Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

This Data Processing Addendum ("DPA") applies between TEKRAVEL TRAVEL AND TECHNOLOGIES - FZCO ("Tekravel", "we", "us" or "our") and every business that uses Tekravel ("you"), and forms part of the agreement under which you use the platform: the Platform Terms and Conditions you accept in your Admin Panel. It sets out how we process personal data for you when we host your booking website and provide the platform to you, as the UAE Personal Data Protection Law (Federal Decree-Law No. 45 of 2021) requires and, where they apply, Article 28 of the EU and UK GDPR. Words such as "personal data", "processing", "controller", "processor", "data subject" and "personal data breach" have the meaning the applicable data protection law gives them, and a "sub-processor" is a service provider we engage to process personal data for you.

1. 1Geltungsbereich und Rollen

   This DPA applies whenever we process personal data for you in providing Tekravel: on your booking website, in the Admin Panel, through our APIs and in the bookings made through them. For that data, you are the controller and we are your processor. If you act for another business, for example as its sub-agent, you confirm that your instructions to us are authorised by that business. This DPA does not cover the personal data we handle as a controller for our own purposes, such as your account and sign-in records, the verification and sanctions screening of your business, our billing and support, and the security of the platform. Our Privacy Policy describes that. When a booking is made, the travel suppliers concerned (airlines, reservation systems, hotel, package and attraction suppliers) receive the traveller details they need to issue and service it. They handle those details under their own terms and privacy policies and are not our sub-processors.

2. 2Gegenstand, Dauer, Art und Zweck

   • Subject matter: hosting and running your booking website and providing the Tekravel platform to you. • Duration: as long as we provide the platform to you, and after that for as long as we keep the data (see "Deletion or return at the end" below). • Nature: collecting, recording, storing, organising, retrieving, using, transmitting and erasing personal data by automated means, and passing it to the suppliers and service providers that a booking or a service needs. • Purpose: to run your website and Admin Panel, search for and book travel services, process the payments made on your website, issue tickets and vouchers, send the messages you set up, support you and keep the platform secure, and for no other purpose.

3. 3Personenbezogene Daten und betroffene Personen

   Betroffene Personen sind: • Ihre Kunden und die Reisenden, für die sie buchen, einschließlich Kindern und Kleinkindern, deren Angaben ein Erwachsener bei der Buchung für sie macht; • Personen, die Sie über Ihre Website kontaktieren, zum Beispiel mit einer Anfrage oder in einem Chat; • Ihre Mitarbeiter, Unteragenturen und sonstigen Benutzer, hinsichtlich der Daten, die Sie im Admin-Panel über sie verwalten. Die personenbezogenen Daten können Folgendes umfassen: • Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Postanschriften; • Geburtsdaten, Geschlecht, Staatsangehörigkeit sowie Pass- oder Ausweisnummern mit ihrem Ablaufdatum; wenn Sie den Passscan aktivieren, das gescannte Bild; • Buchungen: Reiserouten, Hotelaufenthalte, Buchungsreferenzen, Bonusprogrammnummern und besondere Wünsche, die Rückschlüsse auf Gesundheit oder Religion zulassen können, etwa eine Essenswahl oder eine Bitte um Unterstützung; • Zahlungen: Beträge, Status und Referenzen sowie Marke, letzte vier Ziffern und Ablaufdatum gespeicherter Karten; vollständige Kartennummern verarbeitet der Zahlungsdienstleister, nicht wir; • Kundenkonten: Benutzernamen, Passwort-Hashes, Anmeldeprotokolle, IP-Adressen und Geräteangaben; • Nachrichten: Chats, E-Mails, SMS-, WhatsApp- und Telegram-Nachrichten sowie die Dateien, die Personen senden.

4. 4Verarbeitung nur auf Ihre Weisung

   We process the personal data only on your documented instructions. Your instructions are this DPA, the agreement under which you use the platform and the platform contract; the settings you choose and what you and your users do in the Admin Panel and through our APIs; and any other written instruction you give us that is consistent with them. We do not use the data for any other purpose of our own, we do not sell it, and we do not use it to train artificial intelligence models. If a law we are subject to requires us to process the data in another way, we tell you before we do, unless that law forbids it. If we believe an instruction breaks the applicable data protection law, we tell you straight away, and we may hold off carrying it out until you confirm or change it.

5. 5Ihre Pflichten als Verantwortlicher

   Sie sind verantwortlich für: • eine Rechtsgrundlage für die personenbezogenen Daten, die Sie auf Ihrer Website erheben und von uns verarbeiten lassen, und die Information Ihrer Kunden darüber, wie Sie diese Daten verwenden, in der Regel in der eigenen Datenschutzerklärung Ihrer Website; • die Beschränkung auf die Daten, die Ihre Buchungen und Leistungen erfordern, und die Erhebung sensibler Daten nur dort, wo eine Buchung sie erfordert, in den dafür von der Plattform vorgesehenen Feldern; • die Gewähr, dass die Person, die für Kinder oder andere Reisende bucht, deren Angaben machen darf; • die Rechtmäßigkeit Ihrer Weisungen und die Richtigkeit der von Ihnen eingegebenen Daten; • die Wahl der Einstellungen und Benutzerrollen, die zu Ihrem Unternehmen passen, und die sichere Verwahrung der Zugangsdaten Ihrer Benutzer.

