Wie man Flug-Consolidator wird – und woran die meisten scheitern

Meist beginnt es mit einem Gefallen. Ein kleines Reisebüro in der Nachbarschaft kann auf einer Airline nicht ausstellen, auf der Sie es können, und schreibt Ihnen per WhatsApp: Könnten Sie diese Buchung Frankfurt–Dubai für uns ausstellen, netto, unseren Aufschlag rechnen wir selbst drauf? Sie sagen ja. Dann fragt ein zweites Büro, ein drittes, und eines Morgens merken Sie, dass ein spürbarer Teil dessen, was Ihr Ticketing-Desk ausstellt, Kunden anderer gehört. Sie sind Consolidator geworden, ohne es zu wollen. Dieser Beitrag handelt davon, wie man Flug-Consolidator wird – und zwar mit Absicht: was die Rolle wirklich verlangt, was Airlines sehen wollen, bevor sie Nettotarife herausgeben, und welches Vertriebsproblem die meisten Büros, die es versuchen, still und leise ausbremst.

Consolidator, Großhändler, Aggregator: drei verschiedene Geschäfte

In Branchengesprächen und auf Anbieterseiten werden die drei Begriffe austauschbar verwendet, und genau dort beginnt viel schlechte Planung. Sie beschreiben unterschiedliche Risiken, nicht unterschiedliche Größen.

Über die letzte Zeile lässt sich streiten, und das zu Recht: Ein Consolidator, der Gruppensitze blockt, trägt auch Großhändlerrisiko, und viele Aggregatoren stellen selbst aus. An den Rändern verschwimmen die Begriffe. Die dritte Zeile verschwimmt nicht. Wenn Tickets unter Ihrer Ausstellungsberechtigung hinausgehen, wendet sich die Airline an Sie, sobald etwas damit nicht stimmt – ganz gleich, wie Sie sich nennen.

Was Airlines erwarten, bevor sie Nettotarife geben

Eine Airline, die Nettotarife für Sie einspielt, gibt Ihnen einen Vertrauensvorschuss – und bemisst ihn an dem, was Sie vorweisen können, nicht an dem, was Sie versprechen. Die Details unterscheiden sich je nach Carrier und Markt, und niemand außerhalb des Airline-Vertriebs kann Ihnen die genaue Schwelle nennen. Doch Büros, die diese Rolle anstreben, stoßen immer auf dieselben vier Fragen.

Ausstellungsberechtigung oder ein klarer Weg dorthin. Die meisten Consolidator-Verträge setzen voraus, dass Sie unter eigener IATA-Akkreditierung ausstellen und über BSP abrechnen. Ohne das können Sie trotzdem konsolidieren, indem Sie über einen größeren Consolidator ausstellen – dann verhandeln Sie aber dessen Nettopreis, nicht den der Airline, und Ihre Marge ist die Lücke zwischen zwei Nettotarifen.

Finanzielle Sicherheit. Akkreditierung und Airline-Verträge gehen mit Garantien einher, auf die der Carrier oder das Abrechnungssystem zugreifen kann. Die Höhe hängt von Ihrem Markt und Ihrer Umsatzhistorie ab, und dieser Posten überrascht Büros, die den Schritt durchrechnen, am häufigsten.

Historie auf dem Carrier. Umsätze, die Sie bereits mit veröffentlichten Tarifen erzielt haben, sind der Beleg, den der Key-Account-Manager intern vorlegt. Ein Büro ohne Historie auf einer Airline bittet auf Basis einer Prognose um Nettotarife.

Disziplin beim Point of Sale. Nettotarife werden für einen Markt eingespielt. Die Airline muss darauf vertrauen, dass ein Tarif für Ihren Markt auch in Ihrem Markt verkauft wird, an den vorgesehenen Passagiertyp, und nicht dorthin abfließt, wo er die eigenen Kanäle unterbietet. Genau diese Erwartung können Ihre Subagenturen für Sie brechen.

