Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

This Data Processing Addendum ("DPA") applies between TEKRAVEL TRAVEL AND TECHNOLOGIES - FZCO ("Tekravel", "we", "us" or "our") and every business that uses Tekravel ("you"), and forms part of the agreement under which you use the platform: the Platform Terms and Conditions you accept in your Admin Panel. It sets out how we process personal data for you when we host your booking website and provide the platform to you, as the UAE Personal Data Protection Law (Federal Decree-Law No. 45 of 2021) requires and, where they apply, Article 28 of the EU and UK GDPR. Words such as "personal data", "processing", "controller", "processor", "data subject" and "personal data breach" have the meaning the applicable data protection law gives them, and a "sub-processor" is a service provider we engage to process personal data for you.

1. 1Zakres i role

   This DPA applies whenever we process personal data for you in providing Tekravel: on your booking website, in the Admin Panel, through our APIs and in the bookings made through them. For that data, you are the controller and we are your processor. If you act for another business, for example as its sub-agent, you confirm that your instructions to us are authorised by that business. This DPA does not cover the personal data we handle as a controller for our own purposes, such as your account and sign-in records, the verification and sanctions screening of your business, our billing and support, and the security of the platform. Our Privacy Policy describes that. When a booking is made, the travel suppliers concerned (airlines, reservation systems, hotel, package and attraction suppliers) receive the traveller details they need to issue and service it. They handle those details under their own terms and privacy policies and are not our sub-processors.

2. 2Przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania

   • Subject matter: hosting and running your booking website and providing the Tekravel platform to you. • Duration: as long as we provide the platform to you, and after that for as long as we keep the data (see "Deletion or return at the end" below). • Nature: collecting, recording, storing, organising, retrieving, using, transmitting and erasing personal data by automated means, and passing it to the suppliers and service providers that a booking or a service needs. • Purpose: to run your website and Admin Panel, search for and book travel services, process the payments made on your website, issue tickets and vouchers, send the messages you set up, support you and keep the platform secure, and for no other purpose.

3. 3Dane osobowe i osoby, których dane dotyczą

   Osobami, których dane dotyczą, są: • Państwa klienci i podróżni, dla których dokonują oni rezerwacji, w tym dzieci i niemowlęta, których dane podaje osoba dorosła rezerwująca w ich imieniu; • osoby kontaktujące się z Państwem za pośrednictwem Państwa strony, na przykład z zapytaniem lub na czacie; • Państwa pracownicy, subagencje i inni użytkownicy, w zakresie danych o nich, którymi zarządzają Państwo w panelu administratora. Dane osobowe mogą obejmować: • imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów i adresy pocztowe; • daty urodzenia, płeć, obywatelstwo oraz numery paszportów lub dokumentów tożsamości wraz z datami ich ważności; jeśli włączą Państwo skanowanie paszportów – zeskanowany obraz; • rezerwacje: plany podróży, pobyty w hotelach, numery rezerwacji, numery programów lojalnościowych i specjalne życzenia, które mogą ujawniać informacje o zdrowiu lub wyznaniu, na przykład wybór posiłku lub prośba o pomoc; • płatności: kwoty, statusy i numery referencyjne oraz markę, ostatnie cztery cyfry i datę ważności zapisanych kart; pełne numery kart obsługuje dostawca płatności, a nie my; • konta klientów: nazwy użytkowników, skróty (hash) haseł, rejestry logowania, adresy IP i dane urządzeń; • wiadomości: czaty, e-maile, SMS-y, wiadomości WhatsApp i Telegram oraz pliki przesyłane przez użytkowników.

4. 4Przetwarzanie wyłącznie na Państwa polecenie

   We process the personal data only on your documented instructions. Your instructions are this DPA, the agreement under which you use the platform and the platform contract; the settings you choose and what you and your users do in the Admin Panel and through our APIs; and any other written instruction you give us that is consistent with them. We do not use the data for any other purpose of our own, we do not sell it, and we do not use it to train artificial intelligence models. If a law we are subject to requires us to process the data in another way, we tell you before we do, unless that law forbids it. If we believe an instruction breaks the applicable data protection law, we tell you straight away, and we may hold off carrying it out until you confirm or change it.

5. 5Państwa obowiązki jako administratora

   Odpowiadają Państwo za: • posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych, które zbierają Państwo na swojej stronie i powierzają nam do przetwarzania, oraz informowanie klientów o sposobie ich wykorzystania, zazwyczaj w polityce prywatności własnej strony; • zbieranie wyłącznie danych potrzebnych do Państwa rezerwacji i usług, a danych szczególnie chronionych tylko wtedy, gdy wymaga tego rezerwacja, i wyłącznie w przeznaczonych do tego polach platformy; • zapewnienie, aby osoba dokonująca rezerwacji dla dzieci lub innych podróżnych była uprawniona do podania ich danych; • zgodność Państwa poleceń z prawem oraz prawidłowość wprowadzanych przez Państwa danych; • wybór ustawień i ról użytkowników odpowiednich dla Państwa przedsiębiorstwa oraz należyte zabezpieczenie danych logowania Państwa użytkowników.

