Tietojenkäsittelysopimus

This Data Processing Addendum ("DPA") applies between TEKRAVEL TRAVEL AND TECHNOLOGIES - FZCO ("Tekravel", "we", "us" or "our") and every business that uses Tekravel ("you"), and forms part of the agreement under which you use the platform: the Platform Terms and Conditions you accept in your Admin Panel. It sets out how we process personal data for you when we host your booking website and provide the platform to you, as the UAE Personal Data Protection Law (Federal Decree-Law No. 45 of 2021) requires and, where they apply, Article 28 of the EU and UK GDPR. Words such as "personal data", "processing", "controller", "processor", "data subject" and "personal data breach" have the meaning the applicable data protection law gives them, and a "sub-processor" is a service provider we engage to process personal data for you.

1. 1Soveltamisala ja roolit

   This DPA applies whenever we process personal data for you in providing Tekravel: on your booking website, in the Admin Panel, through our APIs and in the bookings made through them. For that data, you are the controller and we are your processor. If you act for another business, for example as its sub-agent, you confirm that your instructions to us are authorised by that business. This DPA does not cover the personal data we handle as a controller for our own purposes, such as your account and sign-in records, the verification and sanctions screening of your business, our billing and support, and the security of the platform. Our Privacy Policy describes that. When a booking is made, the travel suppliers concerned (airlines, reservation systems, hotel, package and attraction suppliers) receive the traveller details they need to issue and service it. They handle those details under their own terms and privacy policies and are not our sub-processors.

2. 2Käsittelyn kohde, kesto, luonne ja tarkoitus

   • Subject matter: hosting and running your booking website and providing the Tekravel platform to you. • Duration: as long as we provide the platform to you, and after that for as long as we keep the data (see "Deletion or return at the end" below). • Nature: collecting, recording, storing, organising, retrieving, using, transmitting and erasing personal data by automated means, and passing it to the suppliers and service providers that a booking or a service needs. • Purpose: to run your website and Admin Panel, search for and book travel services, process the payments made on your website, issue tickets and vouchers, send the messages you set up, support you and keep the platform secure, and for no other purpose.

3. 3Henkilötiedot ja rekisteröidyt

   Rekisteröityjä ovat: • asiakkaasi ja matkustajat, joiden puolesta he varaavat, mukaan lukien lapset ja vauvat, joiden tiedot aikuinen antaa varatessaan heidän puolestaan; • henkilöt, jotka ottavat sinuun yhteyttä sivustosi kautta, esimerkiksi tiedustelulla tai chatissa; • henkilöstösi, alatoimistosi ja muut käyttäjät niiden tietojen osalta, joita hallinnoit heistä hallintapaneelissa. Henkilötietoihin voi kuulua: • nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja postiosoitteet; • syntymäajat, sukupuoli, kansalaisuus sekä passi- tai henkilötunnisteiden numerot ja niiden voimassaolon päättymispäivät; jos otat passiskannauksen käyttöön, skannattu kuva; • varaukset: matkasuunnitelmat, hotellimajoitukset, varausviitteet, kanta-asiakasnumerot ja erityistoiveet, jotka voivat paljastaa terveyteen tai uskontoon liittyviä tietoja, kuten ateriavalinnan tai avustuspyynnön; • maksut: summat, tila ja viitteet sekä tallennettujen korttien tyyppi, neljä viimeistä numeroa ja voimassaolon päättymispäivä; täydet korttinumerot käsittelee maksupalveluntarjoaja, emme me; • asiakastilit: käyttäjätunnukset, salasanojen tiivisteet, kirjautumislokit, IP-osoitteet ja laitetiedot; • viestit: chatit, sähköpostit, SMS-, WhatsApp- ja Telegram-viestit sekä ihmisten lähettämät tiedostot.

4. 4Käsittely vain ohjeidesi mukaisesti

   We process the personal data only on your documented instructions. Your instructions are this DPA, the agreement under which you use the platform and the platform contract; the settings you choose and what you and your users do in the Admin Panel and through our APIs; and any other written instruction you give us that is consistent with them. We do not use the data for any other purpose of our own, we do not sell it, and we do not use it to train artificial intelligence models. If a law we are subject to requires us to process the data in another way, we tell you before we do, unless that law forbids it. If we believe an instruction breaks the applicable data protection law, we tell you straight away, and we may hold off carrying it out until you confirm or change it.

5. 5Vastuusi rekisterinpitäjänä

   Vastaat siitä, että: • sinulla on lainmukainen peruste niiden henkilötietojen käsittelyyn, joita keräät sivustollasi ja pyydät meitä käsittelemään, ja kerrot asiakkaillesi, miten käytät niitä, yleensä sivustosi omassa tietosuojaselosteessa; • keräät vain ne tiedot, joita varauksesi ja palvelusi edellyttävät, ja arkaluonteisia tietoja vain silloin, kun varaus sitä edellyttää, alustan niitä varten tarjoamiin kenttiin; • henkilöllä, joka varaa lasten tai muiden matkustajien puolesta, on oikeus antaa heidän tietonsa; • ohjeesi ovat lainmukaisia ja syöttämäsi tiedot paikkansapitäviä; • valitset liiketoimintaasi sopivat asetukset ja käyttäjäroolit ja pidät käyttäjiesi kirjautumistiedot turvassa.