Darüber liegt die kommerzielle Ebene: provisionsfähige gegenüber Nettotarifen, zielgebundene PLBs, Incentive-Zeiträume. Das wird verhandelt und ändert sich. Bauen Sie den Plan auf dem Nettotarif und betrachten Sie den PLB als Lohn eines guten Jahres.

Das Vertriebsproblem: WhatsApp skaliert nicht

So sieht der Vertrieb von Nettotarifen an eine einzige Subagentur in den meisten Büros aus, die zufällig zum Consolidator wurden.

Die Subagentur schickt einen Screenshot oder Strecke und Datum. Jemand an Ihrem Desk sucht, findet den Tarif, schlägt einen Aufschlag aus dem Gedächtnis oder aus einer Excel-Tabelle drauf und schickt einen Preis zurück. Die Subagentur geht zu ihrem Kunden, der Kunde braucht einen Nachmittag. Bis die Subagentur bestätigt, hat sich der Tarif geändert oder die Buchungsklasse ist zu – die Schleife beginnt von vorn. Hält es endlich, legen Sie den PNR an, jagen den vergessenen Passdaten hinterher, warten auf eine Überweisung oder buchen auf Kredit, stellen aus und schicken das E-Ticket als PDF in einen Chat, der unter allen anderen Gesprächen des Tages begraben ist.

Jeder Schritt dieser Schleife ist ein Mensch. Mit einer Handvoll Subagenturen, die Ihren Desk beim Vornamen kennen, funktioniert das. Es hört in dem Moment auf zu funktionieren, in dem die Person, die die Schleife dreht, zur Obergrenze dessen wird, was Sie verteilen können – und dieser Moment kommt lange bevor die Airline aufhört, Ihnen mehr Tarif geben zu wollen.

Es scheitert auf bestimmte, wiedererkennbare Weise:

• Angebote veralten. Ein Preis im Chat hat kein Ablaufdatum; die Subagentur gibt ihn weiter, wenn er längst weg ist.
• Aufschläge driften. Zwei Leute an Ihrem Desk nennen derselben Subagentur für denselben Tarif zwei Preise, und die Subagentur merkt es vor Ihnen.
• Der Kredit steckt in einem Kopf. Wer was schuldet und wer über dem Limit ist, steht in einer Tabelle, die aktualisiert wird, wenn jemand daran denkt.
• Nachts verkaufen Sie nicht. Subagenturen in anderen Zeitzonen warten, bis Ihr Desk öffnet.

Die Lösung ist kein schnellerer Mensch am WhatsApp. Sie besteht darin, Subagenturen Ihren Content selbst suchen und buchen zu lassen, zu Ihrem Preis für sie und innerhalb von Grenzen, die Sie setzen: ein B2B-Portal für Subagenturen. Auf dieser Plattform ist das eine Buchungsseite, die vor der Suche eine Anmeldung verlangt, Reisebüros als Geschäftskunden registriert – auf Wunsch mit manueller Prüfung – und Kreditlimits von Subagenturen sowie Abrechnungsrechnungen als echte Datensätze statt als Tabelle führt. Der Aufschlag wird einmal im eigenen Admin-Bereich festgelegt und jedes Mal gleich angewendet; dort verschwindet der größte Teil des Driftens. Wie Sie diesen Aufschlag aufbauen, ist eine eigene Entscheidung.

Ein Portal ersetzt die Beziehung nicht. Die Subagentur, deren Kundenfamilie an einem Transferschalter festsitzt, ruft Sie weiterhin an. Was wegfällt, ist der Teil der Beziehung, der ohnehin nur Tipparbeit war.

ADM-Risiko: was es kostet, wenn eine Subagentur einen Tarif missbraucht

Diesen Abschnitt überspringen die meisten Büros – und er entscheidet, ob sich das Consolidator-Geschäft gelohnt hat.