6. 6Poufność

   Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie ci pracownicy i współpracownicy, którzy potrzebują ich do świadczenia usług platformy, jej wsparcia lub zabezpieczenia, i tylko w zakresie wymaganym przez ich pracę. Każdy z nich jest związany umownym lub ustawowym obowiązkiem zachowania poufności, który trwa także po zakończeniu pracy na naszą rzecz, i jest przeszkolony w zakresie ochrony danych i bezpieczeństwa.

7. 7Środki bezpieczeństwa

   Chronimy dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub dostępem za pomocą środków technicznych i organizacyjnych odpowiednich do ryzyka, z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztów oraz charakteru przetwarzania. Obejmują one: • szyfrowanie podczas przesyłania (HTTPS) i w spoczynku; • indywidualne konta użytkowników, kontrolę dostępu opartą na rolach i zasadę minimalnych uprawnień, zarówno w odniesieniu do naszych pracowników, jak i Państwa użytkowników; • logiczne oddzielenie danych każdego partnera od danych innych partnerów; • przechowywanie haseł wyłącznie w postaci nieodwracalnych skrótów (hash) oraz dane dostępowe do bramek płatniczych, które po zapisaniu nigdy nie są ponownie wyświetlane; • rejestry logowań, zmian wprowadzanych w panelu administratora i żądań API; • ochronę przed botami w publicznych formularzach; • regularne kopie zapasowe naszych baz danych, umożliwiające przywrócenie danych po incydencie; • bieżącą aktualizację naszego oprogramowania oraz sprawdzanie naszego kodu i oprogramowania, z którego korzysta, pod kątem problemów z bezpieczeństwem; • szkolenia naszych pracowników z zakresu ochrony danych i bezpieczeństwa; • udokumentowaną procedurę wykrywania i badania incydentów bezpieczeństwa oraz reagowania na nie. Możemy zmieniać te środki wraz ze zmianami technologii i ryzyk, ale nigdy w sposób obniżający ogólny poziom ochrony.

8. 8Dalsze podmioty przetwarzające

   You give us a general authorisation to engage sub-processors. Our current sub-processors are named in our sub-processor list, published on our website at /subprocessors, with what each one does, the personal data it receives, where it is based and how transfers are protected. Your Master, and any top-level master above it, may access your Admin Panel to support you, handle cases and supervise its part of the network. When it accesses personal data that we process for you, it acts as our sub-processor: we bind it by written contract as we bind our other sub-processors. Your Admin Panel shows your Master's name and contact details, and we tell you on request where it is based and which top-level master is above it. Moving you to a different Master, or placing a new top-level master above it, is a change of sub-processor for your data: we tell you, and you can object, as the next paragraph describes. A Master that stops acting for us is a case in which we must act sooner to keep the service running. Before a new sub-processor starts processing your data, we update that list and tell you by email or in the Admin Panel at least 30 days in advance, unless we must act sooner for security reasons or to keep the service running, in which case we tell you as soon as we can. You can object on reasonable data protection grounds by writing to [email protected] within that period. We will discuss your concerns in good faith and look for a solution; if we cannot find one, you may stop using the service concerned or close your account without any penalty, and we refund, pro rata, any fee you paid in advance for that service or for a period after your account closes. We bind every sub-processor, by written contract, to data protection obligations that protect the personal data at least as well as this DPA, in particular on security, confidentiality and using the data only to provide its services to us. We remain liable to you for our sub-processors' work as for our own.

9. 9Przekazywanie danych za granicę

   We and our sub-processors may process the personal data outside the country where it was collected, including outside the United Arab Emirates, as our sub-processor list shows for each sub-processor. We transfer it only as the UAE Personal Data Protection Law allows: to countries with an adequate level of protection, or with appropriate safeguards such as contractual commitments. Where the EU or UK GDPR applies, we transfer the data only to a country covered by an adequacy decision or under the standard contractual clauses approved by the European Commission (with the UK addendum for UK data), which we sign with the sub-processor concerned. Where the transfer from you to us itself needs such safeguards, those clauses (module two, or module three if you are a processor yourself) and the UK addendum apply between you and us and form part of this DPA, with this DPA providing the details they require.

