Nettotarieven verdelen onder subagenten zonder WhatsApp
Maandagochtend gaat de tarievenlijst de deur uit: een pdf, of een screenshot van een spreadsheet, in een WhatsApp-groep met een paar dozijn subagenten. Maandagmiddag zijn twee van die tarieven bij de maatschappij al veranderd, heeft een agent de lijst doorgestuurd naar een zakelijke klant "zodat ze de prijs kunnen zien", en vraagt iemand in Rotterdam of het tarief Amsterdam–Paramaribo nog steeds de tweede koffer bevat. Zo verdelen de meeste consolidators nettotarieven nog altijd onder hun subagenten, en het werkt precies tot de week waarin het meer kost dan het oplevert.
Dit stuk gaat over het weghalen van die distributie uit berichten en het onderbrengen ervan in een systeem dat uw eigen regels afdwingt: wie welk tarief ziet, tegen welke prijs, tegenover hoeveel krediet. Niet omdat software in de mode is, maar omdat elk van de drie mislukkingen hieronder op uw BSP-afrekening belandt, niet op die van uw subagent.
Drie dingen die misgaan als tarieven per bericht reizen
Geen ervan is dramatisch op de dag dat het gebeurt. Dat is nu juist het probleem.
Het tarief is al verouderd
Een nettotarief is een momentopname van een voorraadpositie die blijft bewegen. Op het moment dat het als afbeelding uw systeem verlaat, wordt het niet meer bijgewerkt. De subagent biedt het dinsdag aan een gezin aan, het gezin betaalt woensdag, en de boekingsklasse waarop het gebouwd was, sloot maandagavond. Nu moet u ofwel opnieuw prijzen en de goodwill van de agent verliezen, ofwel het honoreren en het verschil zelf dragen. Agenten leren snel welke consolidator oude lijsten honoreert, en sturen die hun lastigste boekingen.
Uw netto lekt uit
Een tarievenlijst heeft geen idee wie hem leest. Eén keer doorgestuurd bereikt hij een particuliere klant die nu precies weet wat de agent betaalt; twee keer doorgestuurd bereikt hij een concurrerende consolidator die nu precies weet wat u betaalt. Geen van beide is terug te draaien. De marge van de agent op die klant stort in, en uw positie in het volgende gesprek met de maatschappij is zwakker dan ze was.
Er is geen audittrail
Als er een ADM binnenkomt voor een overtreding van een tariefregel, is de eerste vraag wie wat verkocht, onder welke voorwaarden en op welk moment. Als het antwoord in een chatgeschiedenis staat die over drie telefoons van medewerkers verspreid is, reconstrueert u het uit screenshots terwijl de termijn loopt. Hetzelfde geldt wanneer een agent een factuur betwist: uw woord, zijn woord en een spraakbericht.
Tel dat bij elkaar op en de kosten van het verkeerd doen zijn geen softwareregel. Het zijn de ADM's die u niet kunt doorbelasten omdat u niet kunt bewijzen wie onder welke regel heeft uitgegeven, de verschillen op verouderde tarieven die u slikt om goede agenten te houden, en de onderhandelingen met maatschappijen die u verzwakt omdat uw netto openlijk circuleert.
Nettotarieven verdelen onder subagenten via regels, niet via berichten
Het alternatief is weinig spectaculair: een portaal waar elke subagent inlogt, live zoekt en de prijs ziet die u voor hem hebt bepaald. Het tarief is nooit een document, dus het kan niet verouderen of worden doorgestuurd. Het is een resultaat, bij elke zoekopdracht opnieuw berekend, met uw opslag en uw regels.
Op dit platform wordt een consolidatoraccount geopend vanaf de consolidatorpagina, en dat ene account kan als consolidator optreden, de content van zijn leveranciers met een netwerk delen en white-labelsites verkopen aan bureaus die hun eigen merk willen. Subagenten worden geregistreerd als zakelijke klanten, met optionele handmatige verificatie, en de etalage kan inloggen verplicht stellen voordat iemand zoekt, zodat een tarief nooit wordt getoond aan iemand die u niet hebt goedgekeurd. Voor een breder beeld van hoe dat portaal naast een publieke site staat, zie het aparte stuk over een B2B-reisportaal voor subagenten.
Zichtbaarheid en prijs per agent
Niet elke agent hoort alles te zien. Een nieuwe agent in zijn eerste maand heeft uw beste gecontracteerde hoteltarieven niet nodig; een agent met veel volume in Antwerpen zou waarschijnlijk niet dezelfde opslag moeten betalen als iemand die om de week één ticket uitgeeft. Een portaal is pas een verbetering ten opzichte van WhatsApp als het u die verschillen laat vastleggen in plaats van ze plat te slaan.
