Jak zostać konsolidatorem biletów lotniczych i dlaczego wielu utyka

Zwykle zaczyna się od przysługi. Mniejsze biuro z sąsiedztwa nie może wystawiać na przewoźnika, na którego ty możesz, więc pisze do ciebie na WhatsAppie: czy wystawisz im tę rezerwację Warszawa–Dubaj po cenie netto, a oni dołożą swoją marżę? Zgadzasz się. Potem pyta drugie biuro, trzecie, i pewnego ranka zauważasz, że spora część tego, co wystawia twoje stanowisko biletowe, trafia do cudzych klientów. Zostałeś konsolidatorem przypadkiem. Ten tekst jest o tym, jak zostać konsolidatorem biletów lotniczych celowo: czego ta rola naprawdę wymaga, co linie lotnicze chcą zobaczyć, zanim dadzą ci taryfy netto, i o problemie dystrybucji, który po cichu zatrzymuje większość biur, które próbują.

Konsolidator, hurtownik, agregator: trzy różne zawody

W branżowych rozmowach i na stronach dostawców te trzy słowa używane są zamiennie i tam właśnie zaczyna się sporo złego planowania. Opisują różne ryzyka, a nie różne rozmiary.

O ostatni wiersz toczą się spory, i słusznie: konsolidator, który blokuje też miejsca grupowe, niesie również ryzyko hurtownika, a wielu agregatorów samo wystawia bilety. Na brzegach etykiety się rozmywają. Nie rozmywa się trzeci wiersz. Jeśli bilety wychodzą na twoich uprawnieniach, to na ciebie patrzy linia, gdy coś jest z nimi nie tak, niezależnie od tego, jak siebie nazywasz.

Czego linie oczekują, zanim dadzą ci taryfy netto

Linia, która wprowadza dla ciebie taryfy netto, okazuje zaufanie, a to zaufanie wycenia według tego, co możesz pokazać, a nie tego, co możesz obiecać. Szczegóły różnią się w zależności od przewoźnika i rynku, i nikt spoza biura sprzedaży linii nie poda ci jej dokładnego progu. Ale biura, które chcą zostać konsolidatorem lotniczym, trafiają na te same cztery pytania.

Uprawnienia do wystawiania albo jasna ścieżka do kogoś, kto je ma. Większość umów konsolidacyjnych zakłada, że wystawiasz na własnej akredytacji IATA i rozliczasz się przez BSP (w Stanach Zjednoczonych przez ARC). Bez tego wciąż możesz konsolidować, wystawiając przez większego konsolidatora nad sobą, ale wtedy negocjujesz jego netto, nie netto linii, a twoja marża to różnica między dwiema taryfami netto.

Zabezpieczenie finansowe. Akredytacja i umowy z liniami idą w parze z gwarancjami, z których przewoźnik lub system rozliczeń może skorzystać. Ich wysokość zależy od twojego rynku i historii sprzedaży, i to pozycja, która najczęściej zaskakuje biura, gdy liczą koszt tego kroku.

Historia na danym przewoźniku. Sprzedaż, którą już zrobiłeś na taryfach publikowanych, to dowód, który opiekun handlowy zanosi wyżej. Biuro bez historii na przewoźniku prosi o taryfy netto na podstawie prognozy.

Dyscyplina punktu sprzedaży. Taryfy netto wprowadza się dla konkretnego rynku. Linia musi wierzyć, że taryfa przeznaczona na twój rynek zostanie sprzedana na twoim rynku, temu typowi pasażera, dla którego powstała, i nie wycieknie tam, gdzie podetnie własne kanały przewoźnika. To dokładnie to oczekiwanie, które twoi subagenci mogą złamać w twoim imieniu.

Na wierzchu leży warstwa handlowa: taryfy prowizyjne kontra netto, PLB powiązane z celami, okresy premiowe. To się negocjuje i to się zmienia. Buduj plan na netto, a PLB traktuj jak rok, w którym poszło dobrze.

Problem dystrybucji: WhatsApp się nie skaluje

Tak wygląda dystrybucja taryf netto do jednego subagenta w większości biur, które zostały konsolidatorami przypadkiem.

Subagent przysyła zrzut ekranu albo trasę i daty. Ktoś przy twoim stanowisku szuka, znajduje taryfę, dolicza narzut z pamięci albo z arkusza i odsyła cenę. Subagent idzie do klienta. Klient zastanawia się całe popołudnie. Zanim subagent potwierdzi, taryfa się zmieniła albo klasa rezerwacyjna się zamknęła, więc pętla rusza od nowa. Gdy wreszcie się udaje, tworzysz PNR, gonisz za danymi paszportowymi, o których subagent zapomniał, czekasz na przelew albo zapisujesz na kredyt, wystawiasz i odsyłasz e-bilet jako PDF w czacie zakopanym pod wszystkimi innymi rozmowami tego dnia.

Każdy krok tej pętli to człowiek. Działa to z garstką subagentów, którzy znają twoje stanowisko z imienia. Przestaje działać w chwili, gdy osoba, która to prowadzi, staje się sufitem tego, ile możesz dystrybuować, a ta chwila przychodzi dużo wcześniej, niż linia przestanie chcieć dawać ci więcej taryf.

