे: कौन सा फेयर कौन देखेगा, किस मार्कअप पर, और कितने क्रेडिट तक। इसलिए नहीं कि सॉफ्टवेयर फैशन में है, बल्कि इसलिए कि नीचे की तीनों गलतियां सब एजेंट के नहीं, आपके BSP स्टेटमेंट पर आती हैं।

जब फेयर मैसेज से चलते हैं, तो तीन चीज़ें बिगड़ती हैं

जिस दिन ये होती हैं, उस दिन इनमें से कोई भी बड़ी नहीं लगती। दिक्कत यही है।

फेयर पहले ही पुराना हो चुका होता है

नेट फेयर एक ऐसी इन्वेंटरी की तस्वीर है जो लगातार बदलती रहती है। जैसे ही वह आपके सिस्टम से इमेज बनकर निकलता है, उसका अपडेट होना बंद हो जाता है। सब एजेंट मंगलवार को किसी परिवार को कोट करता है, परिवार बुधवार को पेमेंट करता है, और जिस बुकिंग क्लास पर वह फेयर बना था वह सोमवार रात ही बंद हो चुकी थी। अब या तो आप दोबारा प्राइस करें और एजेंट का भरोसा खोएं, या पुराना फेयर निभाएं और फर्क खुद भरें। एजेंट जल्दी सीख जाते हैं कि कौन सा कंसोलिडेटर पुरानी शीट निभाता है, और अपनी सबसे मुश्किल बुकिंग उसी को भेजते हैं।

आपका नेट लीक होता है

फेयर शीट नहीं जानती कि उसे कौन पढ़ रहा है। एक बार फॉरवर्ड हुई तो किसी आम ग्राहक तक पहुंच गई, जिसे अब ठीक-ठीक पता है कि एजेंट क्या देता है; दो बार फॉरवर्ड हुई तो किसी प्रतिद्वंद्वी कंसोलिडेटर तक, जिसे अब ठीक-ठीक पता है कि आप क्या देते हैं। इनमें से कुछ भी वापस नहीं आता। उस ग्राहक पर एजेंट का मार्जिन खत्म हो जाता है, और एयरलाइन से अगली बातचीत में आपकी स्थिति कमज़ोर हो जाती है।

कोई ऑडिट ट्रेल नहीं होता

फेयर रूल तोड़ने पर जब ADM आता है, तो पहला सवाल होता है: किसने, किन शर्तों पर, किस समय क्या बेचा? अगर जवाब तीन स्टाफ फोन की चैट हिस्ट्री में बिखरा है, तो डेडलाइन चलते-चलते आप स्क्रीनशॉट से उसे जोड़ रहे होते हैं। जब कोई एजेंट इनवॉइस पर विवाद करता है तब भी यही हाल होता है: आपकी बात, उसकी बात, और एक वॉइस नोट।

सब जोड़ें तो गलती की कीमत कोई सॉफ्टवेयर खर्च नहीं है। यह वे ADM हैं जिन्हें आप आगे नहीं डाल सकते क्योंकि साबित नहीं कर सकते कि किसने किस नियम पर टिकट जारी किया; पुराने फेयर के वे फर्क जो अच्छे एजेंट बनाए रखने के लिए आप खुद झेलते हैं; और एयरलाइन से वे मोलभाव जो इसलिए कमज़ोर पड़ते हैं क्योंकि आपका नेट बाज़ार में घूम रहा है।

सब एजेंट को नेट फेयर नियमों से बांटें, मैसेज से नहीं

विकल्प दिखावटी नहीं है: एक पोर्टल, जिसमें हर सब एजेंट लॉग-इन करता है, लाइव सर्च करता है और वही कीमत देखता है जो आपने उसके लिए तय की है। फेयर कभी डॉक्यूमेंट नहीं बनता, इसलिए न पुराना होता है न फॉरवर्ड होता है। वह एक नतीजा है, जो हर सर्च पर आपके मार्कअप और नियमों के हिसाब से दोबारा गिना जाता है।

इस प्लेटफॉर्म पर कंसोलिडेटर अकाउंट कंसोलिडेटर पेज से खुलता है, और वही एक अकाउंट कंसोलिडेटर की तरह काम कर सकता है, अपने सप्लायर कंटेंट को नेटवर्क के साथ शेयर कर सकता है, और उन एजेंसियों को व्हाइट लेबल साइट बेच सकता है जिन्हें अपना ब्रांड चाहिए। सब एजेंट बिज़नेस कस्टमर के रूप में रजिस्टर होते हैं, वैकल्पिक मैनुअल वेरिफिकेशन के साथ, और साइट सर्च से पहले लॉग-इन ज़रूरी कर सकती है, ताकि जिसे आपने मंज़ूरी नहीं दी वह कोई फेयर न देखे। यह पोर्टल पब्लिक साइट के साथ कैसे चलता है, इसके लिए हमारा लेख सब एजेंट के लिए B2B ट्रैवल पोर्टल देखें।

हर एजेंट के लिए अलग दृश्यता और कीमत

हर एजेंट को सब कुछ नहीं दिखना चाहिए। पहले महीने वाले नए एजेंट को आपके सबसे अच्छे कॉन्ट्रैक्टेड होटल रेट की ज़रूरत नहीं; अहमदाबाद का बड़ा वॉल्यूम वाला एजेंट शायद उसी मार्कअप पर नहीं होना चाहिए जिस पर हर दो हफ्ते में एक टिकट काटने वाला एजेंट है। पोर्टल WhatsApp से तभी बेहतर है जब वह इन फर्कों को बराबर करने की बजाय नियमों में लिखने दे।

