Så fördelar du nettopriser till underagenter utan WhatsApp

Måndag morgon går prislistan ut: en PDF eller en skärmdump av ett kalkylark, inlagd i en WhatsApp-grupp med några dussin underagenter. På måndagseftermiddagen har två av de priserna redan ändrats hos flygbolaget, en agent har skickat vidare listan till en företagskund ”så att de ser priset”, och någon i Göteborg undrar om priset till Bangkok fortfarande inkluderar det andra incheckade bagaget. Så fördelar de flesta konsolidatorer fortfarande nettopriser till underagenter, och det fungerar ända fram till veckan då det kostar mer än det drar in.

Den här texten handlar om att flytta distributionen från meddelanden till ett system som upprätthåller dina egna regler: vem som ser vilket pris, till vilken nivå och mot hur mycket kredit. Inte för att mjukvara är på modet, utan för att vart och ett av de tre felen nedan hamnar på ditt BSP-utdrag, inte på underagentens.

Tre saker som går fel när priser skickas som meddelanden

Inget av dem ser dramatiskt ut den dag det händer. Det är just det som är problemet.

Priset är redan inaktuellt

Ett nettopris är en ögonblicksbild av en lagerposition som hela tiden rör sig. I samma stund som det lämnar ditt system som en bild slutar det uppdateras. Underagenten offererar det till en familj på tisdagen, familjen betalar på onsdagen, och bokningsklassen det byggde på stängde redan på måndagskvällen. Nu kan du antingen prissätta om och förlora agentens goodwill, eller hålla priset och själv ta mellanskillnaden. Agenter lär sig snabbt vilken konsolidator som håller gamla listor, och skickar sina svåraste bokningar dit.

Ditt netto läcker

En prislista vet inte vem som läser den. Vidarebefordrad en gång når den en privatkund som nu vet exakt vad agenten betalar; vidarebefordrad två gånger når den en konkurrerande konsolidator som nu vet exakt vad du betalar. Inget av det går att ta tillbaka. Agentens marginal på den kunden rasar, och din position i nästa samtal med flygbolaget är svagare än förut.

Det finns inget revisionsspår

När en ADM kommer för ett brott mot prisreglerna är första frågan vem som sålde vad, på vilka villkor, vid vilken tidpunkt. Om svaret finns i en chatthistorik utspridd över tre anställdas telefoner pusslar du ihop det från skärmdumpar medan fristen löper. Detsamma gäller när en agent bestrider en faktura: ditt ord, deras ord och ett röstmeddelande.

Lägg ihop det, och kostnaden för att göra fel är ingen mjukvarupost. Det är de ADM:er du inte kan föra vidare eftersom du inte kan bevisa vem som utfärdade under vilken regel, de prisskillnader från gamla listor du sväljer för att behålla bra agenter, och de förhandlingar med flygbolag du försvagar för att ditt netto cirkulerar öppet.

Fördela nettopriser till underagenter med regler, inte meddelanden

Alternativet är föga glamoröst: en portal där varje underagent loggar in, söker live och ser det pris du har bestämt att de ska se. Priset är aldrig ett dokument, så det kan varken bli inaktuellt eller skickas vidare. Det är ett resultat, beräknat på nytt vid varje sökning, med ditt påslag och dina regler.

På den här plattformen öppnas ett konsolidatorkonto från konsolidatorsidan, och det enda kontot kan agera konsolidator, dela sitt leverantörsinnehåll med ett nätverk och sälja white-label-sajter till byråer som vill ha ett eget varumärke. Underagenter registreras som företagskunder, med valfri manuell verifiering, och bokningssajten kan kräva inloggning innan någon söker, så att ett pris aldrig visas för någon du inte har godkänt. För hur en sådan portal står bredvid en publik webbplats, se den separata texten om en B2B-reseportal för underagenter.

