Jak distribuovat netto tarify subagentům bez WhatsAppu
V pondělí ráno odchází ceník: PDF nebo snímek tabulky, vhozený do skupiny na WhatsAppu, kde je pár desítek subagentů. V pondělí odpoledne se dva z těch tarifů u aerolinky už změnily, jeden agent přeposlal ceník firemnímu klientovi, „ať vidí cenu“, a někdo v Brně se ptá, jestli tarif do Antalye pořád zahrnuje druhé zavazadlo. Tak většina konsolidátorů dodnes řeší distribuci netto tarifů subagentům, a funguje to přesně do týdne, kdy to stojí víc, než to vydělá.
Tento text je o tom, jak tu distribuci přesunout ze zpráv do systému, který vynucuje vaše vlastní pravidla: kdo vidí který tarif, za jakou cenu a proti jakému úvěru. Ne proto, že je software v módě, ale protože každé ze tří selhání níže dopadá na váš výpis z BSP, ne na výpis subagenta.
Tři věci, které se pokazí, když tarify cestují ve zprávách
Žádná z nich nevypadá v den, kdy se stane, dramaticky. V tom je ten problém.
Tarif je už zastaralý
Netto tarif je snímek stavu kapacity, který se neustále hýbe. Ve chvíli, kdy opustí váš systém jako obrázek, přestane se aktualizovat. Subagent ho v úterý nabídne rodině, rodina ve středu zaplatí a rezervační třída, na které stál, se zavřela už v pondělí večer. Teď buď cenu přepočítáte a přijdete o agentovu dobrou vůli, nebo ji dodržíte a rozdíl zaplatíte sami. Agenti se rychle naučí, který konsolidátor drží staré ceníky, a posílají mu své nejtěžší rezervace.
Vaše netto uniká
Ceník neví, kdo ho čte. Jedno přeposlání a dostane se k zákazníkovi z ulice, který teď přesně ví, co agent platí; druhé a dostane se ke konkurenčnímu konsolidátorovi, který teď přesně ví, co platíte vy. Ani jedno se nedá vzít zpět. Agentova marže u toho klienta se zhroutí a vaše pozice v příštím jednání s aerolinkou je slabší, než byla.
Neexistuje auditní stopa
Když přijde ADM kvůli porušení tarifních pravidel, první otázka zní: kdo prodal co, za jakých podmínek a v kolik hodin. Pokud odpověď leží v historii chatu rozprostřené po třech telefonech zaměstnanců, skládáte ji ze snímků obrazovky, zatímco běží lhůta. Totéž platí, když agent rozporuje fakturu: vaše slovo proti jeho a jedna hlasová zpráva.
Když to sečtete, cena za chybu není položka za software. Jsou to ADM, která nemůžete přenést dál, protože neprokážete, kdo vystavil podle kterého pravidla; rozdíly ze zastaralých tarifů, které spolknete, abyste si udrželi dobré agenty; a jednání s aerolinkami, která oslabíte, protože vaše netto koluje veřejně.
Distribuce netto tarifů subagentům přes pravidla, ne přes zprávy
Alternativa je neokázalá: portál, kam se každý subagent přihlásí, hledá živě a vidí cenu, o které jste rozhodli, že ji má vidět. Tarif nikdy není dokument, takže nemůže zastarat ani být přeposlán. Je to výsledek, přepočítaný při každém vyhledávání, s vaší přirážkou a podle vašich pravidel.
Na této platformě se účet konsolidátora zakládá ze stránky pro konsolidátory a tento jediný účet může fungovat jako konsolidátor, sdílet obsah svých dodavatelů se sítí a prodávat white-label weby agenturám, které chtějí vlastní značku. Subagenti se registrují jako firemní zákazníci, volitelně s ručním ověřením, a rezervační web může před jakýmkoli vyhledáváním vyžadovat přihlášení, takže se tarif nikdy nezobrazí nikomu, koho jste neschválili. Jak takový portál stojí vedle veřejného webu, rozebírá samostatný článek o B2B cestovním portálu pro subagenty.
Viditelnost a ceny podle agenta
Ne každý agent má vidět všechno. Nový agent v prvním měsíci nepotřebuje vaše nejlepší smluvní ceny hotelů; agent s velkým objemem v Praze by asi neměl platit stejnou přirážku jako ten, kdo vystaví letenku jednou za čtrnáct dní. Portál je zlepšením oproti WhatsAppu jen tehdy, když vám dovolí tyto rozdíly zachytit, místo aby je srovnal.
