Verwerkersovereenkomst

This Data Processing Addendum ("DPA") applies between TEKRAVEL TRAVEL AND TECHNOLOGIES - FZCO ("Tekravel", "we", "us" or "our") and every business that uses Tekravel ("you"), and forms part of the agreement under which you use the platform: the Platform Terms and Conditions you accept in your Admin Panel. It sets out how we process personal data for you when we host your booking website and provide the platform to you, as the UAE Personal Data Protection Law (Federal Decree-Law No. 45 of 2021) requires and, where they apply, Article 28 of the EU and UK GDPR. Words such as "personal data", "processing", "controller", "processor", "data subject" and "personal data breach" have the meaning the applicable data protection law gives them, and a "sub-processor" is a service provider we engage to process personal data for you.

1. 1Toepassingsgebied en rollen

   This DPA applies whenever we process personal data for you in providing Tekravel: on your booking website, in the Admin Panel, through our APIs and in the bookings made through them. For that data, you are the controller and we are your processor. If you act for another business, for example as its sub-agent, you confirm that your instructions to us are authorised by that business. This DPA does not cover the personal data we handle as a controller for our own purposes, such as your account and sign-in records, the verification and sanctions screening of your business, our billing and support, and the security of the platform. Our Privacy Policy describes that. When a booking is made, the travel suppliers concerned (airlines, reservation systems, hotel, package and attraction suppliers) receive the traveller details they need to issue and service it. They handle those details under their own terms and privacy policies and are not our sub-processors.

2. 2Onderwerp, duur, aard en doel

   • Subject matter: hosting and running your booking website and providing the Tekravel platform to you. • Duration: as long as we provide the platform to you, and after that for as long as we keep the data (see "Deletion or return at the end" below). • Nature: collecting, recording, storing, organising, retrieving, using, transmitting and erasing personal data by automated means, and passing it to the suppliers and service providers that a booking or a service needs. • Purpose: to run your website and Admin Panel, search for and book travel services, process the payments made on your website, issue tickets and vouchers, send the messages you set up, support you and keep the platform secure, and for no other purpose.

3. 3Persoonsgegevens en betrokkenen

   De betrokkenen zijn: • uw klanten en de reizigers voor wie zij boeken, onder wie kinderen en baby's van wie een volwassene de gegevens verstrekt bij het boeken voor hen; • mensen die via uw website contact met u opnemen, bijvoorbeeld met een vraag of in een chat; • uw medewerkers, subagentschappen en andere gebruikers, voor de gegevens die u in het beheerpaneel over hen beheert. De persoonsgegevens kunnen omvatten: • namen, e-mailadressen, telefoonnummers en postadressen; • geboortedata, geslacht, nationaliteit, en paspoort- of id-nummers met hun vervaldata; als u het scannen van paspoorten inschakelt, de gescande afbeelding; • boekingen: reisroutes, hotelverblijven, boekingsreferenties, klantenkaartnummers en bijzondere verzoeken, die informatie over gezondheid of religie kunnen onthullen, zoals een maaltijdkeuze of een verzoek om assistentie; • betalingen: bedragen, status en referenties, en het merk, de laatste vier cijfers en de vervaldatum van opgeslagen kaarten; volledige kaartnummers worden verwerkt door de betaaldienstverlener, niet door ons; • klantaccounts: gebruikersnamen, wachtwoordhashes, aanmeldlogboeken, IP-adressen en apparaatgegevens; • berichten: chats, e-mails, SMS-, WhatsApp- en Telegram-berichten en de bestanden die mensen versturen.

4. 4Verwerking uitsluitend op uw instructies

   We process the personal data only on your documented instructions. Your instructions are this DPA, the agreement under which you use the platform and the platform contract; the settings you choose and what you and your users do in the Admin Panel and through our APIs; and any other written instruction you give us that is consistent with them. We do not use the data for any other purpose of our own, we do not sell it, and we do not use it to train artificial intelligence models. If a law we are subject to requires us to process the data in another way, we tell you before we do, unless that law forbids it. If we believe an instruction breaks the applicable data protection law, we tell you straight away, and we may hold off carrying it out until you confirm or change it.

5. 5Uw verantwoordelijkheden als verwerkingsverantwoordelijke

   U bent verantwoordelijk voor: • een rechtsgrond voor de persoonsgegevens die u op uw website verzamelt en ons vraagt te verwerken, en het informeren van uw klanten over hoe u ze gebruikt, meestal in het eigen privacybeleid van uw website; • het verzamelen van alleen de gegevens die uw boekingen en diensten nodig hebben, en van gevoelige gegevens alleen wanneer een boeking dat vereist, in de velden die het platform daarvoor biedt; • ervoor zorgen dat degene die voor kinderen of andere reizigers boekt, hun gegevens mag verstrekken; • de rechtmatigheid van uw instructies en de juistheid van de gegevens die u invoert; • het kiezen van de instellingen en gebruikersrollen die bij uw bedrijf passen, en het veilig bewaren van de inloggegevens van uw gebruikers.