6. 6Luottamuksellisuus

   Henkilötietoihin pääsevät vain ne työntekijät ja toimeksisaajat, jotka tarvitsevat niitä alustan tarjoamiseen, tukemiseen tai suojaamiseen, ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työnsä edellyttää. Jokaista heistä sitoo kirjallinen tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus, joka jatkuu heidän työnsä meille päätyttyä, ja jokainen on saanut koulutuksen tietosuojasta ja tietoturvasta.

7. 7Tietoturvatoimet

   Suojaamme henkilötiedot vahingossa tapahtuvalta tai lainvastaiselta tuhoamiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai pääsyltä riskiin nähden asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä ottaen huomioon uusimman tekniikan, kustannukset ja käsittelyn luonteen. Niihin kuuluvat: • salaus siirron aikana (HTTPS) ja levossa; • henkilökohtaiset käyttäjätilit, roolipohjainen pääsynhallinta ja vähimpien oikeuksien periaatteen mukaiset käyttöoikeudet henkilöstöllemme ja käyttäjillesi; • kunkin kumppanin tietojen looginen erottaminen muiden kumppanien tiedoista; • salasanat, jotka tallennetaan vain peruuttamattomina tiivisteinä, ja maksuyhdyskäytävien tunnistetiedot, joita ei näytetä enää koskaan tallentamisen jälkeen; • lokit kirjautumisista, hallintapaneelissa tehdyistä muutoksista ja API-pyynnöistä; • robottisuojaus julkisissa lomakkeissa; • tietokantojemme säännölliset varmuuskopiot, jotta tiedot voidaan palauttaa häiriön jälkeen; • ohjelmistojemme pitäminen ajan tasalla sekä koodimme ja sen käyttämien ohjelmistojen tarkistaminen tietoturvaongelmien varalta; • henkilöstömme tietosuoja- ja tietoturvakoulutus; • dokumentoitu menettely tietoturvapoikkeamien havaitsemiseksi, tutkimiseksi ja niihin reagoimiseksi. Voimme muuttaa näitä toimia teknologian ja riskien muuttuessa, mutta emme koskaan tavalla, joka heikentää suojan yleistä tasoa.

8. 8Alikäsittelijät

   You give us a general authorisation to engage sub-processors. Our current sub-processors are named in our sub-processor list, published on our website at /subprocessors, with what each one does, the personal data it receives, where it is based and how transfers are protected. Your Master, and any top-level master above it, may access your Admin Panel to support you, handle cases and supervise its part of the network. When it accesses personal data that we process for you, it acts as our sub-processor: we bind it by written contract as we bind our other sub-processors. Your Admin Panel shows your Master's name and contact details, and we tell you on request where it is based and which top-level master is above it. Moving you to a different Master, or placing a new top-level master above it, is a change of sub-processor for your data: we tell you, and you can object, as the next paragraph describes. A Master that stops acting for us is a case in which we must act sooner to keep the service running. Before a new sub-processor starts processing your data, we update that list and tell you by email or in the Admin Panel at least 30 days in advance, unless we must act sooner for security reasons or to keep the service running, in which case we tell you as soon as we can. You can object on reasonable data protection grounds by writing to [email protected] within that period. We will discuss your concerns in good faith and look for a solution; if we cannot find one, you may stop using the service concerned or close your account without any penalty, and we refund, pro rata, any fee you paid in advance for that service or for a period after your account closes. We bind every sub-processor, by written contract, to data protection obligations that protect the personal data at least as well as this DPA, in particular on security, confidentiality and using the data only to provide its services to us. We remain liable to you for our sub-processors' work as for our own.

9. 9Kansainväliset siirrot

   We and our sub-processors may process the personal data outside the country where it was collected, including outside the United Arab Emirates, as our sub-processor list shows for each sub-processor. We transfer it only as the UAE Personal Data Protection Law allows: to countries with an adequate level of protection, or with appropriate safeguards such as contractual commitments. Where the EU or UK GDPR applies, we transfer the data only to a country covered by an adequacy decision or under the standard contractual clauses approved by the European Commission (with the UK addendum for UK data), which we sign with the sub-processor concerned. Where the transfer from you to us itself needs such safeguards, those clauses (module two, or module three if you are a processor yourself) and the UK addendum apply between you and us and form part of this DPA, with this DPA providing the details they require.