Synlighet och prissättning per agent

Alla agenter ska inte se allt. En ny agent under sin första månad behöver inte dina bästa avtalade hotellpriser; en agent med stora volymer i Stockholm ska förmodligen inte betala samma påslag som en som utfärdar en biljett varannan vecka. En portal är bara en förbättring jämfört med WhatsApp om den låter dig koda in de skillnaderna i stället för att platta till dem.

Synligheten här går via leverantörsgrupper snarare än separata avtal med var och en: en tenant ser de leverantörer som dess grupper ger den, och inget annat. Det är spaken för vem som ser vad. Prissättningen är den andra spaken, och där bör en konsolidator lägga det mesta av sin tankemöda, eftersom påslagslogik som är lätt att förklara för en agent är logik som överlever när agenten jämför dig med någon annan. Detaljerna finns i vår text om påslagsstrategi; kortversionen är den här tabellen.

Den sista raden är den man bråkar om, och med rätta. En bra WhatsApp-desk slår vilken portal som helst för agenten som vill att en människa tänker igenom en besvärlig dragning. Behåll desken för sådant. Flytta det rutinmässiga utfärdandet Stockholm–Dubai därifrån.

Kreditkontroll är en del av distributionen, inte något som kommer efteråt

De flesta konsolidatorer behandlar kredit som ett bokföringsproblem: agenten bokar, fakturan går ut och någon jagar betalningen vid månadsskiftet. Den ordningen är bakvänd. Varje biljett du låter en agent utfärda på kredit är ett litet lån, och beslutet om det fattas i utfärdandeögonblicket, inte när ekonomiavdelningen öppnar kalkylarket.

Gränsen måste alltså finnas där bokningen sker. På den här plattformen är kreditgränser för underagenter och avräkningsfakturering inbyggda funktioner, inte kalkylark: gränsen hör till agenten och avräkningen ligger i samma system som agenten bokade i. När distribution och kredit delar ett system har frågan ”får den här agenten utfärda den här biljetten just nu?” ett svar innan biljetten finns, i stället för ett telefonsamtal efteråt.

Det ändrar samtalet med agenten också. ”Din gräns är nådd; betala den öppna fakturan så kan du utfärda igen” är en regel de kan se. ”Ekonomi säger nej” är ett agg.

Det du behåller kontrollen över

Att gå över till en portal ska inte betyda att du lämnar över ditt affärsmässiga omdöme till en leverantör. Innan du registrerar dig någonstans, även här, kontrollera att du fortfarande äger detta:

• Vilka agenter som finns. Du avgör om var och en verifieras manuellt före sin första sökning.
• Vad varje grupp kan se. Leverantörer och innehåll tilldelas via grupper, de slås inte på för alla.
• Ditt påslag. Satt av dig, i din egen adminpanel, bredvid dina egna bokningar, kunder och rapporter.
• Vem i din personal som får ändra något av detta. Rollbaserade behörigheter, så att den som utfärdar biljetter inte automatiskt är den som ändrar påslagen.
• Kredit. En gräns per agent och avräkningsfakturering som inte bor i ett kalkylark.
• Relationen. Om en agent senare vill ha en egen sajt under sitt varumärke ska det vara något du säljer till dem, inte ett skäl att lämna dig.

Den sista punkten är lätt att missa. De agenter som mest sannolikt växer ur en gruppchatt är dina bästa, och i samma stund som de vill ha en publik webbplats börjar de prata med plattformar. Om du kan sätta upp den åt dem, under deras varumärke och på ditt innehåll, stannar de i ditt nätverk.

Var du börjar

Flytta inte alla agenter på en vecka. Välj ut de få som bokar mest, godkänn dem på portalen och kör den parallellt med WhatsApp-gruppen ett tag. Lägg märke till vad de fortfarande ber gruppen om: den listan är exakt det dina regler ännu inte täcker. Om du fortfarande arbetar fram själva affärsmodellen täcker hur man blir flygkonsolidator steget före det här; om du redan är förbi det är konsolidatorkontot där portalen börjar.