Sådan fordeler du nettopriser til underagenter uden WhatsApp

Mandag morgen går prislisten ud: en PDF eller et skærmbillede af et regneark, smidt ind i en WhatsApp-gruppe med et par dusin underagenter. Mandag eftermiddag har to af priserne allerede ændret sig hos flyselskabet, én agent har sendt listen videre til en erhvervskunde, ”så de kan se prisen”, og nogen i Aarhus spørger, om prisen til Bangkok stadig omfatter den anden kuffert. Sådan fordeler de fleste konsolidatorer stadig nettopriser til underagenter, og det virker lige indtil den uge, hvor det koster mere, end det tjener.

Denne tekst handler om at flytte fordelingen væk fra beskeder og ind i et system, der håndhæver dine egne regler: hvem der ser hvilken pris, til hvilket niveau og mod hvor meget kredit. Ikke fordi software er moderne, men fordi hver af de tre fejl nedenfor ender på din BSP-opgørelse, ikke på underagentens.

Tre ting, der går galt, når priser rejser som beskeder

Ingen af dem virker dramatiske den dag, de sker. Det er netop problemet.

Prisen er allerede forældet

En nettopris er et øjebliksbillede af en lagerposition, der hele tiden flytter sig. I det øjeblik den forlader dit system som et billede, holder den op med at opdatere. Underagenten tilbyder den til en familie tirsdag, familien betaler onsdag, og den bookingklasse, den byggede på, lukkede allerede mandag aften. Nu kan du enten omprise og miste agentens velvilje, eller holde prisen og selv æde forskellen. Agenter lærer hurtigt, hvilken konsolidator der holder gamle lister, og sender deres sværeste bookinger dertil.

Dit netto lækker

En prisliste ved ikke, hvem der læser den. Videresendt én gang når den en privatkunde, der nu ved præcis, hvad agenten betaler; videresendt to gange når den en konkurrerende konsolidator, der nu ved præcis, hvad du betaler. Intet af det kan trækkes tilbage. Agentens avance på den kunde smuldrer, og din position i næste forhandling med flyselskabet er svagere end før.

Der er intet revisionsspor

Når en ADM lander for et brud på prisreglerne, er det første spørgsmål, hvem der solgte hvad, på hvilke betingelser og hvornår. Ligger svaret i en chathistorik fordelt over tre medarbejderes telefoner, stykker du det sammen fra skærmbilleder, mens fristen løber. Det samme gælder, når en agent bestrider en faktura: dit ord, deres ord og en talebesked.

Lægger du det sammen, er prisen for at tage fejl ikke en softwarepost. Det er de ADM’er, du ikke kan sende videre, fordi du ikke kan bevise, hvem der udstedte under hvilken regel; de prisforskelle fra gamle lister, du sluger for at beholde gode agenter; og de forhandlinger med flyselskaber, du svækker, fordi dit netto cirkulerer offentligt.

Fordel nettopriser til underagenter med regler, ikke beskeder

Alternativet er ikke glamourøst: en portal, hvor hver underagent logger ind, søger live og ser den pris, du har besluttet, de skal se. Prisen er aldrig et dokument, så den kan hverken blive forældet eller sendes videre. Den er et resultat, beregnet forfra ved hver søgning, med dit tillæg og efter dine regler.

På denne platform oprettes en konsolidatorkonto fra konsolidatorsiden, og den ene konto kan fungere som konsolidator, dele sit leverandørindhold med et netværk og sælge white-label-sites til bureauer, der vil have deres eget brand. Underagenter registreres som erhvervskunder, med valgfri manuel verifikation, og bookingsitet kan kræve login, før nogen søger, så en pris aldrig vises for nogen, du ikke har godkendt. Om hvordan sådan en portal står ved siden af et offentligt site, se den separate tekst om en B2B-rejseportal til underagenter.

