Accord de traitement des données

This Data Processing Addendum ("DPA") applies between TEKRAVEL TRAVEL AND TECHNOLOGIES - FZCO ("Tekravel", "we", "us" or "our") and every business that uses Tekravel ("you"), and forms part of the agreement under which you use the platform: the Platform Terms and Conditions you accept in your Admin Panel. It sets out how we process personal data for you when we host your booking website and provide the platform to you, as the UAE Personal Data Protection Law (Federal Decree-Law No. 45 of 2021) requires and, where they apply, Article 28 of the EU and UK GDPR. Words such as "personal data", "processing", "controller", "processor", "data subject" and "personal data breach" have the meaning the applicable data protection law gives them, and a "sub-processor" is a service provider we engage to process personal data for you.

1. 1Champ d’application et rôles

   This DPA applies whenever we process personal data for you in providing Tekravel: on your booking website, in the Admin Panel, through our APIs and in the bookings made through them. For that data, you are the controller and we are your processor. If you act for another business, for example as its sub-agent, you confirm that your instructions to us are authorised by that business. This DPA does not cover the personal data we handle as a controller for our own purposes, such as your account and sign-in records, the verification and sanctions screening of your business, our billing and support, and the security of the platform. Our Privacy Policy describes that. When a booking is made, the travel suppliers concerned (airlines, reservation systems, hotel, package and attraction suppliers) receive the traveller details they need to issue and service it. They handle those details under their own terms and privacy policies and are not our sub-processors.

2. 2Objet, durée, nature et finalité

   • Subject matter: hosting and running your booking website and providing the Tekravel platform to you. • Duration: as long as we provide the platform to you, and after that for as long as we keep the data (see "Deletion or return at the end" below). • Nature: collecting, recording, storing, organising, retrieving, using, transmitting and erasing personal data by automated means, and passing it to the suppliers and service providers that a booking or a service needs. • Purpose: to run your website and Admin Panel, search for and book travel services, process the payments made on your website, issue tickets and vouchers, send the messages you set up, support you and keep the platform secure, and for no other purpose.

3. 3Données personnelles et personnes concernées

   Les personnes concernées sont : • vos clients et les voyageurs pour lesquels ils réservent, y compris les enfants et les nourrissons dont un adulte fournit les informations lorsqu’il réserve pour eux ; • les personnes qui vous contactent via votre site web, par exemple pour une demande de renseignements ou dans un chat ; • votre personnel, vos sous-agences et vos autres utilisateurs, pour les données que vous gérez à leur sujet dans le panneau d’administration. Les données personnelles peuvent comprendre : • les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone et adresses postales ; • les dates de naissance, le sexe, la nationalité et les numéros de passeport ou de pièce d’identité avec leur date d’expiration ; lorsque vous activez la numérisation des passeports, l’image numérisée ; • les réservations : itinéraires, séjours à l’hôtel, références de réservation, numéros de fidélité et demandes particulières, qui peuvent révéler des informations relatives à la santé ou à la religion, comme le choix d’un repas ou une demande d’assistance ; • les paiements : montants, statut et références, ainsi que la marque, les quatre derniers chiffres et la date d’expiration des cartes enregistrées ; les numéros de carte complets sont traités par le prestataire de paiement, et non par nous ; • les comptes clients : noms d’utilisateur, hachages des mots de passe, historiques de connexion, adresses IP et informations sur les appareils ; • les messages : chats, e-mails, SMS, messages WhatsApp et Telegram, ainsi que les fichiers que les personnes envoient.

4. 4Traitement uniquement sur vos instructions

   We process the personal data only on your documented instructions. Your instructions are this DPA, the agreement under which you use the platform and the platform contract; the settings you choose and what you and your users do in the Admin Panel and through our APIs; and any other written instruction you give us that is consistent with them. We do not use the data for any other purpose of our own, we do not sell it, and we do not use it to train artificial intelligence models. If a law we are subject to requires us to process the data in another way, we tell you before we do, unless that law forbids it. If we believe an instruction breaks the applicable data protection law, we tell you straight away, and we may hold off carrying it out until you confirm or change it.

5. 5Vos responsabilités en tant que responsable du traitement

   Il vous incombe : • de disposer d’une base légale pour les données personnelles que vous collectez sur votre site web et nous demandez de traiter, et d’informer vos clients de la manière dont vous les utilisez, généralement dans la politique de confidentialité propre à votre site web ; • de ne collecter que les données nécessaires à vos réservations et services, et des données sensibles uniquement lorsqu’une réservation l’exige, dans les champs prévus à cet effet par la plateforme ; • de vous assurer que la personne qui réserve pour des enfants ou d’autres voyageurs est autorisée à fournir leurs informations ; • de veiller à la licéité de vos instructions et à l’exactitude des données que vous saisissez ; • de choisir les paramètres et les rôles d’utilisateur adaptés à votre activité, et de préserver la sécurité des identifiants de connexion de vos utilisateurs.

