Portal B2B dla subagentów obok Twojej publicznej strony

Zwykle zaczyna się na WhatsAppie. Subagent z Krakowa przysyła zrzut ekranu z taryfą Warszawa–Dubaj i pyta, czy dasz radę taniej. Sprawdzasz, wyceniasz, on potwierdza, ktoś z Twojego zespołu wystawia bilet, a pieniądze przychodzą trzy dni później. Może. Pomnóż to przez dwudziestu agentów i gorący tydzień, a biznes, który faktycznie prowadzisz, okaże się kolejką czatów z biurkiem ticketingowym na zapleczu. Portal B2B dla subagentów jest wyjściem z tej kolejki — ale tylko wtedy, gdy działa na tej samej ofercie co Twoja publiczna strona i żadna ze stron nigdy nie widzi ceny drugiej.

Cały ten tekst jest o tym ostatnim warunku. Postawić agentów za logowaniem jest łatwo. Prawdziwe decyzje projektowe dotyczą czegoś innego: jak nie pozwolić podróżnemu dotrzeć do Twojej ceny netto z małą marżą i jak nie pozwolić agentowi znaleźć ceny publicznej niższej od tej, którą mu liczysz.

Dlaczego logowanie jest ważniejsze niż logo

Wiele biur traktuje ekran logowania jak uprzejmość: agent dostaje konto, żeby jego rezerwacje były w jednym miejscu. Prawdziwy powód jest umowny.

Spora część hurtowej oferty hotelowej i negocjowanych taryf jest Ci sprzedawana z założeniem, że ta cena trafia do branży, a nie do otwartego internetu. Niektóre umowy mówią to wprost; inne egzekwują to po cichu — sprawdzają, które stawki pojawiają się w publicznych porównywarkach, i zamykają konto, z którego wyciekły. Jeśli Twoje ceny agencyjne są dostępne dla każdego, kto wpisze adres URL, ryzykujesz relację z dostawcą dla subagenta, który rezerwuje pięć biletów miesięcznie.

Na tej platformie witrynę można ustawić tak, żeby żadne wyszukiwanie nie ruszało bez zalogowania, a klientów firmowych — agencje — rejestrować osobno od podróżnych indywidualnych, z opcjonalną ręczną weryfikacją, zanim konto agencji zostanie aktywowane. Warto ją włączyć. To moment, w którym potwierdzasz, że za rejestracją stoi prawdziwe biuro podróży, a nie konkurent albo ktoś zbierający ceny, kto wypełnił formularz.

Jedna oferta, dwie grupy odbiorców: co naprawdę się różni

Oferta jest ta sama. Wszystko wokół niej — nie. Tę część warto wydrukować przed jakąkolwiek konfiguracją, bo każdy wiersz to decyzja, którą inaczej ktoś w zespole podejmie przypadkiem.

Co do drugiego wiersza rozsądni ludzie się nie zgadzają. Część biur pokazuje agentowi netto i pozwala mu dołożyć własną marżę; inne pokazują jedną cenę agencyjną i zachowują netto dla siebie. Druga opcja jest bezpieczniejsza, gdy Twoi agenci odsprzedają także sobie nawzajem, bo netto, które raz wycieknie, do piątku zna każdy agent w mieście.

Marża dla każdego agenta bez arkusza dla każdego agenta

Arkuszową wersję cen dla agentów zna każdy: zakładka na agenta, kolumna na przewoźnika i kolega, który pamięta, które są nieaktualne. Działa do czasu, aż kolega pójdzie na urlop.

Tutaj reguły marży przypina się do kategorii biur, a nie do pojedynczych osób. Każda agencja to biuro; Twoi klienci publiczni mają własne biuro; kategoria grupuje biura, które mają mieć takie same ceny. Regułę można zawęzić po przewoźniku, trasie, kraju, rodzaju podróży oraz datach rezerwacji lub podróży, a może ona być procentem albo stałą kwotą, z polami prowizji i rabatu obok. W praktyce budujesz poziomy — kategorię dla dużych agentów, jedną dla nowych, jedną dla agenta, któremu dałeś specjalną stawkę u jednego przewoźnika — i przenosisz agencję między nimi zamiast przepisywać jej ceny.

Agent, który naprawdę potrzebuje własnej ceny, dostaje własną kategorię. To powinien być wyjątek. Dwadzieścia kategorii dla dwudziestu agentów to znowu arkusz, tylko trudniejszy do czytania.

Biuro publiczne ma własne reguły i to właśnie trzyma obie strony osobno: anonimowy gość dostaje cenę biura publicznego, zalogowany agent — kategorii swojego biura. Zanim kogokolwiek zaprosisz, sprawdź obie ceny dla tego samego lotu tego samego dnia. Jeśli cena agencyjna kiedykolwiek wyjdzie wyższa od detalicznej, dowiesz się o tym — od agenta, na WhatsAppie, ze zrzutem ekranu.

