Ein B2B-Reiseportal für Subagenturen neben Ihrer öffentlichen Seite

Meistens fängt es auf WhatsApp an. Eine Subagentur in Köln schickt einen Screenshot eines Tarifs Frankfurt–Dubai und fragt, ob Sie das günstiger hinbekommen. Sie prüfen, Sie bieten an, die Agentur bestätigt, jemand aus Ihrem Team stellt das Ticket aus, und das Geld kommt drei Tage später — vielleicht. Mal zwanzig Agenturen und eine volle Woche, und das Geschäft, das Sie tatsächlich führen, ist eine Chat-Warteschlange mit einem Ticketschalter dahinter. Ein B2B-Reiseportal für Subagenturen ist der Weg aus dieser Schlange — aber nur, wenn es auf demselben Bestand läuft wie Ihre öffentliche Website und keine Seite je den Preis der anderen sieht.

Diese letzte Bedingung ist der ganze Artikel. Agenturen hinter ein Login zu stellen ist leicht. Zu verhindern, dass ein Reisender Ihren Preis aus Netto plus kleinem Aufschlag findet, und dass eine Agentur einen öffentlichen Preis findet, der unter dem liegt, den Sie ihr berechnen — dort fallen die eigentlichen Entscheidungen.

Warum das Login wichtiger ist als das Logo

Viele Agenturen behandeln den Anmeldebildschirm als Höflichkeit: Die Subagentur bekommt ein Konto, damit ihre Buchungen beisammen liegen. Der eigentliche Grund ist vertraglich.

Ein großer Teil des Hotel-Großhandelsinhalts und der verhandelten Tarife wird Ihnen mit dem Verständnis verkauft, dass der Preis an die Branche geht und nicht ins offene Netz. Manche Verträge sagen das ausdrücklich; andere setzen es still durch, indem sie beobachten, welche Raten auf öffentlichen Vergleichsportalen auftauchen, und das Konto sperren, aus dem sie stammen. Wenn jeder, der eine URL eintippt, an Ihre Agenturpreise kommt, haben Sie die Lieferantenbeziehung für eine Subagentur riskiert, die fünf Tickets im Monat bucht.

Auf dieser Plattform lässt sich eine Seite so einstellen, dass vor jeder Suche eine Anmeldung nötig ist, und sie kann Geschäftskunden — also Agenturen — getrennt von Privatreisenden registrieren, mit optionaler manueller Prüfung, bevor ein Agenturkonto freigeschaltet wird. Schalten Sie diese Prüfung ein. Das ist der Moment, in dem Sie bestätigen, dass hinter der Anmeldung eine echte Agentur steht und kein Wettbewerber oder Preis-Scraper, der ein Formular ausgefüllt hat.

Ein Bestand, zwei Zielgruppen: was sich wirklich unterscheidet

Der Bestand ist derselbe. Alles drumherum nicht. Diesen Teil lohnt es sich auszudrucken, bevor Sie irgendetwas konfigurieren, denn jede Zeile ist eine Entscheidung, die sonst jemand in Ihrem Team versehentlich trifft.

Über die zweite Zeile sind sich vernünftige Leute uneinig. Manche Agenturen zeigen Subagenturen das Netto und lassen sie ihren eigenen Aufschlag daraufsetzen; andere zeigen einen einzigen Agenturpreis und behalten das Netto für sich. Die zweite Variante ist sicherer, wenn Ihre Agenturen auch untereinander verkaufen, denn ein Netto, das einmal durchsickert, kennt bis Freitag jede Agentur der Stadt.

Aufschlag pro Agentur, ohne Tabelle pro Agentur

Die Excel-Version der agenturspezifischen Preise kennt jeder: ein Tabellenblatt pro Agentur, eine Spalte pro Airline, ein Kollege, der weiß, welche veraltet sind. Das hält, bis der Kollege Urlaub hat.

Hier hängen Aufschlagsregeln an Bürokategorien, nicht an Personen. Jede Agentur ist ein Büro; Ihre Privatkunden sitzen in einem eigenen Büro; eine Kategorie fasst Büros zusammen, die gleich bepreist werden sollen. Eine Regel lässt sich nach Airline, Strecke, Land, Reiseart sowie Buchungs- oder Reisedatum eingrenzen, als Prozentsatz oder fester Betrag, mit Feldern für Provision und Rabatt daneben. In der Praxis bauen Sie Stufen — eine Kategorie für Ihre großen Agenturen, eine für neue, eine für die Agentur mit Sonderpreis auf einer Airline — und verschieben eine Agentur zwischen Kategorien, statt ihre Preise neu zu schreiben.

Eine Agentur, die wirklich eigene Preise braucht, bekommt eine eigene Kategorie. Das sollte die Ausnahme sein. Zwanzig Kategorien für zwanzig Agenturen sind wieder die Tabelle, nur schwerer zu lesen.

Auch das öffentliche Büro hat eigene Regeln, und genau das hält beide Seiten auseinander: Ein anonymer Besucher wird als öffentliches Büro bepreist, eine angemeldete Agentur nach der Kategorie ihres Büros. Vergleichen Sie beide Preise für denselben Flug am selben Tag, bevor Sie irgendwen einladen. Liegt der Agenturpreis in Euro je über dem Endkundenpreis, erfahren Sie es — von der Agentur, per WhatsApp, mit Screenshot.