यहां दृश्यता एक-एक डील से नहीं, सप्लायर ग्रुप से चलती है: हर अकाउंट वही सप्लायर देखता है जो उसके ग्रुप उसे देते हैं, और कुछ नहीं। "कौन क्या देखेगा" का लीवर यही है। कीमत दूसरा लीवर है, और कंसोलिडेटर का सबसे ज़्यादा सोचने का समय यहीं जाना चाहिए, क्योंकि जो मार्कअप लॉजिक एजेंट को आसानी से समझाया जा सके, वही तब टिकता है जब एजेंट आपकी तुलना किसी और से करता है। विस्तार मार्कअप रणनीति वाले हमारे लेख में है; छोटा रूप यह टेबल है।

आखिरी पंक्ति पर लोग बहस करते हैं, और सही करते हैं। जब एजेंट चाहता है कि कोई इंसान उलझी हुई रूटिंग पर सोचे, तो एक अच्छा WhatsApp डेस्क किसी भी पोर्टल से बेहतर है। डेस्क उन मामलों के लिए रखें। दिल्ली–दुबई जैसी रोज़ की टिकटिंग को वहां से हटा दें।

क्रेडिट कंट्रोल डिस्ट्रीब्यूशन का हिस्सा है, उसके बाद की चीज़ नहीं

ज़्यादातर कंसोलिडेटर क्रेडिट को अकाउंटिंग का मामला मानते हैं: एजेंट बुक करता है, इनवॉइस जाता है, और महीने के आखिर में कोई वसूली के पीछे भागता है। यह क्रम उल्टा है। एजेंट क्रेडिट पर जो भी टिकट जारी करता है, वह एक छोटा कर्ज़ है, और यह कर्ज़ देने का फैसला टिकट जारी होने के पल होता है, तब नहीं जब अकाउंट्स अपनी शीट खोलता है।

इसलिए लिमिट वहीं रहनी चाहिए जहां बुकिंग होती है। इस प्लेटफॉर्म पर सब एजेंट क्रेडिट लिमिट और सेटलमेंट इनवॉइसिंग सिस्टम की बुनियादी चीज़ें हैं, स्प्रेडशीट नहीं: लिमिट एजेंट से जुड़ी है, और सेटलमेंट उसी सिस्टम में है जिसमें एजेंट ने बुक किया। जब डिस्ट्रीब्यूशन और क्रेडिट एक ही सिस्टम में हों, तो "क्या यह एजेंट अभी यह टिकट जारी कर सकता है?" का जवाब टिकट बनने से पहले मिल जाता है, बाद में फोन कॉल से नहीं।

एजेंट से बातचीत भी बदलती है। "आपकी लिमिट पूरी हो गई है; खुला इनवॉइस चुकाइए, फिर दोबारा टिकट जारी कर सकते हैं" एक नियम है जो उसे दिखता है। "अकाउंट्स ने मना किया" एक शिकायत बन जाती है।

क्या आपके हाथ में रहना चाहिए

पोर्टल पर जाने का मतलब अपना व्यावसायिक फैसला किसी वेंडर को सौंपना नहीं होना चाहिए। किसी भी चीज़ के लिए साइन-अप करने से पहले, इसमें यह प्लेटफॉर्म भी शामिल है, जांच लें कि ये चीज़ें अब भी आपकी हैं:

• कौन से एजेंट हैं। हर एजेंट की पहली सर्च से पहले मैनुअल वेरिफिकेशन होगा या नहीं, यह आप तय करते हैं।
• हर ग्रुप क्या देखता है। सप्लायर और कंटेंट ग्रुप के ज़रिए दिए जाते हैं, सबके लिए चालू नहीं होते।
• आपका मार्कअप। आप खुद तय करते हैं, अपने एडमिन पैनल में, अपनी बुकिंग, ग्राहकों और रिपोर्ट के साथ।
• टीम में कौन क्या बदल सकता है। रोल के हिसाब से अनुमतियां, ताकि टिकट जारी करने वाला अपने-आप मार्कअप बदलने वाला न बन जाए।
• क्रेडिट। हर एजेंट की लिमिट, और ऐसा सेटलमेंट जो स्प्रेडशीट में न रहता हो।
• रिश्ता खुद। अगर कोई एजेंट बाद में अपने ब्रांड की साइट चाहे, तो वह आपकी बेची हुई चीज़ होनी चाहिए, आपको छोड़ने की वजह नहीं।

यह आखिरी बात आसानी से छूट जाती है। चैट ग्रुप से सबसे पहले आगे निकलने वाले एजेंट आपके सबसे अच्छे एजेंट होते हैं, और जैसे ही उन्हें पब्लिक वेबसाइट चाहिए, वे प्लेटफॉर्म से बात करने लगते हैं। अगर आप उन्हें उनके ब्रांड पर और अपने कंटेंट के साथ साइट दे सकें, तो वे आपके नेटवर्क में बने रहते हैं।

शुरुआत कहां से करें

सारे एजेंट एक हफ्ते में न ले जाएं। सबसे ज़्यादा बुक करने वाले कुछ एजेंट चुनें, उन्हें पोर्टल पर मंज़ूरी दें, और कुछ समय तक उसे WhatsApp ग्रुप के साथ-साथ चलाएं। देखें कि वे अब भी ग्रुप में क्या पूछते हैं: वही सूची ठीक वह है जो आपके नियम अभी कवर नहीं करते। अगर आप अभी बिज़नेस मॉडल ही बना रहे हैं, तो फ्लाइट कंसोलिडेटर कैसे बनें इससे पहले का कदम बताता है; अगर वह पार कर चुके हैं, तो पोर्टल कंसोलिडेटर अकाउंट से शुरू होता है।