6. 6Vertraulichkeit

   Nur die Mitarbeiter und Auftragnehmer, die die personenbezogenen Daten benötigen, um die Plattform bereitzustellen, zu betreuen oder abzusichern, haben Zugriff darauf, und nur soweit ihre Tätigkeit es erfordert. Jede dieser Personen ist durch eine schriftliche oder gesetzliche Verschwiegenheitspflicht gebunden, die über das Ende ihrer Tätigkeit für uns hinaus fortbesteht, und ist in Datenschutz und Datensicherheit geschult.

7. 7Sicherheitsmaßnahmen

   Wir schützen die personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Vernichtung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder unbefugtem Zugang durch technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind, unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Kosten und der Art der Verarbeitung. Dazu gehören: • Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS) und im Ruhezustand; • individuelle Benutzerkonten, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Berechtigungen nach dem Prinzip der geringsten Rechte, für unsere Mitarbeiter und für Ihre Benutzer; • die logische Trennung der Daten jedes Partners von den Daten anderer Partner; • die Speicherung von Passwörtern ausschließlich als nicht umkehrbare Hashes und Zugangsdaten für Zahlungsgateways, die nach dem Speichern nie wieder angezeigt werden; • Protokolle über Anmeldungen, im Admin-Panel vorgenommene Änderungen und API-Anfragen; • Bot-Schutz in öffentlichen Formularen; • regelmäßige Sicherungen unserer Datenbanken, damit Daten nach einem Vorfall wiederhergestellt werden können; • die laufende Aktualisierung unserer Software und die Prüfung unseres Codes und der von ihm genutzten Software auf Sicherheitsprobleme; • Schulungen unserer Mitarbeiter zu Datenschutz und Datensicherheit; • ein dokumentiertes Verfahren zur Erkennung und Untersuchung von Sicherheitsvorfällen und zur Reaktion darauf. Wir können diese Maßnahmen an technische Entwicklungen und veränderte Risiken anpassen, jedoch nie so, dass das Schutzniveau insgesamt sinkt.

8. 8Unterauftragsverarbeiter

   You give us a general authorisation to engage sub-processors. Our current sub-processors are named in our sub-processor list, published on our website at /subprocessors, with what each one does, the personal data it receives, where it is based and how transfers are protected. Your Master, and any top-level master above it, may access your Admin Panel to support you, handle cases and supervise its part of the network. When it accesses personal data that we process for you, it acts as our sub-processor: we bind it by written contract as we bind our other sub-processors. Your Admin Panel shows your Master's name and contact details, and we tell you on request where it is based and which top-level master is above it. Moving you to a different Master, or placing a new top-level master above it, is a change of sub-processor for your data: we tell you, and you can object, as the next paragraph describes. A Master that stops acting for us is a case in which we must act sooner to keep the service running. Before a new sub-processor starts processing your data, we update that list and tell you by email or in the Admin Panel at least 30 days in advance, unless we must act sooner for security reasons or to keep the service running, in which case we tell you as soon as we can. You can object on reasonable data protection grounds by writing to [email protected] within that period. We will discuss your concerns in good faith and look for a solution; if we cannot find one, you may stop using the service concerned or close your account without any penalty, and we refund, pro rata, any fee you paid in advance for that service or for a period after your account closes. We bind every sub-processor, by written contract, to data protection obligations that protect the personal data at least as well as this DPA, in particular on security, confidentiality and using the data only to provide its services to us. We remain liable to you for our sub-processors' work as for our own.

9. 9Internationale Übermittlungen

   We and our sub-processors may process the personal data outside the country where it was collected, including outside the United Arab Emirates, as our sub-processor list shows for each sub-processor. We transfer it only as the UAE Personal Data Protection Law allows: to countries with an adequate level of protection, or with appropriate safeguards such as contractual commitments. Where the EU or UK GDPR applies, we transfer the data only to a country covered by an adequacy decision or under the standard contractual clauses approved by the European Commission (with the UK addendum for UK data), which we sign with the sub-processor concerned. Where the transfer from you to us itself needs such safeguards, those clauses (module two, or module three if you are a processor yourself) and the UK addendum apply between you and us and form part of this DPA, with this DPA providing the details they require.