Prüft eine Airline ein Ticket und stellt fest, dass es entgegen den Tarifbestimmungen verkauft wurde, stellt sie ein Agency Debit Memo gegen die Agentur aus, unter deren Berechtigung das Ticket ausgestellt wurde. Nicht gegen die Subagentur, die es verkauft hat. Gegen Sie. Das ADM kommt Wochen oder Monate nach der Reise, läuft über die Abrechnung, und das Geld beim Verursacher zurückzuholen ist Ihr Problem – vorausgesetzt, Sie können beweisen, wer es war, und er schuldet Ihnen noch etwas zum Verrechnen.

Die Muster hinter ADMs auf konsolidierten Tarifen sind selten Betrug. Es sind Subagenturen, die die Tarifbestimmungen nie gelesen haben, weil niemand sie dazu angehalten hat:

• Ein Nettotarif für einen Point of Sale wird an einen Passagier verkauft, der von einem anderen aus bucht.
• Ein Passagiertyp-Tarif – Student, Seemann, Arbeiter – wird an jemanden verkauft, der nicht berechtigt ist.
• Verbundene Segmente werden aufgebrochen, um einen billigeren Tarif zu erreichen, oder ein Hin- und Rückflug wird als zwei Einzelstrecken verkauft.
• Wiederholtes Stornieren und Neubuchen, um Plätze zu halten – Airlines verfolgen das und stellen es in Rechnung.
• Namensänderungen oder Umschreibungen außerhalb dessen, was der Tarif erlaubt.

Drei Dinge begrenzen den Schaden, und keines ist exotisch. Schreiben Sie den Regress in den Vertrag mit der Subagentur, bevor das erste Ticket ausgestellt wird, nicht nach dem ersten ADM. Binden Sie jede Subagentur an ein Kreditlimit, das im Buchungsablauf durchgesetzt wird, sodass das, wozu sie Sie verpflichten kann, nie dem vorauseilt, was Sie zurückholen können. Und zeigen Sie jeder Subagentur nur den Content, den sie verkaufen darf: Lieferanten-Content wird hier über Lieferantengruppen statt über Einzelabsprachen geteilt, eine Subagentur sieht also, was ihre Gruppe freigibt, und nichts, was Sie auszuschließen vergessen haben.

Wer hier danebenliegt, dem verzeiht die Rechnung nichts. Ein einziges ADM auf einer Langstrecken-Familienbuchung kann die Marge vieler korrekt verkaufter Tickets auslöschen, und der Key-Account-Manager der Airline erinnert sich an das Muster, wenn Ihr Vertrag zur Verlängerung ansteht.

Wie man Flug-Consolidator wird – in der richtigen Reihenfolge

Wenn Sie sich im ersten Absatz wiedererkannt haben, zählt die Reihenfolge mehr als der Ehrgeiz.

Formalisieren Sie zuerst die Subagenturen, die Sie schon haben: schriftlicher Vertrag, Kreditkonditionen, ein benannter Ansprechpartner. Bringen Sie sie dann auf ein Portal, bevor Sie neue aufnehmen, denn jede per WhatsApp gewonnene Subagentur müssen Sie später umziehen. Erst dann gehen Sie zu den Airlines – mit einer inzwischen sichtbaren Umsatzhistorie, auf Content, dessen Kontrolle Sie nachweisen können.

Genau für diese Abfolge ist ein Consolidator-Konto auf dieser Plattform eingerichtet: ein Konto, das für seine Subagenturen als Consolidator auftritt, seinen Lieferanten-Content mit dem eigenen Netzwerk teilt und White-Label-Seiten an Reisebüros verkaufen kann, die lieber unter eigener Marke als unter Ihrer arbeiten. Ob Sie eines eröffnen oder nicht – die Reihenfolge gilt. Airlines geben Nettotarife an Büros, die so aussehen, als hätten sie im Griff, wohin diese Tarife gehen. Das Portal ist der Weg, so auszusehen – und vor allem, es tatsächlich zu sein.