6. 6Confidentialité

   Seuls les employés et prestataires qui ont besoin des données personnelles pour fournir, assister ou sécuriser la plateforme peuvent y accéder, et uniquement dans la mesure requise par leurs fonctions. Chacun d’eux est soumis à une obligation de confidentialité écrite ou légale qui perdure après la fin de sa mission pour nous, et est formé à la protection des données et à la sécurité.

7. 7Mesures de sécurité

   Nous protégeons les données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès accidentels ou illicites au moyen de mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts et de la nature du traitement. Ces mesures comprennent notamment : • le chiffrement en transit (HTTPS) et au repos ; • des comptes utilisateurs individuels, un contrôle d’accès fondé sur les rôles et des autorisations limitées au strict nécessaire, pour notre personnel comme pour vos utilisateurs ; • la séparation logique des données de chaque partenaire de celles des autres partenaires ; • le stockage des mots de passe uniquement sous forme de hachages irréversibles, et des identifiants de passerelle de paiement qui ne sont plus jamais affichés une fois enregistrés ; • des journaux des connexions, des modifications effectuées dans le panneau d’administration et des requêtes API ; • une protection anti-robots sur les formulaires publics ; • des sauvegardes régulières de nos bases de données, afin que les données puissent être restaurées après un incident ; • la mise à jour de nos logiciels et le contrôle de notre code et des logiciels dont il dépend afin d’y détecter les failles de sécurité ; • la formation de notre personnel à la protection des données et à la sécurité ; • une procédure documentée de détection, d’analyse et de traitement des incidents de sécurité. Nous pouvons modifier ces mesures en fonction de l’évolution des technologies et des risques, mais jamais d’une manière qui réduirait le niveau global de protection.

8. 8Sous-traitants ultérieurs

   You give us a general authorisation to engage sub-processors. Our current sub-processors are named in our sub-processor list, published on our website at /subprocessors, with what each one does, the personal data it receives, where it is based and how transfers are protected. Your Master, and any top-level master above it, may access your Admin Panel to support you, handle cases and supervise its part of the network. When it accesses personal data that we process for you, it acts as our sub-processor: we bind it by written contract as we bind our other sub-processors. Your Admin Panel shows your Master's name and contact details, and we tell you on request where it is based and which top-level master is above it. Moving you to a different Master, or placing a new top-level master above it, is a change of sub-processor for your data: we tell you, and you can object, as the next paragraph describes. A Master that stops acting for us is a case in which we must act sooner to keep the service running. Before a new sub-processor starts processing your data, we update that list and tell you by email or in the Admin Panel at least 30 days in advance, unless we must act sooner for security reasons or to keep the service running, in which case we tell you as soon as we can. You can object on reasonable data protection grounds by writing to [email protected] within that period. We will discuss your concerns in good faith and look for a solution; if we cannot find one, you may stop using the service concerned or close your account without any penalty, and we refund, pro rata, any fee you paid in advance for that service or for a period after your account closes. We bind every sub-processor, by written contract, to data protection obligations that protect the personal data at least as well as this DPA, in particular on security, confidentiality and using the data only to provide its services to us. We remain liable to you for our sub-processors' work as for our own.

9. 9Transferts internationaux

   We and our sub-processors may process the personal data outside the country where it was collected, including outside the United Arab Emirates, as our sub-processor list shows for each sub-processor. We transfer it only as the UAE Personal Data Protection Law allows: to countries with an adequate level of protection, or with appropriate safeguards such as contractual commitments. Where the EU or UK GDPR applies, we transfer the data only to a country covered by an adequacy decision or under the standard contractual clauses approved by the European Commission (with the UK addendum for UK data), which we sign with the sub-processor concerned. Where the transfer from you to us itself needs such safeguards, those clauses (module two, or module three if you are a processor yourself) and the UK addendum apply between you and us and form part of this DPA, with this DPA providing the details they require.