6. 6Vertrouwelijkheid

   Alleen de medewerkers en opdrachtnemers die de persoonsgegevens nodig hebben om het platform te leveren, te ondersteunen of te beveiligen, hebben er toegang toe, en alleen voor zover hun werk dat vereist. Ieder van hen is gebonden aan een schriftelijke of wettelijke geheimhoudingsplicht die blijft gelden nadat hun werk voor ons is beëindigd, en is opgeleid in gegevensbescherming en beveiliging.

7. 7Beveiligingsmaatregelen

   Wij beschermen de persoonsgegevens tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking of toegang met technische en organisatorische maatregelen die passend zijn voor het risico, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten en de aard van de verwerking. Deze omvatten: • versleuteling tijdens het transport (HTTPS) en in opslag; • individuele gebruikersaccounts, rolgebaseerd toegangsbeheer en rechten volgens het principe van minimale bevoegdheden, voor onze medewerkers en voor uw gebruikers; • het logisch gescheiden houden van de gegevens van elke partner van de gegevens van andere partners; • wachtwoorden die uitsluitend als onomkeerbare hashes worden opgeslagen, en inloggegevens van betaalgateways die na het opslaan nooit meer worden getoond; • logboeken van aanmeldingen, van wijzigingen in het beheerpaneel en van API-verzoeken; • botbescherming op openbare formulieren; • regelmatige back-ups van onze databases, zodat gegevens na een incident kunnen worden hersteld; • het up-to-date houden van onze software, en het controleren van onze code en de software waarvan die afhankelijk is op beveiligingsproblemen; • training in gegevensbescherming en beveiliging voor onze medewerkers; • een gedocumenteerde procedure voor het detecteren, onderzoeken en afhandelen van beveiligingsincidenten. Wij kunnen deze maatregelen aanpassen wanneer technologie en risico's veranderen, maar nooit op een manier die het algehele beschermingsniveau verlaagt.

8. 8Subverwerkers

   You give us a general authorisation to engage sub-processors. Our current sub-processors are named in our sub-processor list, published on our website at /subprocessors, with what each one does, the personal data it receives, where it is based and how transfers are protected. Your Master, and any top-level master above it, may access your Admin Panel to support you, handle cases and supervise its part of the network. When it accesses personal data that we process for you, it acts as our sub-processor: we bind it by written contract as we bind our other sub-processors. Your Admin Panel shows your Master's name and contact details, and we tell you on request where it is based and which top-level master is above it. Moving you to a different Master, or placing a new top-level master above it, is a change of sub-processor for your data: we tell you, and you can object, as the next paragraph describes. A Master that stops acting for us is a case in which we must act sooner to keep the service running. Before a new sub-processor starts processing your data, we update that list and tell you by email or in the Admin Panel at least 30 days in advance, unless we must act sooner for security reasons or to keep the service running, in which case we tell you as soon as we can. You can object on reasonable data protection grounds by writing to [email protected] within that period. We will discuss your concerns in good faith and look for a solution; if we cannot find one, you may stop using the service concerned or close your account without any penalty, and we refund, pro rata, any fee you paid in advance for that service or for a period after your account closes. We bind every sub-processor, by written contract, to data protection obligations that protect the personal data at least as well as this DPA, in particular on security, confidentiality and using the data only to provide its services to us. We remain liable to you for our sub-processors' work as for our own.

9. 9Internationale doorgifte

   We and our sub-processors may process the personal data outside the country where it was collected, including outside the United Arab Emirates, as our sub-processor list shows for each sub-processor. We transfer it only as the UAE Personal Data Protection Law allows: to countries with an adequate level of protection, or with appropriate safeguards such as contractual commitments. Where the EU or UK GDPR applies, we transfer the data only to a country covered by an adequacy decision or under the standard contractual clauses approved by the European Commission (with the UK addendum for UK data), which we sign with the sub-processor concerned. Where the transfer from you to us itself needs such safeguards, those clauses (module two, or module three if you are a processor yourself) and the UK addendum apply between you and us and form part of this DPA, with this DPA providing the details they require.

