Un portal B2B de viajes para subagentes, junto a tu web pública

Suele empezar en WhatsApp. Un subagente de Valencia manda una captura de una tarifa Madrid–Dubái y pregunta si puedes mejorarla. Lo miras, cotizas, confirma, alguien de tu equipo emite el billete y el pago llega tres días después, si llega. Multiplícalo por veinte agencias y una semana cargada, y el negocio que de verdad llevas es una cola de chats con un mostrador de emisión detrás. Un portal B2B de viajes para subagentes es la salida de esa cola, pero solo si trabaja sobre el mismo inventario que tu web pública sin dejar nunca que una parte vea el precio de la otra.

Esa última condición es todo el artículo. Poner a los agentes detrás de un login es fácil. Impedir que un viajero encuentre tu precio de neto más un margen pequeño, e impedir que un agente encuentre un precio público más bajo que el que le cobras, es donde están las decisiones de verdad.

Por qué el login importa más que el logo

Muchas agencias ven la pantalla de acceso como una cortesía: el agente tiene cuenta para que sus reservas estén juntas. La razón real es contractual.

Buena parte del contenido hotelero mayorista y de las tarifas negociadas se te vende entendiendo que el precio va al canal profesional, no a la web abierta. Algunos contratos lo dicen por escrito; otros lo hacen cumplir en silencio, vigilando qué tarifas aparecen en los comparadores públicos y cortando la cuenta por la que se filtraron. Si cualquiera que teclee una URL puede llegar a tus precios de agente, has puesto en riesgo la relación con el proveedor por un subagente que emite cinco billetes al mes.

En esta plataforma, un sitio puede exigir iniciar sesión antes de cualquier búsqueda y registrar a los clientes de empresa —las agencias— separados de los viajeros particulares, con una verificación manual opcional antes de activar la cuenta de una agencia. Actívala. Es el momento en que confirmas que detrás del registro hay una agencia real y no un competidor o un rastreador de precios que rellenó un formulario.

Un inventario, dos públicos: qué cambia de verdad

El inventario es el mismo. Todo lo que lo rodea, no. Esta es la parte que merece imprimirse antes de configurar nada, porque cada fila es una decisión que, si no la tomas tú, alguien de tu equipo tomará por accidente.

En la segunda fila hay gente razonable que no está de acuerdo. Algunas agencias enseñan el neto a los agentes y les dejan añadir su propio margen; otras muestran un único precio de agente y se guardan el neto. La segunda opción es más segura cuando tus agentes se revenden entre ellos, porque un neto que se filtra una vez lo conoce cada agencia de la ciudad antes del viernes.

Margen por agente sin una hoja de cálculo por agente

La versión en hoja de cálculo de los precios por agente la conoce todo el mundo: una pestaña por agente, una columna por aerolínea y un compañero que recuerda cuáles están desfasadas. Funciona hasta que el compañero se va de vacaciones.

Aquí las reglas de margen se asignan a categorías de oficinas, no a personas. Cada agencia es una oficina; tus clientes particulares están en una oficina propia; una categoría agrupa las oficinas que deben tener el mismo precio. Una regla puede acotarse por aerolínea, ruta, país, tipo de viaje y fechas de reserva o de viaje, en porcentaje o importe fijo, con campos de comisión y descuento al lado. En la práctica construyes niveles —una categoría para tus agencias grandes, otra para las nuevas, otra para la que tiene un precio especial en una aerolínea— y mueves una agencia entre categorías en lugar de reescribir sus precios.

Un agente que de verdad necesita precios propios recibe su propia categoría. Debe ser la excepción. Veinte categorías para veinte agentes es otra vez la hoja de cálculo, solo que más difícil de leer.

La oficina pública también tiene sus reglas, y eso es lo que mantiene separados los dos lados: un visitante anónimo recibe el precio de la oficina pública; un agente con sesión, el de la categoría de su oficina. Compara ambos precios para el mismo vuelo el mismo día antes de invitar a nadie. Si algún día el precio de agente en euros supera al PVP, te enterarás: por el agente, en WhatsApp, con captura.