10. 10Assistance pour le respect de vos obligations

    Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont nous disposons, nous vous aidons à : • répondre aux demandes de vos clients et des autres personnes concernées qui exercent leurs droits. Vous trouverez leurs comptes et leurs réservations dans le panneau d’administration ; lorsqu’une demande nécessite une opération que le panneau d’administration ne propose pas, comme l’effacement d’un compte ou l’export de ses données, vous pouvez nous demander de l’aide. Si une demande nous parvient directement, nous vous la transmettons sans retard injustifié et n’y répondons pas nous-mêmes, sauf si vous nous le demandez ; • réaliser des analyses d’impact relatives à la protection des données et consulter une autorité de protection des données lorsque la loi l’exige, en vous fournissant les informations sur nos traitements et nos mesures de sécurité dont vous avez raisonnablement besoin ; • respecter vos obligations en matière de sécurité et de violations de données personnelles, comme le décrit le présent Accord. Si vous avez besoin d’une assistance allant au-delà de ce que prévoient la plateforme et le présent Accord, nous pouvons facturer des frais raisonnables, convenus avec vous à l’avance.

11. 11Violations de données personnelles

    If we become aware of a personal data breach affecting the personal data we process for you, we tell you as soon as we become aware of it, and in any case within forty-eight (48) hours, by email to the address on your account. We tell you, as far as we know it at the time and in stages if we cannot tell you everything at once: • what happened and when; • the categories and approximate number of data subjects and records concerned; • the likely consequences; • what we have done or propose to do to deal with the breach and reduce its possible harm; • who you can contact for more information. We take reasonable steps to contain and investigate the breach, keep you informed, and help you notify the authorities and the people affected where the law requires. Telling you about a breach is not an admission of fault or liability.

12. 12Suppression ou restitution en fin de relation

    When we stop providing the platform to you, you can ask us for a copy of your customers' personal data that we still hold, in a common machine-readable format. We decide, at our discretion, whether we keep, delete or anonymise the personal data we process for you, and for how long. We make no commitment to keep it for any period or to delete it by any date, so export what you need while you use the platform. We keep bookings, invoices, payments and accounting records, including the traveller and customer details on them (such as names, itineraries, ticket numbers and amounts), for at least seven (7) years after the end of the tax period they belong to. We keep them protected and use them only for the reason we keep them.

13. 13Informations et audits

    Nous vous fournissons les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer que nous respectons nos obligations au titre du présent Accord, telles qu’une description de nos mesures de sécurité, notre liste de sous-traitants ultérieurs et des réponses à des questionnaires de sécurité raisonnables. Si ces informations ne suffisent pas, ou si une autorité de protection des données l’exige, vous pouvez auditer notre conformité vous-même ou par l’intermédiaire d’un auditeur indépendant tenu à la confidentialité et qui n’est pas l’un de nos concurrents. Vous devez nous adresser un préavis écrit d’au moins 30 jours et convenir avec nous à l’avance du périmètre, du calendrier et de la durée de l’audit. L’audit doit se dérouler pendant les heures ouvrables normales, ne doit ni perturber nos services ni donner accès aux données d’autres partenaires, et est à vos frais. Vous pouvez nous auditer une fois par période de douze mois, sauf si une violation de données personnelles a affecté vos données ou si une autorité de protection des données exige un audit.

14. 14Responsabilité et ordre de priorité

    Our liability under this DPA is limited in the same way as our liability for the platform as a whole. We are not liable for indirect, incidental, special or consequential loss, or for loss of profit, revenue, business, goodwill or data. Our total liability to you for all claims together, under this DPA and otherwise in connection with the platform, is limited to the greater of (a) the fees you paid us in the twelve months before the event that gave rise to the claim and (b) USD 500. These limits do not apply to fraud, wilful misconduct or gross fault, or where the law does not allow liability to be limited. Nothing in this DPA limits the rights that data subjects have under the law. On the processing of personal data, this DPA prevails over any other terms between you and us where they differ, including the Platform Terms and Conditions. The platform contract may add further data protection commitments, and where it protects the personal data more, it prevails. This DPA applies for as long as we process personal data for you; the obligations that by their nature continue, such as confidentiality, survive its end. This DPA is governed by the laws of the Emirate of Dubai and the federal laws of the United Arab Emirates applicable in Dubai, except where the standard contractual clauses or the UK addendum require another law. A dispute under it is resolved in the same way as other disputes about the platform: it is subject to the exclusive jurisdiction of the onshore courts of the Emirate of Dubai (the Dubai Courts), and not of the courts of the Dubai International Financial Centre. This does not apply to a dispute arising from the standard contractual clauses or the UK addendum, which is resolved by the courts those clauses require (for the standard contractual clauses, the courts of an EU Member State; for the UK addendum, the courts of England and Wales), and it does not limit a data subject's right to bring proceedings before the courts those clauses allow.