Zichtbaarheid loopt hier via leveranciersgroepen in plaats van één-op-één-afspraken: een tenant ziet de leveranciers die zijn groepen hem toekennen, en verder niets. Dat is de hefboom voor wie wat ziet. Prijs is de andere hefboom, en daar zou een consolidator het grootste deel van zijn denktijd aan moeten besteden, want opslaglogica die makkelijk aan een agent uit te leggen is, overleeft het moment waarop de agent u met een ander vergelijkt. De details staan in ons stuk over opslagstrategie; de korte versie is deze tabel.
| Vraag | Tarievenlijst in een groepschat | Portaal met uw regels |
|---|---|---|
| Wie een tarief kan zien | Iedereen die de lijst bereikt | Alleen goedgekeurde agenten, ingelogd |
| Hoe actueel de prijs is | Van het moment dat de lijst gemaakt werd | Van het moment van zoeken |
| Andere voorwaarden voor andere agenten | Aparte lijsten, met de hand bijgehouden | Eén keer ingesteld, bij elke zoekopdracht toegepast |
| Bewijs van wat er verkocht is, en aan wie | Chatgeschiedenis | Een boekingsrecord per agent |
| Een nieuwe agent toevoegen | Nog een lid in de groep | Een goedkeuring die u beheert |
| Een offerte op een rustige zondag | Snel, als iemand antwoordt | Snel, of er nu iemand antwoordt of niet |
| Een complexe multi-city-reisroute | Een mens denkt erover na | Heeft die mens vaak nog steeds nodig |
Over de laatste rij wordt gediscussieerd, en terecht. Een goede WhatsApp-desk wint van elk portaal voor de agent die wil dat een mens nadenkt over een lastige routering. Houd de desk daarvoor. Haal de routinematige uitgifte Amsterdam–Istanbul er weg.
Kredietbeheer hoort bij distributie, niet erna
De meeste consolidators behandelen krediet als een boekhoudkundig probleem: de agent boekt, de factuur gaat de deur uit en aan het einde van de maand belt iemand achter het geld aan. Die volgorde is omgekeerd. Elk ticket dat u een agent op krediet laat uitgeven, is een kleine lening, en het besluit om die te verstrekken valt op het moment van uitgifte, niet wanneer de financiële afdeling de spreadsheet opent.
De limiet moet dus wonen waar de boeking gebeurt. Op dit platform zijn kredietlimieten voor subagenten en verrekeningsfacturen volwaardige begrippen en geen spreadsheets: de limiet hoort bij de agent, en de verrekening zit in hetzelfde systeem waarin de agent boekte. Als distributie en krediet één systeem delen, heeft de vraag "mag deze agent dit ticket nu uitgeven?" een antwoord voordat het ticket bestaat, in plaats van een telefoontje erna.
Het verandert ook het gesprek met de agent. "Uw limiet is bereikt; betaal de openstaande factuur en u kunt weer uitgeven" is een regel die hij kan zien. "Financiën zegt nee" is een wrok.
Waarover u de controle houdt
Overstappen op een portaal mag niet betekenen dat u uw commerciële oordeel aan een leverancier overdraagt. Controleer voordat u zich ergens voor aanmeldt, ook hiervoor, of u hier nog steeds eigenaar van bent:
- Welke agenten er zijn. U beslist of elk van hen met de hand wordt geverifieerd vóór de eerste zoekopdracht.
- Wat elke groep kan zien. Leveranciers en content worden via groepen toegekend, niet voor iedereen aangezet.
- Uw opslag. Door u ingesteld, in uw eigen beheerpaneel, naast uw eigen boekingen, klanten en rapporten.
- Wie in uw team dit allemaal kan wijzigen. Rolgebaseerde rechten, zodat wie tickets uitgeeft niet automatisch ook opslagen wijzigt.
- Krediet. Een limiet per agent, en verrekeningsfacturen die niet in een spreadsheet leven.
- De relatie. Als een agent later een eigen gebrande site wil, moet dat iets zijn wat u hem verkoopt, geen reden om bij u weg te gaan.
Dat laatste punt mist u makkelijk. De agenten die het snelst uit een groepschat groeien, zijn uw beste, en op het moment dat ze een publieke website willen, gaan ze met platforms praten. Als u die voor hen kunt inrichten, onder hun merk en op uw content, blijven ze binnen uw netwerk.
Waar u begint
Zet niet alle agenten in één week over. Kies de handvol die het meest boeken, keur ze goed op het portaal en laat het een tijd naast de WhatsApp-groep draaien. Let op wat ze de groep nog vragen: die lijst is precies wat uw regels nog niet afdekken. Bent u nog bezig met het bedrijfsmodel zelf, dan behandelt hoe word je vliegticket-consolidator de stap hiervoor; bent u daar voorbij, dan begint het portaal bij het consolidatoraccount.