Kreditlimits und Abrechnung

Am Kredit verdient oder verliert ein Subagentur-Geschäft sein Geld, und er ist das eine, was nie in einer Tabelle leben sollte.

Jede Agentur hat ein Kreditlimit. Wenn einer ihrer Nutzer ein Ticket oder einen Hotelvoucher ausstellt, reserviert die Plattform den Betrag vom verfügbaren Kredit, bevor sie den Lieferanten um die Ausstellung bittet, und lehnt ab, wenn nicht genug übrig ist. Die Reservierung ist atomar, und das ist wichtiger, als es klingt: Zwei Mitarbeiter derselben Agentur, die in derselben Minute ausstellen, kommen nicht gemeinsam unter einem Limit durch, das nur für einen gereicht hätte. Der reservierte Betrag wird freigegeben, ob die Ausstellung klappt oder nicht, sodass ein Timeout beim Lieferanten den Kredit der Agentur nicht einfriert.

Abgerechnet wird per Rechnung. Eine Rechnung ist eine monatliche Momentaufnahme pro Agentur und Währung — Tarife, Steuern und Zusatzleistungen, minus Provision, plus Gebühren, minus Erstattungen — und nach der Erstellung eingefroren, damit eine späte Erstattung kein Dokument umschreibt, auf das die Agentur schon gezahlt hat. Eine Rechnung nach Fälligkeit erscheint als überfällig; bezahlt markieren Sie sie, wenn das Geld da ist.

Nichts davon ersetzt das kaufmännische Urteil. Wer ein Limit bekommt und wie hoch, entscheiden weiterhin Sie. Was wegfällt, ist die Art Verlust, bei der das Limit auf dem Papier existierte und an einem Donnerstag um vierzehn Uhr niemand nachgesehen hat.

Was ein Fehler kostet

Drei Fehler, in der Reihenfolge, in der Agenturen ihnen meist begegnen.

• Das durchgesickerte Netto. Agenturpreise ohne Login erreichbar oder eine öffentliche Regel, die eine Agenturstufe unterbietet. Das Erste kostet einen Lieferantenvertrag; das Zweite die Agentur selbst, die aufhört zu buchen und nicht sagt, warum.
• Die überzogene Agentur. Ein Limit, das bei der Ausstellung nicht durchgesetzt wurde. Die Tickets sind echt, die Airline will ihr Geld, und Ihr Inkasso ist ein Anruf bei einer Firma, die vielleicht nicht mehr abnimmt.
• Die gegangene Agentur mit noch aktivem Login. Dazu unten mehr, weil man genau das vergisst.

Jeder davon ist in der Konfiguration billiger zu verhindern als im Mahnwesen zu reparieren.

Wenn eine Subagentur geht

Agenturen gehen. Zur Konkurrenz, in die Schließung, oder ein Partner geht und nimmt die Kundenliste mit. Die Frage ist, wie ihr Zugang am nächsten Morgen aussieht.

Das Büro einer Agentur auf dieser Plattform zu deaktivieren ist ein Schalter, keine Löschung. Es verweigert jedem Nutzer dieses Büros neue Anmeldungen und beendet bereits offene Sitzungen sofort — nicht erst, wenn irgendwann ein Token abläuft. Buchungen bleiben erfasst, Rechnungen bleiben erfasst, und was geschuldet ist, bleibt geschuldet. War es ein Missverständnis, schalten Sie zurück und nichts ist verloren.

Tun Sie es an dem Tag, an dem Sie davon hören, nicht an dem Tag, an dem die Unterlagen kommen. Eine Agentur, die sich zum Gehen entschieden hat und noch eine offene Kreditlinie besitzt, ist der teuerste Nutzer in Ihrem System. Und ihre Reisenden sind nicht Ihre, um sie anzurufen. Das war die Abmachung bei der Anmeldung, und der Ruf, den Sie durch Einhalten bewahren, ist mehr wert als die paar Buchungen, die ein Bruch bringen könnte.

Wo anfangen

Die meisten Agenturen bauen zuerst die öffentliche Seite und hängen die Subagenturen später an. Andersherum ist es einfacher: Stufen festlegen, Kreditregeln setzen, dann die öffentliche Seite öffnen und wissen, als welches Büro sie bepreist wird. Wenn Sie noch abwägen, ob Sie überhaupt eine eigene Engine betreiben wollen, stehen die Abwägungen in White Label oder eigene Buchungsmaschine; sitzen Ihre Agenturen in mehreren Ländern, lesen Sie wo die Marge bei mehreren Währungen leckt, bevor Sie einen einzigen Preis setzen.

Und wenn Sie eigentlich ein Netzwerk aufbauen — Agenturen, die Ihren Inhalt unter ihrer eigenen Marke einkaufen, statt nur über Ihre zu buchen —, dann ist das ein Consolidator-Konto und keine Seiteneinstellung. Hier steht, was ein Consolidator-Konto abdeckt, einschließlich des Verkaufs von White-Label-Seiten an die Agenturen, die Sie bereits beliefern.