10. 10Hulp bij het nakomen van uw verplichtingen

    Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie waarover wij beschikken, helpen wij u: • verzoeken te beantwoorden van uw klanten en andere betrokkenen die hun rechten uitoefenen. U vindt hun accounts en boekingen in het beheerpaneel; als een verzoek iets vereist wat het beheerpaneel niet biedt, zoals het wissen van een account of het exporteren van de gegevens ervan, kunt u ons om hulp vragen. Als een verzoek ons rechtstreeks bereikt, sturen wij het onverwijld aan u door en beantwoorden wij het niet zelf, tenzij u ons daarom vraagt; • gegevensbeschermingseffectbeoordelingen uit te voeren en, waar de wet dat vereist, een gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen, door u de informatie over onze verwerking en beveiligingsmaatregelen te geven die u redelijkerwijs nodig hebt; • uw verplichtingen na te komen op het gebied van beveiliging en inbreuken in verband met persoonsgegevens, zoals deze Verwerkersovereenkomst beschrijft. Als u hulp nodig hebt die verder gaat dan wat het platform en deze Verwerkersovereenkomst bieden, kunnen wij een redelijke vergoeding in rekening brengen, die wij vooraf met u overeenkomen.

11. 11Inbreuken in verband met persoonsgegevens

    If we become aware of a personal data breach affecting the personal data we process for you, we tell you as soon as we become aware of it, and in any case within forty-eight (48) hours, by email to the address on your account. We tell you, as far as we know it at the time and in stages if we cannot tell you everything at once: • what happened and when; • the categories and approximate number of data subjects and records concerned; • the likely consequences; • what we have done or propose to do to deal with the breach and reduce its possible harm; • who you can contact for more information. We take reasonable steps to contain and investigate the breach, keep you informed, and help you notify the authorities and the people affected where the law requires. Telling you about a breach is not an admission of fault or liability.

12. 12Verwijdering of teruggave aan het einde

    When we stop providing the platform to you, you can ask us for a copy of your customers' personal data that we still hold, in a common machine-readable format. We decide, at our discretion, whether we keep, delete or anonymise the personal data we process for you, and for how long. We make no commitment to keep it for any period or to delete it by any date, so export what you need while you use the platform. We keep bookings, invoices, payments and accounting records, including the traveller and customer details on them (such as names, itineraries, ticket numbers and amounts), for at least seven (7) years after the end of the tax period they belong to. We keep them protected and use them only for the reason we keep them.

13. 13Informatie en audits

    Wij geven u de informatie die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat wij onze verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst nakomen, zoals een beschrijving van onze beveiligingsmaatregelen, onze lijst van subverwerkers en antwoorden op redelijke beveiligingsvragenlijsten. Als die informatie niet volstaat, of als een gegevensbeschermingsautoriteit dat vereist, kunt u onze naleving zelf controleren of laten controleren door een onafhankelijke auditor die aan geheimhouding is gebonden en geen concurrent van ons is. U moet ons ten minste 30 dagen van tevoren schriftelijk op de hoogte stellen en de reikwijdte, het tijdstip en de duur van de audit vooraf met ons overeenkomen. De audit moet plaatsvinden tijdens normale kantooruren, mag onze dienstverlening niet verstoren of toegang geven tot gegevens van andere partners, en komt voor uw rekening. U kunt eenmaal per twaalf maanden een audit bij ons uitvoeren, tenzij een inbreuk in verband met persoonsgegevens uw gegevens heeft getroffen of een gegevensbeschermingsautoriteit een audit vereist.

14. 14Aansprakelijkheid en rangorde

    Our liability under this DPA is limited in the same way as our liability for the platform as a whole. We are not liable for indirect, incidental, special or consequential loss, or for loss of profit, revenue, business, goodwill or data. Our total liability to you for all claims together, under this DPA and otherwise in connection with the platform, is limited to the greater of (a) the fees you paid us in the twelve months before the event that gave rise to the claim and (b) USD 500. These limits do not apply to fraud, wilful misconduct or gross fault, or where the law does not allow liability to be limited. Nothing in this DPA limits the rights that data subjects have under the law. On the processing of personal data, this DPA prevails over any other terms between you and us where they differ, including the Platform Terms and Conditions. The platform contract may add further data protection commitments, and where it protects the personal data more, it prevails. This DPA applies for as long as we process personal data for you; the obligations that by their nature continue, such as confidentiality, survive its end. This DPA is governed by the laws of the Emirate of Dubai and the federal laws of the United Arab Emirates applicable in Dubai, except where the standard contractual clauses or the UK addendum require another law. A dispute under it is resolved in the same way as other disputes about the platform: it is subject to the exclusive jurisdiction of the onshore courts of the Emirate of Dubai (the Dubai Courts), and not of the courts of the Dubai International Financial Centre. This does not apply to a dispute arising from the standard contractual clauses or the UK addendum, which is resolved by the courts those clauses require (for the standard contractual clauses, the courts of an EU Member State; for the UK addendum, the courts of England and Wales), and it does not limit a data subject's right to bring proceedings before the courts those clauses allow.