10. 10Velvoitteidesi täyttämisessä avustaminen

    Käsittelyn luonteen ja käytettävissämme olevien tietojen huomioon ottaen autamme sinua: • vastaamaan oikeuksiaan käyttävien asiakkaidesi ja muiden rekisteröityjen pyyntöihin. Löydät heidän tilinsä ja varauksensa hallintapaneelista; jos pyyntö edellyttää jotain, mitä hallintapaneeli ei tarjoa, kuten tilin poistamista tai sen tietojen viemistä, voit pyytää meiltä apua. Jos pyyntö tulee suoraan meille, välitämme sen sinulle ilman aiheetonta viivytystä emmekä vastaa siihen itse, ellet pyydä meitä tekemään niin; • tekemään tietosuojaa koskevia vaikutustenarviointeja ja kuulemaan tietosuojaviranomaista, kun laki sitä edellyttää, antamalla sinulle kohtuudella tarvitsemasi tiedot käsittelystämme ja tietoturvatoimistamme; • täyttämään tietoturvaa ja henkilötietojen tietoturvaloukkauksia koskevat velvoitteesi tässä tietojenkäsittelysopimuksessa kuvatulla tavalla. Jos tarvitset apua enemmän kuin alusta ja tämä tietojenkäsittelysopimus tarjoavat, voimme periä kohtuullisen maksun, josta sovimme kanssasi etukäteen.

11. 11Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

    If we become aware of a personal data breach affecting the personal data we process for you, we tell you as soon as we become aware of it, and in any case within forty-eight (48) hours, by email to the address on your account. We tell you, as far as we know it at the time and in stages if we cannot tell you everything at once: • what happened and when; • the categories and approximate number of data subjects and records concerned; • the likely consequences; • what we have done or propose to do to deal with the breach and reduce its possible harm; • who you can contact for more information. We take reasonable steps to contain and investigate the breach, keep you informed, and help you notify the authorities and the people affected where the law requires. Telling you about a breach is not an admission of fault or liability.

12. 12Poistaminen tai palauttaminen päättymisen yhteydessä

    When we stop providing the platform to you, you can ask us for a copy of your customers' personal data that we still hold, in a common machine-readable format. We decide, at our discretion, whether we keep, delete or anonymise the personal data we process for you, and for how long. We make no commitment to keep it for any period or to delete it by any date, so export what you need while you use the platform. We keep bookings, invoices, payments and accounting records, including the traveller and customer details on them (such as names, itineraries, ticket numbers and amounts), for at least seven (7) years after the end of the tax period they belong to. We keep them protected and use them only for the reason we keep them.

13. 13Tiedot ja auditoinnit

    Annamme sinulle tiedot, jotka ovat kohtuudella tarpeen sen osoittamiseksi, että täytämme tämän tietojenkäsittelysopimuksen mukaiset velvoitteemme, kuten kuvauksen tietoturvatoimistamme, alikäsittelijöidemme luettelon ja vastaukset kohtuullisiin tietoturvakyselyihin. Jos nämä tiedot eivät riitä tai tietosuojaviranomainen sitä edellyttää, voit auditoida toimintamme itse tai riippumattoman auditoijan välityksellä, jota sitoo salassapitovelvollisuus ja joka ei ole kilpailijamme. Sinun on ilmoitettava meille kirjallisesti vähintään 30 päivää etukäteen ja sovittava kanssamme etukäteen auditoinnin laajuudesta, ajankohdasta ja kestosta. Auditointi on tehtävä tavanomaisena työaikana, se ei saa häiritä palvelujamme tai antaa pääsyä muiden kumppanien tietoihin, ja se tehdään sinun kustannuksellasi. Voit auditoida meidät kerran kahdentoista kuukauden aikana, ellei henkilötietojen tietoturvaloukkaus ole koskenut tietojasi tai tietosuojaviranomainen edellytä auditointia.

14. 14Vastuu ja etusijajärjestys

    Our liability under this DPA is limited in the same way as our liability for the platform as a whole. We are not liable for indirect, incidental, special or consequential loss, or for loss of profit, revenue, business, goodwill or data. Our total liability to you for all claims together, under this DPA and otherwise in connection with the platform, is limited to the greater of (a) the fees you paid us in the twelve months before the event that gave rise to the claim and (b) USD 500. These limits do not apply to fraud, wilful misconduct or gross fault, or where the law does not allow liability to be limited. Nothing in this DPA limits the rights that data subjects have under the law. On the processing of personal data, this DPA prevails over any other terms between you and us where they differ, including the Platform Terms and Conditions. The platform contract may add further data protection commitments, and where it protects the personal data more, it prevails. This DPA applies for as long as we process personal data for you; the obligations that by their nature continue, such as confidentiality, survive its end. This DPA is governed by the laws of the Emirate of Dubai and the federal laws of the United Arab Emirates applicable in Dubai, except where the standard contractual clauses or the UK addendum require another law. A dispute under it is resolved in the same way as other disputes about the platform: it is subject to the exclusive jurisdiction of the onshore courts of the Emirate of Dubai (the Dubai Courts), and not of the courts of the Dubai International Financial Centre. This does not apply to a dispute arising from the standard contractual clauses or the UK addendum, which is resolved by the courts those clauses require (for the standard contractual clauses, the courts of an EU Member State; for the UK addendum, the courts of England and Wales), and it does not limit a data subject's right to bring proceedings before the courts those clauses allow.