Nettotarife an Subagenturen verteilen – ohne WhatsApp

Montagmorgen geht die Tarifliste raus: ein PDF oder ein Screenshot aus Excel, gepostet in eine WhatsApp-Gruppe mit ein paar Dutzend Subagenturen. Am Montagnachmittag haben sich zwei dieser Tarife bei der Airline geändert, eine Agentur hat die Liste an einen Firmenkunden weitergeleitet, „damit er den Preis sieht“, und jemand in Frankfurt fragt, ob der Istanbul-Tarif noch das zweite Gepäckstück enthält. So verteilen die meisten Consolidatoren ihre Nettotarife an Subagenturen bis heute, und es funktioniert genau bis zu der Woche, in der es mehr kostet, als es einbringt.

Dieser Beitrag handelt davon, den Vertrieb aus den Nachrichten zu holen und in ein System zu legen, das Ihre eigenen Regeln durchsetzt: wer welchen Tarif sieht, mit welchem Aufschlag, gegen wie viel Kredit. Nicht weil Software gerade Mode ist, sondern weil jeder der drei folgenden Fehler auf Ihrer BSP-Abrechnung landet, nicht auf der Ihrer Subagentur.

Drei Dinge, die schiefgehen, wenn Tarife per Nachricht reisen

Keines davon wirkt an dem Tag dramatisch, an dem es passiert. Genau das ist das Problem.

Der Tarif ist schon veraltet

Ein Nettotarif ist eine Momentaufnahme eines Bestands, der sich ständig bewegt. Sobald er Ihr System als Bild verlässt, aktualisiert er sich nicht mehr. Die Subagentur bietet ihn am Dienstag einer Familie an, die Familie zahlt am Mittwoch, und die Buchungsklasse, auf der er beruhte, hat am Montagabend geschlossen. Entweder Sie preisen neu und verlieren das Vertrauen der Agentur, oder Sie halten den Preis und tragen die Differenz. Agenturen lernen schnell, welcher Consolidator alte Listen hält – und schicken genau dem ihre schwierigsten Buchungen.

Ihr Netto sickert durch

Eine Tarifliste weiß nicht, wer sie liest. Einmal weitergeleitet, erreicht sie einen Endkunden, der jetzt genau weiß, was die Agentur zahlt; zweimal weitergeleitet, einen konkurrierenden Consolidator, der genau weiß, was Sie zahlen. Beides lässt sich nicht zurückholen. Die Marge der Agentur bei diesem Kunden bricht ein, und Ihre Position im nächsten Gespräch mit der Airline ist schwächer als vorher.

Es gibt keinen Prüfpfad

Wenn ein ADM wegen eines Verstoßes gegen Tarifbedingungen kommt, lautet die erste Frage: Wer hat was zu welchen Bedingungen und wann verkauft? Steht die Antwort in Chatverläufen auf drei Diensthandys, rekonstruieren Sie sie aus Screenshots, während die Frist läuft. Dasselbe gilt, wenn eine Agentur eine Rechnung bestreitet: Ihr Wort, ihr Wort und eine Sprachnachricht.

Zusammengerechnet sind die Kosten eines Fehlers hier kein Softwareposten. Es sind die ADMs, die Sie nicht weiterbelasten können, weil Sie nicht belegen können, wer nach welcher Regel ausgestellt hat; die Differenzen aus veralteten Tarifen, die Sie schlucken, um gute Agenturen zu halten; und die Verhandlungen mit Airlines, die schwächer werden, weil Ihr Netto öffentlich kursiert.

Nettotarife per Regel an Subagenturen verteilen, nicht per Nachricht

Die Alternative ist unspektakulär: ein Portal, in das sich jede Subagentur einloggt, live sucht und den Preis sieht, den Sie für sie vorgesehen haben. Der Tarif ist nie ein Dokument, also kann er weder veralten noch weitergeleitet werden. Er ist ein Ergebnis, bei jeder Suche neu berechnet, mit Ihrem Aufschlag und nach Ihren Regeln.

Auf dieser Plattform wird ein Consolidator-Konto über die Consolidator-Seite eröffnet, und dieses eine Konto kann als Consolidator auftreten, seine Lieferanteninhalte mit einem Netzwerk teilen und White-Label-Seiten an Agenturen verkaufen, die ihre eigene Marke wollen. Subagenturen werden als Geschäftskunden registriert, mit optionaler manueller Prüfung, und die Seite kann vor jeder Suche eine Anmeldung verlangen – so sieht niemand einen Tarif, den Sie nicht freigegeben haben. Wie dieses Portal neben einer öffentlichen Seite steht, beschreibt unser Beitrag über ein B2B-Reiseportal für Subagenturen.