Synlighed og prissætning pr. agent

Ikke alle agenter skal se alt. En ny agent i sin første måned har ikke brug for dine bedste aftalte hotelpriser; en agent med stor volumen i København skal nok ikke betale samme tillæg som en, der udsteder en billet hver anden uge. En portal er kun en forbedring i forhold til WhatsApp, hvis den lader dig indbygge de forskelle i stedet for at udjævne dem.

Synligheden går her gennem leverandørgrupper frem for én-til-én-aftaler: en tenant ser de leverandører, dens grupper tildeler den, og intet andet. Det er håndtaget for, hvem der ser hvad. Prissætningen er det andet håndtag, og det er dér, en konsolidator bør bruge det meste af sin tænketid, fordi tillægslogik, der er nem at forklare en agent, er logik, der holder, når agenten sammenligner dig med en anden. Detaljerne står i vores tekst om tillægsstrategi; den korte version er denne tabel.

Den sidste række er den, folk diskuterer, og med rette. En god WhatsApp-desk slår enhver portal for den agent, der vil have et menneske til at tænke over en akavet rute. Behold desken til dem. Flyt den rutinemæssige udstedelse København–Dubai væk fra den.

Kreditstyring er en del af distributionen, ikke noget bagefter

De fleste konsolidatorer behandler kredit som et regnskabsproblem: agenten booker, fakturaen går ud, og nogen rykker ved månedens udgang. Den rækkefølge er bagvendt. Hver billet, du lader en agent udstede på kredit, er et lille lån, og beslutningen om det træffes i udstedelsesøjeblikket, ikke når bogholderiet åbner regnearket.

Så grænsen skal bo dér, hvor bookingen sker. På denne platform er kreditgrænser for underagenter og afregningsfakturering indbyggede funktioner frem for regneark: grænsen tilhører agenten, og afregningen ligger i det samme system, som agenten bookede i. Når distribution og kredit deler ét system, har spørgsmålet ”må denne agent udstede denne billet lige nu?” et svar, før billetten findes, i stedet for et telefonopkald bagefter.

Det ændrer også samtalen med agenten. ”Din grænse er nået; betal den åbne faktura, så kan du udstede igen” er en regel, de kan se. ”Bogholderiet siger nej” er et nag.

Det, du beholder kontrollen over

At skifte til en portal bør ikke betyde, at du overlader din kommercielle dømmekraft til en leverandør. Før du tilmelder dig noget, også dette, så tjek, at du stadig ejer følgende:

• Hvilke agenter der findes. Du bestemmer, om hver enkelt verificeres manuelt før sin første søgning.
• Hvad hver gruppe kan se. Leverandører og indhold tildeles gennem grupper, de slås ikke til for alle.
• Dit tillæg. Sat af dig, i dit eget adminpanel, ved siden af dine egne bookinger, kunder og rapporter.
• Hvem i din stab der kan ændre noget af det. Rollebaserede rettigheder, så den, der udsteder billetter, ikke automatisk er den, der retter tillæggene.
• Kredit. En grænse pr. agent og afregningsfakturering, der ikke bor i et regneark.
• Relationen. Hvis en agent senere vil have sit eget site under eget brand, skal det være noget, du sælger dem, ikke en grund til at forlade dig.

Det sidste punkt er let at overse. De agenter, der mest sandsynligt vokser ud af en gruppechat, er dine bedste, og i det øjeblik de vil have et offentligt website, begynder de at tale med platforme. Kan du sætte det op for dem, under deres brand og på dit indhold, bliver de i dit netværk.

Hvor du starter

Flyt ikke alle agenter på én uge. Vælg de få, der booker mest, godkend dem på portalen, og kør den side om side med WhatsApp-gruppen et stykke tid. Læg mærke til, hvad de stadig beder gruppen om: den liste er præcis det, dine regler endnu ikke dækker. Arbejder du stadig på selve forretningsmodellen, dækker sådan bliver du flykonsolidator trinnet før dette; er du forbi det, er konsolidatorkontoen stedet, hvor portalen begynder.