10. 10Pomoc w wypełnianiu Państwa obowiązków

    Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne nam informacje, pomagamy Państwu: • odpowiadać na żądania Państwa klientów i innych osób, których dane dotyczą, wykonujących swoje prawa. Ich konta i rezerwacje znajdą Państwo w panelu administratora; jeśli żądanie wymaga czegoś, czego panel administratora nie oferuje, na przykład usunięcia konta lub eksportu jego danych, mogą Państwo poprosić nas o pomoc. Jeśli żądanie trafi bezpośrednio do nas, bez zbędnej zwłoki przekazujemy je Państwu i nie odpowiadamy na nie sami, chyba że Państwo nas o to poproszą; • przeprowadzać oceny skutków dla ochrony danych i konsultować się z organem ochrony danych, gdy wymaga tego prawo, przekazując Państwu informacje o naszym przetwarzaniu i środkach bezpieczeństwa, których w uzasadniony sposób Państwo potrzebują; • wypełniać Państwa obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i naruszeń ochrony danych osobowych, zgodnie z niniejszą Umową powierzenia. Jeśli potrzebują Państwo pomocy wykraczającej poza to, co zapewniają platforma i niniejsza Umowa powierzenia, możemy pobrać rozsądną opłatę, którą uzgodnimy z Państwem z wyprzedzeniem.

11. 11Naruszenia ochrony danych osobowych

    If we become aware of a personal data breach affecting the personal data we process for you, we tell you as soon as we become aware of it, and in any case within forty-eight (48) hours, by email to the address on your account. We tell you, as far as we know it at the time and in stages if we cannot tell you everything at once: • what happened and when; • the categories and approximate number of data subjects and records concerned; • the likely consequences; • what we have done or propose to do to deal with the breach and reduce its possible harm; • who you can contact for more information. We take reasonable steps to contain and investigate the breach, keep you informed, and help you notify the authorities and the people affected where the law requires. Telling you about a breach is not an admission of fault or liability.

12. 12Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu współpracy

    When we stop providing the platform to you, you can ask us for a copy of your customers' personal data that we still hold, in a common machine-readable format. We decide, at our discretion, whether we keep, delete or anonymise the personal data we process for you, and for how long. We make no commitment to keep it for any period or to delete it by any date, so export what you need while you use the platform. We keep bookings, invoices, payments and accounting records, including the traveller and customer details on them (such as names, itineraries, ticket numbers and amounts), for at least seven (7) years after the end of the tax period they belong to. We keep them protected and use them only for the reason we keep them.

13. 13Informacje i audyty

    Przekazujemy Państwu informacje w uzasadniony sposób potrzebne do wykazania, że wypełniamy nasze obowiązki wynikające z niniejszej Umowy powierzenia, takie jak opis naszych środków bezpieczeństwa, wykaz naszych dalszych podmiotów przetwarzających oraz odpowiedzi na rozsądne kwestionariusze dotyczące bezpieczeństwa. Jeśli te informacje nie są wystarczające lub wymaga tego organ ochrony danych, mogą Państwo przeprowadzić audyt naszej zgodności samodzielnie lub za pośrednictwem niezależnego audytora, który jest związany obowiązkiem zachowania poufności i nie jest naszym konkurentem. Muszą Państwo powiadomić nas o tym na piśmie z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem i z wyprzedzeniem uzgodnić z nami zakres, termin i czas trwania audytu. Audyt musi odbywać się w zwykłych godzinach pracy, nie może zakłócać świadczenia naszych usług ani zapewniać dostępu do danych innych partnerów i jest przeprowadzany na Państwa koszt. Audyt mogą Państwo przeprowadzić nie częściej niż raz na dwanaście miesięcy, chyba że naruszenie ochrony danych osobowych dotyczyło Państwa danych lub organ ochrony danych wymaga przeprowadzenia audytu.

14. 14Odpowiedzialność i pierwszeństwo postanowień

    Our liability under this DPA is limited in the same way as our liability for the platform as a whole. We are not liable for indirect, incidental, special or consequential loss, or for loss of profit, revenue, business, goodwill or data. Our total liability to you for all claims together, under this DPA and otherwise in connection with the platform, is limited to the greater of (a) the fees you paid us in the twelve months before the event that gave rise to the claim and (b) USD 500. These limits do not apply to fraud, wilful misconduct or gross fault, or where the law does not allow liability to be limited. Nothing in this DPA limits the rights that data subjects have under the law. On the processing of personal data, this DPA prevails over any other terms between you and us where they differ, including the Platform Terms and Conditions. The platform contract may add further data protection commitments, and where it protects the personal data more, it prevails. This DPA applies for as long as we process personal data for you; the obligations that by their nature continue, such as confidentiality, survive its end. This DPA is governed by the laws of the Emirate of Dubai and the federal laws of the United Arab Emirates applicable in Dubai, except where the standard contractual clauses or the UK addendum require another law. A dispute under it is resolved in the same way as other disputes about the platform: it is subject to the exclusive jurisdiction of the onshore courts of the Emirate of Dubai (the Dubai Courts), and not of the courts of the Dubai International Financial Centre. This does not apply to a dispute arising from the standard contractual clauses or the UK addendum, which is resolved by the courts those clauses require (for the standard contractual clauses, the courts of an EU Member State; for the UK addendum, the courts of England and Wales), and it does not limit a data subject's right to bring proceedings before the courts those clauses allow.