Sichtbarkeit und Preis pro Agentur

Nicht jede Agentur sollte alles sehen. Eine neue Agentur im ersten Monat braucht Ihre besten Hotel-Vertragsraten nicht; eine volumenstarke Agentur in Hamburg sollte vermutlich nicht denselben Aufschlag zahlen wie eine, die alle zwei Wochen ein Ticket ausstellt. Ein Portal ist nur dann besser als WhatsApp, wenn es Ihnen erlaubt, diese Unterschiede als Regeln abzubilden, statt sie einzuebnen.

Sichtbarkeit läuft hier über Lieferantengruppen statt über Einzelabsprachen: Jedes Konto sieht die Lieferanten, die ihm seine Gruppen freigeben, und sonst nichts. Das ist der Hebel für „wer sieht was“. Der Preis ist der andere Hebel, und dort sollte ein Consolidator die meiste Denkzeit investieren: Eine Aufschlagslogik, die sich einer Agentur leicht erklären lässt, ist eine, die übersteht, wenn die Agentur Sie mit jemand anderem vergleicht. Die Details stehen in unserem Beitrag zur Aufschlagsstrategie; die Kurzfassung ist diese Tabelle.

Über die letzte Zeile wird gestritten, und das zu Recht. Ein guter WhatsApp-Desk schlägt jedes Portal, wenn eine Agentur einen Menschen will, der über ein verzwicktes Routing nachdenkt. Behalten Sie den Desk dafür. Die Routineausstellung Düsseldorf–Antalya gehört nicht mehr dorthin.

Kreditkontrolle ist Teil des Vertriebs, nicht der Schritt danach

Die meisten Consolidatoren behandeln Kredit als Buchhaltungsthema: Die Agentur bucht, die Rechnung geht raus, und am Monatsende mahnt jemand. Diese Reihenfolge ist verkehrt. Jedes Ticket, das eine Agentur auf Kredit ausstellt, ist ein kleines Darlehen, und die Entscheidung darüber fällt im Moment der Ausstellung – nicht, wenn die Buchhaltung ihre Tabelle öffnet.

Das Limit muss also dort leben, wo gebucht wird. Auf dieser Plattform sind Kreditlimits für Subagenturen und Abrechnungsrechnungen eigene Konzepte des Systems, keine Tabellen: Das Limit gehört zur Agentur, und die Abrechnung liegt im selben System, in dem die Agentur gebucht hat. Teilen sich Vertrieb und Kredit ein System, hat die Frage „Darf diese Agentur dieses Ticket jetzt ausstellen?“ eine Antwort, bevor das Ticket existiert – statt eines Anrufs danach.

Auch das Gespräch mit der Agentur ändert sich. „Ihr Limit ist erreicht; begleichen Sie die offene Rechnung, dann können Sie wieder ausstellen“ ist eine Regel, die sie sehen kann. „Die Buchhaltung sagt nein“ ist ein Groll.

Was in Ihrer Hand bleiben muss

Der Wechsel zu einem Portal darf nicht bedeuten, Ihr kaufmännisches Urteil an einen Anbieter abzugeben. Bevor Sie sich für irgendetwas anmelden, auch hierfür, prüfen Sie, ob Ihnen Folgendes weiter gehört:

• Welche Agenturen es gibt. Sie entscheiden, ob jede vor ihrer ersten Suche von Hand geprüft wird.
• Was jede Gruppe sieht. Lieferanten und Inhalte werden über Gruppen freigegeben, nicht für alle eingeschaltet.
• Ihr Aufschlag. Von Ihnen gesetzt, im eigenen Admin-Bereich, neben Ihren eigenen Buchungen, Kunden und Berichten.
• Wer im Team etwas ändern darf. Rollenbasierte Rechte – wer Tickets ausstellt, ist nicht automatisch derjenige, der Aufschläge bearbeitet.
• Kredit. Ein Limit pro Agentur und eine Abrechnung, die nicht in einer Tabelle lebt.
• Die Beziehung selbst. Will eine Agentur später eine eigene Seite unter ihrer Marke, sollte das etwas sein, das Sie ihr verkaufen – kein Grund, Sie zu verlassen.

Der letzte Punkt wird gern übersehen. Die Agenturen, die einem Gruppenchat am ehesten entwachsen, sind Ihre besten, und sobald sie eine öffentliche Website wollen, sprechen sie mit Plattformen. Können Sie ihnen die bereitstellen, unter ihrer Marke und auf Ihren Inhalten, bleiben sie in Ihrem Netzwerk.

Wo Sie anfangen

Ziehen Sie nicht alle Agenturen in einer Woche um. Nehmen Sie die Handvoll, die am meisten bucht, geben Sie sie im Portal frei und lassen Sie es eine Weile neben der WhatsApp-Gruppe laufen. Beobachten Sie, was sie trotzdem noch in der Gruppe erfragen: Diese Liste ist genau das, was Ihre Regeln noch nicht abdecken. Bauen Sie das Geschäftsmodell selbst noch auf, beschreibt wie man Flug-Consolidator wird den Schritt davor; sind Sie darüber hinaus, beginnt das Portal mit dem Consolidator-Konto.