Limity kredytowe i rozliczenia

Na kredycie działalność z subagentami zarabia albo traci, i to jedyna rzecz, która nigdy nie powinna żyć w arkuszu.

Każda agencja ma limit kredytowy. Gdy jej użytkownik wystawia bilet lub voucher hotelowy, platforma blokuje tę kwotę z dostępnego kredytu, zanim poprosi dostawcę o wystawienie, i odmawia wystawienia, jeśli środków nie wystarcza. Blokada jest atomowa, co ma większe znaczenie, niż się wydaje: dwóch pracowników tej samej agencji wystawiających w tej samej minucie nie zmieści się obaj pod limitem, który pokrywał tylko jednego. Blokada jest zwalniana niezależnie od tego, czy wystawienie się uda, czy nie, więc timeout po stronie dostawcy nie zostawia kredytu agenta zamrożonego.

Rozliczenia idą przez faktury. Faktura to miesięczny obraz dla każdej agencji i waluty — taryfy, podatki i dodatki, minus prowizja, plus kary, minus zwroty — a po wygenerowaniu zostaje zamrożona, żeby spóźniony zwrot nie przepisał po cichu dokumentu, który agent już opłacił. Faktura po terminie pokazuje się jako przeterminowana; oznaczasz ją jako opłaconą, gdy pieniądze wpłyną.

Nic z tego nie zastępuje oceny handlowej. Kto dostaje limit i jaki — to wciąż Twoja decyzja. Znika za to ten rodzaj straty, w którym limit istniał na papierze, a nikt go nie sprawdził w czwartek o drugiej po południu.

Ile kosztuje pomyłka

Trzy błędy, w kolejności, w jakiej biura zwykle na nie trafiają.

• Wyciek netto. Ceny agencyjne dostępne bez logowania albo reguła publiczna, która schodzi poniżej poziomu agencyjnego. Pierwsze kosztuje umowę z dostawcą; drugie — agenta, który przestaje rezerwować i nie mówi dlaczego.
• Agent ponad limitem. Limit, którego nie egzekwowano przy wystawieniu. Bilety są prawdziwe, przewoźnik chce pieniędzy, a Twoja windykacja to telefon do firmy, która może już nie odbierać.
• Agent, który odszedł, a wciąż ma login. Niżej, bo o tym wszyscy zapominają.

Każdemu z nich taniej zapobiec w konfiguracji, niż naprawiać go w windykacji.

Kiedy subagent odchodzi

Agenci odchodzą. Przechodzą do konkurencji, zamykają działalność, wspólnik wychodzi z listą klientów. Pytanie brzmi, jak wygląda ich dostęp następnego ranka.

Dezaktywacja biura agencji na tej platformie to przełącznik, nie usunięcie. Odmawia nowych logowań wszystkim użytkownikom tego biura i natychmiast zrywa już otwarte sesje — nie wtedy, gdy przypadkiem wygaśnie token. Rezerwacje zostają w systemie, faktury zostają w systemie, a to, co są winni, nadal są winni. Jeśli to było nieporozumienie, włączasz z powrotem i nic nie przepadło.

Zrób to w dniu, w którym się dowiesz, nie w dniu, w którym dotrą papiery. Agent, który postanowił odejść i wciąż ma aktywną linię kredytową, to najdroższy użytkownik w Twoim systemie. A jego podróżni nie są Twoimi klientami do dzwonienia. Tak się umówiliście przy rejestracji, a reputacja, którą chronisz, dotrzymując tego, jest warta więcej niż garść rezerwacji, które zyskałbyś, łamiąc to.

Od czego zacząć

Większość biur najpierw buduje stronę publiczną, a agentów dokręca później. Odwrotnie jest łatwiej: ustal poziomy, skonfiguruj reguły kredytowe, a potem otwórz publiczną witrynę, wiedząc, jako które biuro będzie wyceniana. Jeśli wciąż zastanawiasz się, czy w ogóle prowadzić własny silnik, argumenty za i przeciw są w tekście white label czy własny silnik; jeśli Twoi agenci są w kilku krajach, przed ustawieniem choćby jednej stawki przeczytaj gdzie ucieka marża na stronie wielowalutowej — zwłaszcza gdy sprzedajesz w PLN, a kupujesz w euro lub dolarach.

A jeśli tak naprawdę budujesz sieć — agencje, które kupują Twoją ofertę pod własną marką, a nie tylko rezerwują przez Twoją stronę — to nie jest ustawienie witryny, tylko konto konsolidatora. Zobacz, co obejmuje konto konsolidatora, w tym sprzedaż stron white-label agencjom, które już zaopatrujesz.