Viditelnost tu běží přes skupiny dodavatelů, ne přes dohody jeden na jednoho: tenant vidí dodavatele, které mu jeho skupiny přidělí, a nic dalšího. To je páka na to, kdo co vidí. Ceny jsou druhá páka, a tam by měl konsolidátor strávit většinu času přemýšlením, protože logika přirážek, kterou agentovi snadno vysvětlíte, je logika, která přežije, až vás agent porovná s někým jiným. Podrobnosti jsou v našem článku o strategii přirážek; krátká verze je tato tabulka.
| Otázka | Ceník ve skupinovém chatu | Portál s vašimi pravidly |
|---|---|---|
| Kdo vidí tarif | Kdokoli, ke komu se ceník dostane | Jen schválení agenti, přihlášení |
| Jak čerstvá je cena | Ke chvíli, kdy ceník vznikl | Ke chvíli vyhledávání |
| Různé podmínky pro různé agenty | Samostatné ceníky, udržované ručně | Nastaveno jednou, uplatněno při každém hledání |
| Doklad o tom, co bylo prodáno a komu | Historie chatu | Záznam rezervace u každého agenta |
| Přidání nového agenta | Další člen ve skupině | Schválení, které máte pod kontrolou |
| Nabídka v klidnou neděli | Rychle, pokud někdo odpoví | Rychle, ať někdo odpoví, nebo ne |
| Složitá trasa přes několik měst | Promyslí ji člověk | Často ten člověk pořád chybí |
O posledním řádku se lidé přou, a oprávněně. Dobrá obsluha na WhatsAppu porazí jakýkoli portál u agenta, který chce, aby nad nepohodlnou trasou přemýšlel člověk. Tu si nechte pro takové případy. Rutinní vystavení Praha–Dubaj z ní přesuňte jinam.
Kontrola úvěru je součástí distribuce, ne něčím až po ní
Většina konsolidátorů bere úvěr jako účetní problém: agent rezervuje, odejde faktura a na konci měsíce to někdo nahání. To pořadí je obrácené. Každá letenka, kterou agentovi dovolíte vystavit na úvěr, je malá půjčka, a rozhodnutí o ní padá v okamžiku vystavení, ne ve chvíli, kdy účetní otevře tabulku.
Limit proto musí žít tam, kde vzniká rezervace. Na této platformě jsou úvěrové limity subagentů a vyúčtovací fakturace plnohodnotné funkce, ne tabulky: limit patří agentovi a vyúčtování sedí ve stejném systému, ve kterém agent rezervoval. Když distribuce a úvěr sdílejí jeden systém, otázka „může tenhle agent vystavit tuhle letenku právě teď?“ má odpověď dřív, než letenka existuje, místo telefonátu až potom.
Mění to i rozhovor s agentem. „Dosáhli jste limitu; uhraďte otevřenou fakturu a můžete znovu vystavovat“ je pravidlo, které vidí. „Účetní říká ne“ je křivda.
Co si ponecháte pod kontrolou
Přechod na portál nesmí znamenat, že své obchodní rozhodování předáte dodavateli. Než se kamkoli zaregistrujete, včetně nás, ověřte si, že vám pořád patří tohle:
- Kteří agenti existují. Rozhodujete, jestli se každý ověří ručně před prvním vyhledáváním.
- Co vidí každá skupina. Dodavatelé a obsah se přidělují přes skupiny, ne zapínají všem.
- Vaše přirážka. Nastavujete ji vy, ve vlastním administračním panelu, vedle vlastních rezervací, zákazníků a reportů.
- Kdo z vašich lidí může cokoli z toho měnit. Oprávnění podle rolí, takže ten, kdo vystavuje letenky, není automaticky ten, kdo upravuje přirážky.
- Úvěr. Limit pro každého agenta a vyúčtovací fakturace, která nežije v tabulce.
- Vztah. Pokud agent později bude chtít vlastní web pod svou značkou, má to být něco, co mu prodáte vy, ne důvod od vás odejít.
Ten poslední bod se snadno přehlédne. Ze skupinového chatu nejspíš vyrostou vaši nejlepší agenti, a ve chvíli, kdy chtějí veřejný web, začnou mluvit s platformami. Pokud ho dokážete zřídit vy, pod jejich značkou a na vašem obsahu, zůstanou ve vaší síti.
Kde začít
Nepřevádějte všechny agenty za jeden týden. Vyberte hrstku těch, kteří rezervují nejvíc, schvalte je na portálu a nějakou dobu ho provozujte vedle skupiny na WhatsAppu. Sledujte, o co si ve skupině pořád říkají: ten seznam je přesně to, co vaše pravidla ještě nepokrývají. Pokud ještě ladíte samotný obchodní model, článek jak se stát konsolidátorem letenek pokrývá krok před tímto; pokud ho máte za sebou, účet konsolidátora je místo, kde portál začíná.