10. 10Unterstützung bei der Erfüllung Ihrer Pflichten

    Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der uns zur Verfügung stehenden Informationen unterstützen wir Sie dabei, • Anfragen Ihrer Kunden und anderer betroffener Personen zu beantworten, die ihre Rechte ausüben. Deren Konten und Buchungen finden Sie im Admin-Panel; erfordert eine Anfrage etwas, das das Admin-Panel nicht bietet, etwa die Löschung eines Kontos oder den Export seiner Daten, können Sie uns um Unterstützung bitten. Erreicht uns eine Anfrage direkt, leiten wir sie unverzüglich an Sie weiter und beantworten sie nicht selbst, es sei denn, Sie bitten uns darum; • Datenschutz-Folgenabschätzungen durchzuführen und, wo das Gesetz es verlangt, eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu konsultieren, indem wir Ihnen die Informationen über unsere Verarbeitung und unsere Sicherheitsmaßnahmen geben, die Sie vernünftigerweise benötigen; • Ihre Pflichten in Bezug auf die Sicherheit und auf Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten zu erfüllen, wie in diesem AVV beschrieben. Benötigen Sie Unterstützung über das hinaus, was die Plattform und dieser AVV vorsehen, können wir dafür eine angemessene Vergütung verlangen, die wir vorab mit Ihnen vereinbaren.

11. 11Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

    If we become aware of a personal data breach affecting the personal data we process for you, we tell you as soon as we become aware of it, and in any case within forty-eight (48) hours, by email to the address on your account. We tell you, as far as we know it at the time and in stages if we cannot tell you everything at once: • what happened and when; • the categories and approximate number of data subjects and records concerned; • the likely consequences; • what we have done or propose to do to deal with the breach and reduce its possible harm; • who you can contact for more information. We take reasonable steps to contain and investigate the breach, keep you informed, and help you notify the authorities and the people affected where the law requires. Telling you about a breach is not an admission of fault or liability.

12. 12Löschung oder Rückgabe bei Vertragsende

    When we stop providing the platform to you, you can ask us for a copy of your customers' personal data that we still hold, in a common machine-readable format. We decide, at our discretion, whether we keep, delete or anonymise the personal data we process for you, and for how long. We make no commitment to keep it for any period or to delete it by any date, so export what you need while you use the platform. We keep bookings, invoices, payments and accounting records, including the traveller and customer details on them (such as names, itineraries, ticket numbers and amounts), for at least seven (7) years after the end of the tax period they belong to. We keep them protected and use them only for the reason we keep them.

13. 13Informationen und Audits

    Wir stellen Ihnen die Informationen zur Verfügung, die vernünftigerweise erforderlich sind, um nachzuweisen, dass wir unsere Pflichten aus diesem AVV erfüllen, etwa eine Beschreibung unserer Sicherheitsmaßnahmen, unsere Liste der Unterauftragsverarbeiter und Antworten auf angemessene Sicherheitsfragebögen. Reichen diese Informationen nicht aus oder verlangt eine Datenschutzaufsichtsbehörde es, können Sie die Einhaltung unserer Pflichten selbst oder durch einen unabhängigen Prüfer überprüfen, der zur Vertraulichkeit verpflichtet und nicht unser Wettbewerber ist. Sie müssen uns das Audit mindestens 30 Tage im Voraus schriftlich ankündigen und Umfang, Zeitpunkt und Dauer des Audits vorab mit uns abstimmen. Das Audit muss während der üblichen Geschäftszeiten stattfinden, darf unsere Leistungen nicht stören und keinen Zugang zu Daten anderer Partner verschaffen; seine Kosten tragen Sie. Sie können uns einmal innerhalb von zwölf Monaten prüfen, es sei denn, eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten hat Ihre Daten betroffen oder eine Datenschutzaufsichtsbehörde verlangt ein Audit.

14. 14Haftung und Rangfolge

    Our liability under this DPA is limited in the same way as our liability for the platform as a whole. We are not liable for indirect, incidental, special or consequential loss, or for loss of profit, revenue, business, goodwill or data. Our total liability to you for all claims together, under this DPA and otherwise in connection with the platform, is limited to the greater of (a) the fees you paid us in the twelve months before the event that gave rise to the claim and (b) USD 500. These limits do not apply to fraud, wilful misconduct or gross fault, or where the law does not allow liability to be limited. Nothing in this DPA limits the rights that data subjects have under the law. On the processing of personal data, this DPA prevails over any other terms between you and us where they differ, including the Platform Terms and Conditions. The platform contract may add further data protection commitments, and where it protects the personal data more, it prevails. This DPA applies for as long as we process personal data for you; the obligations that by their nature continue, such as confidentiality, survive its end. This DPA is governed by the laws of the Emirate of Dubai and the federal laws of the United Arab Emirates applicable in Dubai, except where the standard contractual clauses or the UK addendum require another law. A dispute under it is resolved in the same way as other disputes about the platform: it is subject to the exclusive jurisdiction of the onshore courts of the Emirate of Dubai (the Dubai Courts), and not of the courts of the Dubai International Financial Centre. This does not apply to a dispute arising from the standard contractual clauses or the UK addendum, which is resolved by the courts those clauses require (for the standard contractual clauses, the courts of an EU Member State; for the UK addendum, the courts of England and Wales), and it does not limit a data subject's right to bring proceedings before the courts those clauses allow.