Zawodzi w konkretny, rozpoznawalny sposób:

• Wyceny się przeterminowują. Cena wysłana na czacie nie ma daty ważności, więc subagent przekazuje ją klientowi, gdy już nie obowiązuje.
• Narzuty się rozjeżdżają. Dwie osoby z twojego stanowiska podają temu samemu subagentowi dwie różne ceny za tę samą taryfę, a subagent zauważa to przed tobą.
• Kredyt żyje w czyjejś głowie. Kto ile jest winien i kto przekroczył limit, siedzi w arkuszu aktualizowanym, gdy ktoś sobie przypomni.
• Nie sprzedajesz, kiedy śpisz. Subagenci w innej strefie czasowej czekają, aż otworzysz stanowisko.

Rozwiązaniem nie jest szybszy człowiek na WhatsAppie. Jest nim pozwolenie subagentom, by sami wyszukiwali i rezerwowali twoją ofertę, po twojej cenie dla nich, w granicach, które ustalasz: portal B2B dla subagentów. Na tej platformie to witryna, która wymaga zalogowania przed wyszukiwaniem, rejestruje biura jako klientów biznesowych z ręczną weryfikacją, jeśli chcesz, i prowadzi limity kredytowe subagentów oraz faktury rozliczeniowe jako prawdziwe rekordy zamiast arkusza. Narzut ustawiasz we własnym panelu administracyjnym i jest on stosowany za każdym razem tak samo, i tu znika większość rozjazdów. Jak ułożyć ten narzut to osobna decyzja.

Portal nie zastępuje relacji. Subagent, którego klienci utknęli z rodziną przy stanowisku transferowym, i tak do ciebie zadzwoni. Portal usuwa tylko tę część relacji, która zawsze była samym pisaniem.

Ryzyko ADM: ile kosztuje subagent, który nadużyje taryfy

To część, którą większość biur pomija, i to ona rozstrzyga, czy budowa biznesu konsolidatora lotniczego miała sens.

Gdy linia sprawdza bilet i ustala, że sprzedano go wbrew zasadom taryfy, wystawia Agency Debit Memo agentowi, na którego uprawnieniach go wystawiono. Nie subagentowi, który go sprzedał. Tobie. ADM przychodzi tygodnie albo miesiące po podróży, przez rozliczenie, a odzyskanie kwoty od sprawcy to twój problem, o ile potrafisz udowodnić, kto nim był, i o ile wciąż jest ci coś winien, z czym da się to skompensować.

Za ADM-ami na taryfach konsolidacyjnych rzadko stoi oszustwo. Stoją za nimi subagenci, którzy nigdy nie przeczytali zasad taryfy, bo nikt ich do tego nie zmusił:

• Taryfa netto wprowadzona dla jednego punktu sprzedaży sprzedana pasażerowi rezerwującemu z innego.
• Taryfa dla typu pasażera (studencka, marynarska, pracownicza) sprzedana komuś, kto się nie kwalifikuje.
• Rozbite powiązane segmenty, żeby dojść do tańszej taryfy, albo lot w obie strony sprzedany jako dwa w jedną.
• Powtarzane anulowanie i ponowna rezerwacja dla przytrzymania miejsc, co przewoźnicy śledzą i fakturują.
• Zmiany nazwiska lub reemisje poza tym, na co pozwala taryfa.

Szkody ograniczają trzy rzeczy i żadna nie jest egzotyczna. Wpisz zasady zwrotu do umowy z subagentem przed pierwszym biletem, nie po pierwszym ADM. Trzymaj każdego subagenta w limicie kredytowym egzekwowanym w procesie rezerwacji, żeby to, co może sprzedać na twój rachunek, nigdy nie wyprzedzało tego, co możesz odzyskać. I pokazuj każdemu subagentowi tylko ofertę, którą pozwoliłeś mu sprzedawać: treści dostawców są tu udostępniane przez grupy dostawców, a nie umowy jeden do jednego, więc subagent widzi to, na co pozwala jego grupa, i nic, czego zapomniałeś wykluczyć.

Jeśli to zepsujesz, rachunek jest bezlitosny. Jeden ADM na rodzinnej rezerwacji dalekodystansowej potrafi zjeść marżę z bardzo wielu poprawnie sprzedanych biletów, a opiekun handlowy linii pamięta ten schemat, gdy twoja umowa trafia do odnowienia.

Jak zostać konsolidatorem biletów lotniczych, we właściwej kolejności

Jeśli rozpoznałeś się w pierwszym akapicie, kolejność liczy się bardziej niż ambicja.

Sformalizuj subagentów, których już masz: pisemna umowa, warunki kredytu, imienny kontakt. Potem przenieś ich na portal, zanim dodasz kogokolwiek nowego, bo każdego subagenta podłączonego przez WhatsApp i tak trzeba będzie później przenosić. Dopiero wtedy idź do linii, z historią sprzedaży, która jest już widoczna, i z ofertą, nad którą potrafisz pokazać kontrolę.

Właśnie pod tę kolejność ustawione jest konto konsolidatora na tej platformie: jedno konto, które działa jako konsolidator dla swoich subagentów, udostępnia treści dostawców swojej sieci i może sprzedawać strony white-label biurom, które wolą działać pod własną marką niż pod twoją. Otworzysz je czy nie, kolejność obowiązuje. Linie dają taryfy netto biurom, które wyglądają, jakby kontrolowały, dokąd te taryfy trafiają. Portal sprawia, że tak wyglądasz, a przede wszystkim, że tak rzeczywiście jest.