Límites de crédito y liquidación

El crédito es donde una operación con subagentes gana o pierde su dinero, y es lo único que nunca debería vivir en una hoja de cálculo.

Cada agencia tiene un límite de crédito. Cuando uno de sus usuarios emite un billete o un bono de hotel, la plataforma reserva ese importe del crédito disponible antes de pedir la emisión al proveedor, y la rechaza si no queda suficiente. La reserva es atómica, y eso importa más de lo que parece: dos empleados de la misma agencia que emiten en el mismo minuto no pueden colarse juntos bajo un límite que solo cubría a uno. La reserva se libera tanto si la emisión sale bien como si falla, así que un tiempo de espera agotado en el proveedor no deja congelado el crédito del agente.

La liquidación va por facturas. Una factura es una foto mensual por agencia y por moneda —tarifas, impuestos y extras, menos comisión, más penalizaciones, menos reembolsos— y una vez generada queda congelada, de modo que un reembolso tardío no reescribe en silencio un documento que el agente ya ha pagado. La factura que pasa su vencimiento aparece como vencida; la marcas como pagada cuando llega el dinero.

Nada de esto sustituye el criterio comercial. Sigues decidiendo tú quién tiene límite y de cuánto. Lo que desaparece es la pérdida en la que el límite existía en el papel y nadie lo comprobó un jueves a las dos de la tarde.

Lo que cuesta equivocarse

Tres fallos, en el orden en que las agencias suelen encontrárselos.

• El neto filtrado. Precios de agente accesibles sin login, o una regla pública que queda por debajo de un nivel de agente. Lo primero te cuesta un contrato con un proveedor; lo segundo, el propio agente, que deja de reservar sin decir por qué.
• El agente en descubierto. Un límite que no se aplicó al emitir. Los billetes son reales, la aerolínea quiere su dinero y tu cobro es una llamada a una empresa que quizá ya no conteste.
• El agente que se fue y conserva el acceso. Lo vemos abajo, porque es el que todo el mundo olvida.

Cada uno sale más barato prevenirlo en la configuración que arreglarlo en cobros.

Cuando un subagente se va

Los agentes se van. A la competencia, porque cierran, o porque un socio se marcha con la cartera de clientes. La pregunta es cómo queda su acceso a la mañana siguiente.

Desactivar la oficina de una agencia en esta plataforma es un interruptor, no un borrado. Rechaza nuevos inicios de sesión para todos los usuarios de esa oficina y corta al instante las sesiones ya abiertas, no cuando algún token caduque. Sus reservas siguen registradas, sus facturas también, y lo que deben sigue debiéndose. Si fue un malentendido, la reactivas y no se ha perdido nada.

Hazlo el día que te enteras, no el día que llega el papeleo. Un agente que ha decidido irse y conserva una línea de crédito abierta es el usuario más caro de tu sistema. Y sus viajeros no son tuyos para llamarlos. Ese fue el trato cuando se dio de alta, y la reputación que conservas cumpliéndolo vale más que las pocas reservas que ganarías rompiéndolo.

Por dónde empezar

La mayoría de agencias monta primero la web pública y añade a los agentes después. Al revés es más fácil: define los niveles, fija las reglas de crédito y luego abre la web pública sabiendo con qué oficina se calculan sus precios. Si todavía dudas entre tener motor propio o no, los pros y contras están en marca blanca o motor de reservas propio; si tus agentes están en varios países, lee dónde se fuga el margen en una web multimoneda antes de introducir un solo precio.

Y si lo que de verdad construyes es una red —agencias que compran tu contenido bajo su propia marca, no solo que reservan a través de la tuya—, eso es una cuenta de consolidador, no un ajuste del sitio. Esto es lo que cubre una cuenta de consolidador, incluida la venta de webs de marca blanca a las agencias que ya abasteces.